Mihez kezdj, ha megszűnt az AVDH?

2024. december 31-én kivezették az AVDH-t, amely sok vállalkozás számára jelentett egyszerű és gyors megoldást az elektronikus aláírásokhoz - mégha ez nem is volt teljesen szabályos. A döntés hátterében az állt, hogy a szolgáltatás jogilag nem felelt meg az igényeknek, és biztonsági szempontból sem volt olyan szintű, mint a piaci alapú megoldások, amiket az EU-s eIDAS rendelet szabályozott. Az AVDH rendszere csak Magyarországon volt elérhető, és az uniós szabályozásokkal nem minden szempontból volt összehangolható. Az EU eIDAS rendelete előírja, hogy a minősített elektronikus aláírásoknak egységes és nemzetközileg elismert szabványokat kell követniük, hogy határon átnyúló ügyintézésekben is használhatók legyenek. Az AVDH nem biztosította ezt a kompatibilitást.

Az AVDH kivezetése tehát egy korszak lezárását jelenti, ugyanakkor lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozások és szervezetek a korszerű, uniós szabványoknak megfelelő megoldásokra váltsanak, amelyek nemcsak biztonságosabbak, hanem a jövőbeni igényeknek is megfelelnek.

1. Mi a különbség az AVDH és a minősített elektronikus aláírás között?

Az AVDH egyszerű azonosítási módszerként működött, míg a minősített elektronikus aláírás európai uniós jogszabályok által elismert, teljes körű jogi érvényességet biztosít. Ez a megoldás biztonságosabb, hitelesebb, és EU-n belül nemzetközi dokumentumok aláírására is alkalmas.

2. Miért van szükség vállalkozásként minősített elektronikus aláírásra?

A NAV, a bíróságok és más hatóságok számára benyújtandó hivatalos dokumentumok aláírásához már nem használhatók az AVDH szolgáltatásai. A cégeknek most kötelező piaci alapú, minősített elektronikus aláírást használniuk, hogy megfeleljenek a jogszabályi előírásoknak. Nézd meg a FlintSign ajánlatát.

3. Kinek szól a DÁP e-aláírás funkciója?

A DÁP (Digitális Aláírás Platform) e-aláírás funkciója kizárólag magánszemélyek számára érhető el, és kifejezetten az ő igényeikre lett kialakítva. Ez azt jelenti, hogy a szolgáltatást nem lehet céges vagy vállalati dokumentumok aláírására használni, mivel a DÁP célja az egyéni, nem üzleti célú elektronikus aláírás biztosítása.

A DÁP különösen hasznos lehet azoknak a magánszemélyeknek, akik:

Fontos hangsúlyozni, hogy cégeknek, vállalkozásoknak, vagy bármilyen üzleti célú dokumentum aláírására a DÁP e-aláírás funkciója nem alkalmazható. A vállalatoknak ebben az esetben minősített elektronikus aláírási szolgáltatást kell választaniuk, amely megfelel a jogszabályi követelményeknek és a cégkapus kapcsolattartáshoz is használható.

Ezért ha vállalati dokumentumokat kell aláírnod, érdemes más, kifejezetten cégeknek szánt megoldást választanod, például a FlintSign elektronikus aláírási platformját, amely az üzleti szféra igényeire szabott, gyors és költséghatékony opció.

4. Hogyan segíti a minősített elektronikus aláírás a cégek digitalizációját?

A minősített elektronikus aláírás bevezetése nemcsak a jogi megfelelés szempontjából jelent előnyt, hanem jelentősen gyorsítja és egyszerűsíti a mindennapi üzleti folyamatokat is. A papíralapú dokumentumok aláírása, postázása vagy személyes átadása sok időt vesz igénybe, és számos ponton lassíthatja a folyamatokat. Az elektronikus aláírás viszont lehetőséget ad arra, hogy a két cég közötti szerződéseket és más hivatalos dokumentumokat percek alatt véglegesítsék. Ezekkel az előnyökkel találkoznak azok, akik elkezdik használni a minősített elektronikus aláírást:

5. Hogyan válassz minősített elektronikus aláírás szolgáltatót?

A piacon több szolgáltató közül választhatsz, de fontos, hogy figyelembe vedd az árakat, a szolgáltatás gyorsaságát, a felhasználóbarát rendszereket és a biztonsági szempontokat. 

