Digitális átállás: lehetőségek és kihívások

A digitalizáció már egy ideje zajlik a világunkban, sőt ma már digitális forradalomról is beszélhetünk, amely éppen körülöttünk zajlik. Ennek megfelelően a cégeknek, szervezeteknek is érdemes abban gondolkodni, hogyan tudják a folyamataikat minél inkább digitalizálni. A digitális átállás az ajtónkon kopogtat: a kérdés, hogyan integráljuk. Az alábbi blogbejegyzésben bemutatjuk, milyen lehetőségekkel és kihívásokkal kell szembenéznünk ebben a folyamatban.

Digitális aláírás a FlintSign kínálatában

Mit jelent a digitális átállás?

A digitális átállás alatt minden olyan folyamatot értünk, amelyek hozzásegítenek a digitalizációs változások integrációjához. A digitalizáció az élet minden területét érinti. Az átálláshoz olyan eszközökre van szükség, amelyek innovatív módon támogatják az alkalmazkodást, és megnyitják a lehetőségeket újabb digitális megoldások használata felé.

Milyen hatása van a szervezetek működésére?

Az állandó változás nemcsak új lehetőségeket szül, hanem régieket is megszüntet. A leginkább érintett terület a munkaerőpiac, amely a digitalizáció hatására villámgyorsan változik, és ehhez a cégeknek és a munkavállalóknak is alkalmazkodniuk kell. Korábbi pozíciók alakulnak át vagy tűnnek el teljesen, és újak jönnek létre, amelyekre meg kell találni a megfelelően képzett szakembert. Ez tehát az oktatásra is hatalmas felelősséget ró: olyan tudást kell átadniuk az intézményeknek, amellyel a munkát keresők jobb esélyekkel indulnak el az álláskeresésben.

A cégek számára egyre több képzési lehetőség nyílik meg, melyek között egyre több a digitális kompetenciát fejlesztő tréning. Vezetőként érdemes befektetni az alkalmazottak fejlesztésébe, főleg, ha a cégünk épp a digitalizációs folyamatban van benne. Ahhoz, hogy egy cég megtartsa kiemelt szerepét a piacon (vagy épp, hogy kiemelkedjen a többiek közül), fontos, hogy a lehető legújabb eszközöket, megoldásokat használja. A fogyasztók, ügyfelek számára előnyt élveznek azok a szervezetek, amelyek innovatív módokon láttatják magukat. Folyamatos fejlődésben vannak, mely kommunikációjukban is megjelenik.

A digitális robbanás leginkább az ipar, kereskedelem, termelés és marketing területeit érinti jelenleg, de szépen lassan minden egyéb területre is átkúszik. Azok a vállalkozások, amelyek gyorsan és könnyedén alkalmazkodnak a változáshoz, sokkal sikeresebbek, és magasabb ügyfélélményről számolhatnak be.

Digitalizáció a FlintSignnal

Az új technológiák bevezetésével a cégek válságállóvá válnak, és agilisabban képesek kezelni a felmerülő nehézségeket. A közeljövőben alapkövetelmény lesz a digitális átállás, így érdemes már most elkezdeni erre felkészülni. Ebben a FlintSign is a segítségére lehet, méghozzá a digitális aláírással! Az elektronikus aláírás nagyszerű eszköz az átállási folyamatban, mert elég hozzá egy telefon is, és a világból bárhonnan elérhető.
A FlintSign elkötelezett a papírmentesség és a digitális folyamatok mellett, ráadásul rendkívül költséghatékony megoldást kínálnak az elektronikus aláírással. Az e-aláírás ugyanolyan jogerővel bír, mint a kézi, viszont sokkal egyszerűbben és gyorsabban lehet használni. Most nagyon kedvező áron vásárolható meg, így ezzel mindenképpen hosszú távra fog befektetni, és a kollégái is hálásak lesznek érte! Nem kell többé papírokat nyomtatni és napokat várni, az aláírt iratok a Flintsign eszközével azonnal elérhetővé válnak.

Digitális átállás az oktatásban

Területek és lehetőségek

Az Európai Unió elkötelezett a digitális megoldások mellett, és támogatja az egyes tagállamokat is ebbéli törekvéseikben. A digitalizáció nem csupán innovatív jellege, hanem fenntarthatósága és környezetbarát mivolta révén is fontos lépés. Ezért az EU kiemelten kezeli ezt a kérdéskört.

Milyen területeken van lehetőség a digitális átállásra, és milyen módon tehető ez meg?

Gazdaság, ipar

A gazdasági, ipari szférában számos fejlesztést lehet végrehajtani, amelyekkel automatizálhatóvá válnak folyamatok. A mesterséges intelligencia térnyerésével rengeteg lehetőséggel áll szemben ez az ágazat, hisz az előrejelzések, statisztikák, a projektmenedzsment nagyobb részét az AI is el tudja végezni. Ez pedig költséghatékonyságot és nagyobb produktivitást eredményez.

Tudomány

A kutatási területeken már régebb óta van jelen a digitalizáció hatása, hisz a legtöbb projektet valamilyen szoftver segítségével értékelik. Egyre több olyan kutatási módszert fedeznek fel, amelynek digitális lehetőségei is vannak, ez pedig energiát és időt takarít meg a kutatóknak. A kutatási folyamatok ilyen módon szinte teljesen önjáróvá válhatnak, a tudósok pedig a tényleges munkára tudnak ezáltal koncentrálni.

Közigazgatás

A közigazgatásban csak az utóbbi pár évben kezdődött meg az átállás folyamata, és még bőven van feladat. A digitális megoldásokkal az ügyfélélmény is magasabb szintűvé válhat, és nagyobb elégedettséget eredményezhet. Ahogy a személyi igazolványt lassan felváltja az e-személyi, úgy a közigazgatás többi területe is kezd változni. Az ügyfélkapunak köszönhetően például rengeteg ügyet el tudunk intézni otthonunk kényelméből. A közigazgatás adminisztrációja rengeteg papírt és energiát, időt emészt fel, ezért ez egy kiemelt terület a változtatásban. Felhasználóbarát és fenntartható megoldásokra van szükség.

Egészségügy

Az egészségügyi ellátásban is megkezdődött a digitalizációs átállás: Magyarországon már a gyógyszer felírása, vizsgálati eredmények megtekintése felhőalapú rendszeren keresztül történik, így nem szükséges minden esetben személyesen megjelenni a rendelőben. Ez csökkenti az orvosokra háruló egyik stresszt, az időfaktort, és egyszerűsíti az adminisztrációt. Bizonyos betegségek esetén lehetőség van távorvoslásra is, leginkább azokban az esetekben, amelyek nem járnak súlyos tünetekkel. Az adminisztráció mellett a vizsgálatok, műtétek digitalizációja is fontos lépés, mert ezzel jelentős humánerőforrást lehetne felszabadítani és átcsoportosítani.

Oktatás, képzés

Sokkal jobb lehetőségek állnak azok előtt, akiknek a digitális készségei magas szinten állnak. A folyamatos változásokhoz történő alkalmazkodás első lépcsőfoka, hogy az oktatást, a képzéseket is megreformáljuk, és a változó igényekhez igazítjuk. A digitális tudás az élethosszig tartó tanulás része, és az állandó újítások miatt muszáj minden esetben naprakészen tartani. A jövő generációja már megtapasztalhatta a távoktatás, online oktatás folyamatát, ezért ezen a területen is érdemes tovább folytatni a fejlesztéseket, hogy gördülékeny és minden helyzetben működőképes oktatási rendszer alakulhasson ki. A különböző applikációk, szoftverek és a mesterséges intelligencia támogatni tudja ezeket a törekvéseket. Ezek segítségével tehermentesíthetők az oktatók, az adminisztráció pedig felgyorsulhat. Az oktatás minden szintjén fontos lépés a digitalizáció: az általános iskolától egészen a felnőttképzésig.