6. Miért a FlintSign a legjobb választás?

A FlintSign jelenleg Magyarország egyik legkedvezőbb árú minősített elektronikus aláírás szolgáltatója. Éves díja már nettó 20.000 Ft-tól elérhető (3 éves szerződéssel), a tanúsítvány igénylése gyors és egyszerű, ráadásul szolgáltatásuk jogilag teljes mértékben megfelel az EU követelményeinek. Nézd meg a vásárlás menetét ebben a videóban.

Gyakran ismételt kérdések az AVDH kivezetéséről és a minősített elektronikus aláírásról

1. Miért szüntették meg az AVDH szolgáltatást?
 Az AVDH nem felelt meg az EU eIDAS szabványainak, és biztonsági szintje alacsonyabb volt a minősített elektronikus aláírásokénál. Emellett a globális digitalizációs elvárások és az állami szerepvállalás pontosítása is közrejátszott a szolgáltatás kivezetésében.

2. Mi a különbség az AVDH és a minősített elektronikus aláírás között?
 Az AVDH egy egyszerű, az Ügyfélkapu azonosítására épülő hitelesítési szolgáltatás volt, amely kizárólag Magyarországon volt érvényes. Ezzel szemben a minősített elektronikus aláírás:

3. Mit kell tennem, ha eddig AVDH-t használtam céges dokumentumok aláírására?
 Ha továbbra is elektronikusan szeretnél dokumentumokat aláírni, akkor minősített elektronikus aláírást kell vásárolnod valamelyik piaci szolgáltatótól. Ezáltal nemcsak az aláírásaid lesznek jogilag érvényesek, hanem biztonságosabb és hosszú távon fenntarthatóbb megoldást kapsz.

4. Hogyan gyorsítja meg a minősített aláírás a szerződéskezelést?
A minősített elektronikus aláírás lehetővé teszi a dokumentumok azonnali aláírását és továbbítását elektronikusan, így nincs szükség postázásra vagy személyes találkozóra. Ez különösen hasznos, ha két cég között gyakori a szerződéskötés, mivel jelentősen csökkenti az ügyintézés idejét.

5. Melyik minősített elektronikus aláírás-szolgáltatót érdemes választani?
Sok szolgáltató kínál minősített elektronikus aláírásokat. Érdemes ár-érték arány alapján dönteni, és figyelembe venni a szolgáltatás rugalmasságát, ügyféltámogatását és integrációs lehetőségeit. A FlintSign jelenleg az egyik legkedvezőbb árú megoldást nyújtja a piacon.

Könyvelőknek: Felkészülés az AVDH utáni kihívásokra

Hogyan segíthetsz könyvelőként felkészülni az AVDH kivezetése utáni új kihívásokra az ügyfeleidnek?

Az év eleje mindig mozgalmas időszak a könyvelőirodák számára, de 2025. még különlegesebb kihívásokat tartogat. Az AVDH kivezetése és a DÁP korlátozott használata miatt az ügyfeleidnek és a könyvelőknek is át kell állniuk a minősített elektronikus aláírásra, mert már nem lehet ezeket használni elektronikus aláírásra (dokumentum hitelesítésre), ha jogi személy nevében jársz el! Ez nemcsak a dokumentumok hitelesítésének módját változtatja meg, hanem lehetőséget teremt arra is, hogy az ügyfelek aláírási folyamatait digitalizálják. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan tudsz proaktívan segíteni ügyfeleidnek és magadnak is, és miért fontos, hogy időben lépéseket tegyetek. Ha már tudod mit kell tenned, akkor itt nézd meg árainkat.

1. Könyvelők és az AVDH kivezetése

Miért van szükséged könyvelőként minősített elektronikus aláírásra?

Az AVDH megszűnése (dokumentum hitelesítésére már nem használható) és a DÁP korlátozott használata sok ügyfeled számára okozhat bizonytalanságot, de ez Nálad is változást igényel.

Az AVDH kivezetése jelentős változást hoz a könyvelők számára, mivel innentől kezdve ők sem tudják az AVDH-val aláírni a hivatalos dokumentumokat. Ez azt jelenti, hogy a NAV-hoz, bírósághoz vagy más hatóságokhoz benyújtandó iratokat már nem tudják közvetlenül hitelesíteni. A könyvelőknek mindenképpen minősített elektronikus aláírást kell vásárolniuk ahhoz, hogy jogilag megfelelően járhassanak el ügyfeleik nevében, és biztosítsák az adminisztratív folyamatok zavartalanságát. A minősített elektronikus aláírás minden esetben egy természetes személyt azonosít. Azaz, ha könyvelőirodában több könyvelő is benyújt hivatalos iratokat, akkor mindenkinek szüksége van névre szóló minősített elektronikus aláírásra!

2. Hogyan adjon megfelelő meghatalmazást az ügyfél a könyvelőnek Ügyfélkapu+ mellé?

A "sima" Ügyfélkapu frissítése Ügyfélkapu+ belépési azonosításra megnehezíti az eddigi laza gyakorlatoknak a folytatását, amikor az ügyfél kiadta a jelszavát a könyvelőjének. Ez alapból visszaélésekre adhatott okot és már korábban is volt lehetőség, hogy ezt máshogy oldják meg a cégek.

Fontos, hogy az ügyfelek pontosan értsék, hogyan adhatnak megfelelő meghatalmazást annak érdekében, hogy a könyvelőjük a jövőben is eljárhasson a nevükben. Az ügyfélkapu bejelentkezés helyett a gazdálkodó szervezetek az elektronikus kapcsolattartás során a cégkapu felületen tudják kezelni a meghatalmazásokat. A cégkapumegbízotti státusz lehetőséget nyújt arra, hogy a könyvelők teljes körű hozzáférést kapjanak a cégkapu tárhelyre érkező dokumentumokhoz, ám ezt az ügyfeleknek átláthatóan kell kezelniük, hiszen minden beérkező küldeményt láthat a megbízott.

Amennyiben az ügyfél nem szeretne általános hozzáférést biztosítani, érdemes szűkített tartalmú meghatalmazást adni. Ez történhet ügytípusra (például csak bevallások benyújtására) vagy konkrét ügyekre vonatkozóan, és ezt írásban szükséges rögzíteni. A könyvelőnek érdemes elmagyarázni, hogy a meghatalmazásban pontosan meg kell határozni a jogköröket és az eljárások típusát, amelyben eljárhat a könyvelő az ügyfél nevében. Így a felek között egyértelmű és biztonságos együttműködés jön létre, amely a cégkapu és a kapcsolódó elektronikus rendszerek új követelményeinek is megfelel. Az ügyfél számára pedig megnyugtató, hogy csak a szükséges mértékű hozzáférést biztosítja könyvelője számára.

Néhány támogató cikk a témában:

Meghatalmazások a Könyvelők részére

Könyvelők meghatalmazása ONYA-n keresztül

3. Hogyan tudsz segíteni ügyfeleidnek az átállásban?

a) Tájékoztató anyagok készítése

Készíts egyértelmű, érthető anyagokat, amelyek elmagyarázzák:

b) Piaci szolgáltatók ajánlása

Az ügyfelek számára jelentős könnyebbség, ha egy megbízható szolgáltatót tudsz ajánlani. A FlintSign például kiváló választás, hiszen kedvező árú és könnyen használható megoldást kínál.

c) Segítség a technológiai átállásban

Sok ügyfél számára az elektronikus aláírás bevezetése új terület lehet. Támogasd őket az első lépésekben:

4. Az aláírás digitalizációjának előnyei Neked és az ügyfeleid számára

a) Gyorsabb és egyszerűbb ügyintézés

A minősített elektronikus aláírás lehetővé teszi a dokumentumok távoli aláírását, így nincs szükség nyomtatásra, postázásra vagy személyes találkozóra. Ez különösen hasznos, ha ügyfeleid más városokban vagy külföldön tartózkodnak. Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumokat digitálisan tudod tárolni, ha a FlintSign rendszerét használod (videós bemutató). Nincs szükség a dokumentumok fizikai tárolására.

b) Jogilag biztosított megoldás

Az elektronikus aláírás megfelel az eIDAS rendelet szigorú előírásainak, így az aláírt dokumentumok jogilag teljes bizonyító erővel rendelkeznek és kötelező elfogadni, ezért így elfogadja a NAV, a bíróságok, és más hatóságok is.

c) Költségcsökkentés és környezettudatosság

A papíralapú ügyintézés kiiktatása nemcsak időt, hanem pénzt is spórol az ügyfeleknek (számold ki mennyiben kerül egy boríték elküldése). Emellett a digitalizációval hozzájárulhatnak a fenntarthatósághoz is.