Milyen kihívásokat jelent a digitális átállás?

A legnagyobb kihívást a digitálisan szakképzetlen munkaerő és a rugalmatlan szervezeti hozzáállás jelenti. A digitális készségekkel rendelkező munkavállalók felkutatása komoly kihívást jelent a cégeknek, ráadásul ha teljesen nulláról kell őket képezni, az költségben és időben is többet jelent.

Egyre többen ébrednek rá, hogy a régi módszerek már nem működnek, innovációra van szükség. A Covid-járvány alatt sokan tértek át otthoni munkavégzésre, amely elősegítette a digitális megoldások beépítését is. A távmunka megszervezése egyelőre nem megoldott minden területen, azonban a jövő több mint valószínű, hogy irodamentes munkát fog hozni az életünkbe.

Keressen minket bizalommal, ha velünk indítaná el a digitalizációs folyamatot az elektronikus aláírás megvásárlásával!

E-aláírás: minden, amit tudni érdemes róla

A digitalizáció, majd a COVID-járvány is hozta magával az e-aláírás lehetőségét, mellyel sokkal gyorsabbá és hatékonyabbá tehetjük a munkafolyamatokat. Az elektronikus aláírás ráadásul már többféle eszközről is elérhető, például mobiltelefonról is könnyedén szignózhatunk dokumentumokat, ha épp nem vagyunk gépközelben. De hogy mit érdemes még tudni az e-aláírásról, az alábbi bejegyzésben bemutatjuk.

E-aláírás a FlintSignnál

Mitől lesz egy aláírás e-aláírás?

A digitális aláírás pusztán abban különbözik a kézi aláírástól, hogy egy úgynevezett kriptográfiai eljárással készül. Ugyanolyan hatásköre van, és a jogszabályoknak teljesen megfelel. Az elektronikus aláírással bármilyen dokumentumot hitelesíthetünk, legyen az egy szerződés, egy bérjegyzék, egy számla vagy bármilyen más irat.

Az Európai Unióban az eIDAS rendelet szabályozza ezeket az aláírásokat. Minden elektronikus aláírás egyedi, és az aláíró azonosítására szolgál, emellett a teljes dokumentum tartalmának követésére is alkalmas, mivel látszik, ki írta alá, és mikor. Az elektronikus aláírással ellátott iratok magánokiratnak vagy hivatalos okiratnak minősülnek.

Milyen típusú digitális aláírásokkal találkozhatunk?

Egyszerű elektronikus aláírás

Ez a típusú elektronikus aláírás nem rendelkezik semmilyen joghatással, ellenben nincs hozzá szükség külön szoftverre.

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás

Ez a fajta aláírás jogilag egyenértékű a kézi aláírással, viszont nincs teljes bizonyító ereje. A fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok ezért egyszerű magánokiratnak tekinthetők. A dokumentum változásai ezzel a típussal is követhetők.

Minősített elektronikus aláírás

Ez a típus nyújtja a legmagasabb szintű biztonsági védelmet, és a használatával aláírt iratok teljes bizonyító erővel rendelkeznek, tehát ezek a dokumentumok teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősülnek. A minősített elektronikus aláírás során egy tanúsítvány is keletkezik, mellyel azonosítható az aláíró személye, illetve bizonyítható az aláírás hitelessége. A FlintSigntól a legmagasabb biztonságú, minősített elektronikus aláírás vásárolható meg, mely az Európai Unió teljes területén elfogadott, köszönhetően partnerünknek, az InfoCert S.p.A. vállalatnak.

Elektronikus aláírás alkalmazása

Milyen területeken alkalmazható?

Gyakorlatilag bármilyen területen használhatjuk az elektronikus aláírást.