5. Konkrét példák a támogatásodra

Példa 1: Egyéni vállalkozók

Egyéni vállalkozók gyakran dolgoznak távolról, és a papíralapú szerződések kezelése nehézséget okoz nekik. Az elektronikus aláírás bevezetése gyorsabbá és egyszerűbbé teszi a munkafolyamataikat, és csökkenti a hibalehetőségeket.

Példa 2: Középvállalkozások

Egy 20-30 fős vállalkozás, amelynek több partnere is van, szintén jelentős előnyt élvezhet az elektronikus aláírás használatával. Az aláírások gyorsabb kezelése és a dokumentumok digitális tárolása növeli a hatékonyságukat.

6. Hogyan profitálhatsz Te is a folyamatból?

Ha segítesz ügyfeleidnek az átállásban, az nemcsak nekik, hanem Neked is előnyt jelent:

7. Mennyibe kerül ez nekem/az ügyfélnek?

A személyekhez kötött minősített elektronikus aláírás (bármennyi jogi személy képviseletére használható):

GYIK – Gyakran ismételt kérdések

1. Miért nem használható már az AVDH jogi személyek számára?
 Az AVDH-t 2025-ben kivezették (dokumentum hitelesítésére a továbbiakban nem használható), és helyét a DÁP veszi át, amely azonban csak magánszemélyek számára érhető el, jogi személyek részére nem.

2. Mi a különbség a DÁP és a minősített elektronikus aláírás között?
 A DÁP minősített elektronikus aláírást csak magánszemély használhatja, míg a piaci szereplőktől vásárolt minősített elektronikus aláírás jogi személyek (és magánszemélyek) számára is biztosít jogilag hiteles megoldást. Egy tanúsítvánnyal több céget is lehet képviselni!

3. Milyen előnyei vannak a FlintSign használatának?
 A FlintSign a legkedvezőbb árú minősített elektronikus aláírás szolgáltató Magyarországon, könnyen kezelhető felülettel és gyors ügyintézéssel.

4. Mennyi időbe telik az elektronikus aláírás megszerzése?
 Az ügyfelek néhány percen belül (15-20 perc) megkaphatják az elektronikus aláírást, és a használat megtanítása is egyszerű, videót itt találsz róla.

5. Hogyan segíthetek az ügyfeleimnek a váltásban?
 Tájékoztasd őket az új szabályozásokról, ajánlj megbízható szolgáltatót, és támogasd őket a digitalizációs folyamat során.

A HR adminisztráció digitalizálásának előnyei a munkahelyeken

A HR adminisztráció digitalizálása a munkahelyeken jelentős idő- és költségmegtakarítást eredményezhet. A papíralapú dokumentáció kezelése sokszor lassú és bonyolult folyamat, amely nemcsak időigényes, hanem a vállalati költségvetést is terheli. A digitális rendszerek bevezetésével a dokumentumok gyorsabban elérhetők, kereshetők és megoszthatók, ezáltal növelve a munkafolyamatok hatékonyságát.

A digitalizáció emellett minimalizálja az emberi hibák kockázatát. Az automatizált folyamatok, például az elektronikus aláírás vagy az adatkitöltő rendszerek, csökkentik a kézi munkából fakadó hibalehetőségeket. Ez különösen fontos olyan területeken, ahol a pontosság kritikus, például pénzügyi jelentések vagy HR-dokumentumok esetén.

A környezeti fenntarthatóság is kiemelt előny. A papírfelhasználás csökkentése nemcsak költséghatékony, hanem környezetbarát megoldás is. A digitalizáció segít a vállalatoknak csökkenteni ökológiai lábnyomukat, miközben modern, fenntartható működési modellt alakítanak ki.

Hogyan lehet megvalósítani a munkavállaló és munkáltató közötti elektronikus aláírást?

Az elektronikus aláírás lehetőségei a munkáltató és munkavállaló között egyre nagyobb jelentőséggel bírnak a digitális átállás során. Míg a munkáltatóknál jellemzően adott a lehetőség, hogy minősített elektronikus aláírási szolgáltatótól vásárolt aláírásokat használjanak, addig a munkavállalók esetében ez sokszor költséges és nehezen elérhető opció. Magyarországon a munkavállalók számára az állam jelenleg ingyenesen biztosít elektronikus aláírási lehetőséget az AVDH (Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítés) rendszerén keresztül, amely 2025 elejétől a Digitális Állampolgárság Program (DÁP) keretében fog megújulni. Az AVDH segítségével az ügyfélkapuval rendelkező magyar állampolgárok bármilyen dokumentumot elektronikusan aláírhatnak, amelyet a magyar jog hivatalos aláírásként elfogad. A DÁP még szélesebb körű és könnyebben használható aláírási lehetőségeket ígér.

Hogyan néz ki ez a gyakorlatban a HR folyamatokban?

  1. A HR osztály elkészíti a munkaügyi iratokat (például munkaszerződéseket, tájékoztatókat vagy egyéb dokumentumokat) PDF formátumban.
  2. A dokumentumokat elektronikusan továbbítják a munkavállalónak.
  3. A munkavállaló AVDH (vagy a jövőben DÁP - 2025. januártól) segítségével aláírja az iratokat.
  4. A munkáltató képviseletére jogosult személy a saját elektronikus aláírásával szintén aláírja a dokumentumot.
  5. Az aláírt dokumentumokat mindkét fél digitálisan tárolja, így a papíralapú archiválás és postázás elkerülhető.

Előnyök

Ez a rendszer nagy előrelépést jelent a digitális ügyintézésben, különösen a távmunkát végző munkavállalók esetében, hiszen a folyamat távolról is könnyedén elvégezhető.

Hogyan segíthet az elektronikus aláírás a munkáltatói dokumentációban?

Az elektronikus aláírás megkönnyíti a munkáltatói dokumentációk kezelését. Segítségével a szerződések, munkaszerződések, bérjegyzékek és egyéb dokumentumok aláírása egyszerűbbé és gyorsabbá válik. A digitális aláírás lehetővé teszi, hogy a munkáltatók és munkavállalók távolról is hitelesítsenek dokumentumokat, csökkentve ezzel a személyes találkozók szükségességét.

Az e-aláírások segítenek az adminisztrációs terhek csökkentésében is. Az automatizált folyamatok biztosítják, hogy minden dokumentum időbélyeggel legyen ellátva, így a jogi és auditálási megfelelés is garantált. Ez különösen hasznos nagyobb szervezetekben, ahol több ezer dokumentumot kell évente kezelni.

Az elektronikus aláírás további előnye a rugalmasság és a gyorsaság. A munkáltatók és alkalmazottak bármikor, bármilyen eszközről aláírhatják a szükséges iratokat, ami nemcsak a hatékonyságot növeli, hanem javítja a munkavállalói élményt is. Ez a technológia ideális megoldás távmunkában dolgozó csapatok számára.

Adatbiztonság és egyszerű hozzáférés digitális dokumentumok esetén

A digitális dokumentumok kezelése során az adatbiztonság kulcsfontosságú szempont. A modern dokumentumkezelő rendszerek titkosított tárolást és hozzáférés-kezelést kínálnak, amely megakadályozza az illetéktelen hozzáférést. Az elektronikus aláírás további védelmi réteget biztosít, hiszen a dokumentumok sértetlensége garantált.

A digitális dokumentumtárak egyszerű hozzáférést biztosítanak a jogosult felhasználók számára. Míg a papíralapú rendszerekben nehézkes lehet egy adott dokumentum megtalálása, addig a digitális rendszerek kulcsszavas kereséssel gyorsan és hatékonyan elérhetővé teszik a szükséges fájlokat. Ez jelentősen növeli a munka hatékonyságát, különösen nagy mennyiségű dokumentáció esetén.