Az elektronikus aláírással könnyíthetjük a munkánkat, az ügyintézést, és hatékonyabbá, gördülékenyebbé válik általa a munkavégzés. Nem elhanyagolható szempont, hogy költséghatékony is, hisz a minősített elektronikus aláíráshoz elég csupán egy szoftver, és máris a világon bárhonnan könnyen használhatjuk, akár telefonunkról is. Ez a mobilitás és a fenntarthatóság szempontjából is lényeges, mert nincs szükség többé arra, hogy papírokat nyomtassunk.

Kis-, közép- és nagyvállalatok számára is ideális választás az elektronikus aláírás, és a COVID óta egyre többen eszmélnek rá, mennyi energiát és pénzt takaríthatnak meg a használatával. Az adminisztratív, ügyviteli és pénzügyi folyamatok is automatizálhatóvá válnak, nem kell várni a papíralapú aláírásra. A sokoldalas dokumentumok szignózása is pár perc alatt megtörténik, ami különösen akkor jelentős, ha több ember aláírása is szükséges hozzá. A FlintSign elektronikus aláírásával csoportos szignózásra is van lehetőség, ezáltal cégen belül is sokrétűen alkalmazható.

E-dokumentum az elektronikus ügyintézésben

Egyre több munkafolyamat kerül át a digitális térbe, mely könnyíti és hatékonyabbá teszi az ügyek intézését nemcsak a munkavállalók, hanem az ügyfelek számára is. De milyen ügyeket tudunk intézni elektronikus úton? Mikor használható az e-dokumentum? Alábbi blogbejegyzésünkből kiderül.

E-dokumentum használata

Hol használható az e-dokumentum?

Hivatalos ügyintézés

Hivatalos ügyeink többségét már e-dokumentum használatával is intézhetjük. Az úgynevezett e-Papír szolgáltatással például a járási hivatalokkal, önkormányzatokkal és kormányhivatalokkal tarthatjuk a kapcsolatot, nem szükséges a személyes megjelenés. Az e-Papírral ráadásul különböző ügytípusokban küldhetünk hitelesített dokumentumokat, melyeket elektronikus aláírással is elláthatunk.

Egészségügy

Ma már lehetőségünk van arra is, hogy leleteinket digitális úton kezeljük, sőt az orvosok is a felhő alapú szolgáltatásokon keresztül kapják meg az eredményeket elektronikus formában. Így távolról is bárhonnan elérhetőek csupán egy kattintással.

Banki ügyintézés

Nincs már olyan bank, ahol ne lehetne online számlát nyitni, pénzügyeket intézni. E-dokumentumokkal gyorsabbá és egyszerűbbé válnak a banki ügyletek, legyen szó akár számlanyitásról, akár egy biztosítás megkötéséről, de még a hitelügyintézés egy része is intézhető elektronikusan.

Számlázás, pénzügyek

E-dokumentumnak minősül az e-számla is, melyet a hazai számlakiállító szolgáltatóknál már lehet alkalmazni. Az elektronikus számlát nem kell kinyomtatni, mivel hitelesített, és mint ilyen, csak elektronikus formában érvényes. A pénzügy és HR területeken kiváló megoldás egy olyan adatbázis vagy szoftver használata, amelyet az ügyfelek és munkavállalók is elérnek, így a bérjegyzékeket, szerződéseket nem kell többé nyomtatni, elég feltölteni egy olyan rendszerbe, amelyhez az érintettnek is hozzáférési jogosultsága van.

Adatbázisok, gyűjtemények

A legtöbb dokumentum már digitalizálás alatt áll, amelyekből teljes adatbázisokat lehet létrehozni. Népszerűek például a könyvtári állományok digitális használata vagy folyóiratok, magazinok elektronikus adatbázisának böngészése - ezeket jellemzően kutatási célból használják.

Oktatás Általános és középiskolákban, illetve az egyetemeken is elvárás egy olyan digitális rendszer használata, melyen keresztül az oktatók tartják a kapcsolatot a szülőkkel, diákokkal, hallgatókkal. Ezeken keresztül adhatunk be kérvényeket, igazolásokat, a felsőoktatási felvételi rendszer pedig szinte már teljes egészében elektronikussá vált, tehát a felvételi jelentkezés is e-dokumentumokon keresztül történik.

E-dokumentum hitelesítése

Elektronikus dokumentumok digitális aláírással

Nincs tehát már olyan szelete az életünknek, amelyet ne szőne át valamilyen formában (akár teljesen) a digitalizáció. Azonban fontos odafigyelni az elektronikus anyagok esetében is a hitelesítésre! Ha épp nem az e-Papír szolgáltatást vesszük igénybe, akkor bizony érdemes elektronikus aláírást beszerezni, amely segítségével könnyedén aláírhatjuk és továbbíthatjuk dokumentumainkat. A digitális aláírás egy jogilag is érvényes és hiteles aláírás, mely teljes mértékben kiváltja a papíron történő aláírást.

Nálunk, a FlintSignnál most extra kedvezményen áron lehet elektronikus aláíráshoz jutni, mely hosszú távú befektetést is jelent egyben. Az ingyenes regisztrációval teljes dokumentumtárat adunk számodra, vásárlás után pedig korlátlan használatú, rugalmasan alakítható e-aláírás birtokosa lehetsz.

Amennyiben te is elektronikusan szeretnéd ezentúl ügyeidet intézni, regisztrálj!

Hogy lehet elektronikus aláírást készíteni?

A digitalizáció korában az elektronikus aláírás már szinte minden hivatalos ügy intézésénél kikerülhetetlen. Legyen az egy szerződés, egy okirat vagy egy számla, a digitális aláírással gyorsítjuk és tehermentesítjük a folyamatot, emellett a környezetnek is jót teszünk a papírmentes ügyintézéssel. Az alábbi bejegyzésben segítünk eligazodni a digitális aláírással kapcsolatos kérdésekben, és bemutatjuk, hogy lehet elektronikus aláírást készíteni.

FlintSign elektronikus aláírás

Mit jelent pontosan az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás egy olyan eljárás, amely egy számítógépes algoritmuson alapszik. Az algoritmus segítségével jogerővel rendelkező hitelesítést végezhetünk a dokumentumon, mely ezáltal hivatalos és minősített (biztonságos) lesz. Az elektronikus aláírás minden esetben egyenrangú a kézzel történő aláírással. Nem szükséges a papírokat kinyomtatni, elég PDF-formátumban digitálisan aláírni, majd továbbküldeni az illetékes szervnek vagy magányszemélynek.

A FlintSign elektronikus aláírása maximálisan biztonságos és hiteles. Egyedileg azonosítunk minden felhasználót, és az Európai Unió teljes területén jogilag érvényes, az eIDAS rendeletének megfelelő, minősített digitális aláírást biztosítunk. Ehhez bizalmi partnerünk az InfoCert S.p.A.

Hogy lehet elektronikus aláírást készíteni?

Mitől számít minősítettnek az elektronikus aláírás?

Az eIDAS rendelet meghatározása alapján a minősített elektronikus aláírás egy fokozott biztonságú digitális aláírás, amely minősített tanúsítvánnyal rendelkezik, és egy minősített aláírást létrehozó eszközzel készítik.

Ilyen minősített tanúsítványt csak bizalmi szolgáltató bocsáthat ki. A minősített elektronikus aláírás biztonsági szintje a legmagasabb.
Minden minősített aláírással hitelesített okirat teljes bizonyító erejű magánokiratnak vagy közokiratnak minősül (az aláíró személyétől függően).

Miért érdemes a minősített elektronikus aláírást választani?