Az adatbiztonság mellett a digitális rendszerek rugalmasságot is kínálnak. A felhőalapú megoldások lehetővé teszik, hogy a dokumentumokat bárhonnan elérjék az arra jogosult személyek, miközben a hozzáférés szigorúan szabályozható. Ez különösen fontos távoli munkavégzés vagy nemzetközi csapatok esetén.

5 gyakorlati tipp a digitális HR-adminisztráció és elektronikus aláírás hatékony használatához

  1. Válaszd a megfelelő dokumentumkezelő rendszert:
    Használj olyan szoftvereket, amelyek könnyen integrálhatók a meglévő HR-rendszerekbe, és támogatják az elektronikus aláírást. Így biztosítható az adatok egyszerű kezelése és visszakereshetősége.
  2. Képezz ki minden érintett munkatársat:
    Gondoskodj róla, hogy a HR-osztály és az alkalmazottak ismerjék a digitális rendszerek használatát, például hogyan érhetik el és írhatják alá elektronikusan a dokumentumokat.
  3. Használj időbélyegzőt a dokumentumokon:
    Az időbélyegző segít nyomon követni, hogy a dokumentumok mikor kerültek aláírásra, ezzel növelve a jogi hitelességet és az auditálási lehetőségeket.
  4. Hozz létre jogosultsági szinteket:
    Határozd meg pontosan, hogy ki férhet hozzá az egyes dokumentumokhoz. A hozzáférési jogok kiosztásával biztosítható az érzékeny adatok védelme.
  5. Használj automatizált értesítési rendszert:
    Az automatikus értesítések biztosítják, hogy minden érintett időben aláírja a szükséges dokumentumokat, így elkerülhetők a késések és a folyamatok megakadásai.

Összefoglaló:

Az adminisztráció digitalizálása és az elektronikus aláírás bevezetése forradalmasítja a munkavégzést a vállalatoknál, különösen a HR-területen. A gyorsabb ügyintézés, az automatizált folyamatok és a távoli hozzáférés jelentősen csökkenti a papírmunkát és az adminisztratív terheket. Az elektronikus aláírás nemcsak a dokumentumok jogi hitelességét biztosítja, hanem egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi az adminisztrációs folyamatokat, ami növeli a munkavállalói elégedettséget és a vállalati hatékonyságot.

A FlintSign e-aláírásával idő és költség is csökkenthető

A FlintSign minősített elektronikus aláírása minden esetben időbélyegzővel ellátott, minősített bizalmi szolgáltató által kiállított aláírás, így alkalmazásával a jogviták elkerülhetők. Nálunk most rendkívül kedvező áron és feltételekkel ajánlunk minősített e-aláírást, amellyel akár csoportos aláírások is intézhetők. A regisztráció teljesen ingyenes, vásárlás után pedig az aláírás egy rövid videós azonosítási folyamatot követően azonnal használható. Minősített elektronikus aláírásunk bárhonnan elérhető, így egy külföldi tartózkodás sem jelent akadályt, mindössze internetkapcsolatra van szükség hozzá. Időt és pénzt spórolhatsz, ha emellett döntesz! Nem érdemes tovább várni a papírmentes irodával - a digitális átállás már zajlik.

Díjmentes konzultációra itt lehet jelentkezni.

Gyakori kérdések

Milyen dokumentumokat lehet aláírni elektronikusan a HR-ben?

Gyakorlatilag minden HR-dokumentum, például munkaszerződések, bérjegyzékek, jelenléti ívek, adatkezelési nyilatkozatok, vagy megbízások elektronikusan aláírhatók.

Az elektronikus aláírás használata biztonságos?

Igen, az elektronikus aláírás titkosított rendszerek segítségével működik, és időbélyeggel, valamint bizalmi szolgáltatóval biztosítja a dokumentumok hitelességét és sértetlenségét.

Milyen előnyökkel jár az elektronikus aláírás a munkavállalók számára?

A munkavállalók gyorsabban, akár távolról is intézhetik az aláírásokat, nem kell személyesen megjelenniük, és egyszerűen hozzáférhetnek a saját dokumentumaikhoz.

🎄🎁🔔A vásárlás az ünnepek alatt sem szünetel, de ügyfélszolgálatunk csak január 2-től lesz elérhető, a videós azonosításra is!🎉🍾🥂