A digitalizáció szerepe a vállalkozások mindennapjaiban

A digitalizáció a 21. században már elvárás a vállalkozások, cégek esetében. Rengeteg előnye van, ha egy szervezet meg tudja valósítani a digitális irodát, azonban még mindig sokan ragaszkodnak a régi, megszokott, papír alapú munkavégzéshez, ügyintézéshez.

Hogyan érdemes digitalizálni egy ügymenetet? Mitől tud megvalósulni a digitalizáció egy vállalatnál? Az alábbi bejegyzésben ennek járunk utána!

Digitalizáció a vállalati folyamatokban

Mit jelent a digitalizáció?

Nagyon leegyszerűsítve a papírmentességet jelenti, de nem csupán ennyiből tevődik össze. A digitális folyamatok során az analóg anyagokat (pl. papír alapú dokumentumok) digitalizáljuk, tehát valamilyen elektronikus felületre, szoftverre ültetjük át.

Fontos célja ennek a változásnak, hogy a kézzel fogható írásos anyagoktól lehetőség szerint megszabaduljunk, és digitálisan használjuk őket tovább. Ennek több előnye is van a szervezetre tekintve:

Versenyképesség növelése

A digitalizációval a szervezetek saját versenyképességüket is növelik. A folyamatosan gyorsuló világban több előnyhöz jut az a cég, aki azonnal képes reagálni a változásokra, és meg is valósítja azokat rövid határidőn belül.

A potenciális megrendelők azzal a vállalattal szerződnek szívesebben, amely gyorsan, költséghatékonyan, fenntarthatóan dolgozik, és bárhonnan elérhető szolgáltatásokat nyújt.
Az ügyfelek igényeihez való alkalmazkodás és a digitalizációs folyamatok nem elválaszthatók egymástól: az online világ térhódításával egyre kevesebben igénylik a személyes találkozást, így a kapcsolattartás az ügyfélszolgálatokkal is jellemzően online működik.

Elektronikus aláírás mint a digitalizáció egyik formája

E-aláírás mint a digitalizáció egyik formája

Az aláírások digitalizációja a következő lépés, amely már egyetlen cég életéből sem maradhat ki, ha meg szeretné tartani versenyképességét. Az elektronikus aláírás gyakorlatilag minden területen egyszerűsíti a folyamatokat: logisztika, beszerzés, HR, könyvelés – hogy csak néhányat említsünk.

Lassítja és meg is akaszthatja a folyamatokat a kézi aláírásra várakozás, míg az elektronikus aláírással minden ügy gördülékenyebben intézhető.
Egyetlen kattintással akár több dokumentum aláírása és szétküldése is lehetséges, ami jelentős időt és költséget szabadít fel.

A FlintSign-nál lehetőség van csoportos digitális aláírást is használni, amely nagyon hasznos funkció abban az esetben, ha több aláírásra van szükség. Az úgynevezett Workflownak köszönhetően az aláírók könnyedén követhetik, ki írta már alá a dokumentumot, és kié hiányzik. A dokumentumokat jelszóval védhetjük, így illetéktelenek nem férnek hozzá.

A digitális aláírás minden esetben egyedi aláírásképet jelent. A FlintSign elektronikus aláírása ráadásul az asztali számítógép mellett android és iOS-készülékeken is elérhető.

Hogyan tudja egy vállalkozás digitalizálni a folyamatait?

A legegyszerűbben a felhő alapú szolgáltatások igénybevételével. Számos cég kínál költséghatékony, mégis nagyszerű felhő alapú rendszereket, melyek a dokumentumok kezelésétől, tárolásától kezdve egészen az online meetingekig számos lehetőséget kínálnak.

A FlintSign minősített elektronikus aláírásával gyorsan és egyszerűen intézhetők el a hivatalos ügyek, nem kell többé a papírokkal bajlódni. Biztonságos módja a dokumentumok hitelesítésének, mely az Európai Unió területén az eIDAS rendeletnek köszönhetően bárhol használható.