A HR digitalizáció évszázadunk egyik jelentős kihívása, mely minden szervezet életében, ahol még nem történt meg, hamarosan meg fog jelenni. A piaci elérés és versenyképesség egyik mutatója a digitalizációs megoldások és technológiai módszerek bevezetése, ugyanis ma már ezek adják egy cég értékének alapjait. De milyen formában valósulhat ez meg vállalaton belül? És milyen szerepe van ebben az elektronikus aláírásnak?

Mit jelent a HR digitalizáció?

A HR digitalizáció olyan folyamatokat és megoldásokat jelent, melyek a HR területének digitalizációjához járulnak hozzá. Ide tartoznak a különböző felhő alapú szoftverek, technológiák alkalmazása, illetve a digitális aláírás is.

A digitalizációs folyamatok fontos szerepet töltenek be a KKV-k életében, hisz az egyes munkaterületekbe, feladatokba integrálva gyorsabbá és hatékonyabbá teszik a munkavégzést, növelik a cég versenyképességét. Hosszú távon még a fluktuáció csökkentésében is szerepet játszanak.

Miért fontos lépés a HR digitalizáció?

Könnyebb adminisztráció

Az adminisztráció a humán erőforrás területén rengeteg időt és költséget elvisz. A dokumentumokat nyomtatni, tárolni kell, és az aláírásokkal is értékes időt veszítünk. A digitális megoldásokkal az adminisztráció átláthatóbbá válik, az adatok egyszerűen hozzáférhetőek, emellett nem kell a nyomtatással bajlódni. Az elektronikus aláírás pedig nagyszerű módja a HR-es anyagok digitalizációjának.

Automatizáció

A folyamatok automatizációja sok terhet levesz a HR-es szakemberek válláról. Ennek köszönhetően nem kell minden egyes munkafolyamatban aktívan benne lenni, elég csupán követni azokat.

Rugalmasság

Az utóbbi években az otthoni munkavégzés vagy távmunka egyre nagyobb teret nyert, ami a cégek hozzáállásának változását is elhozta. A digitalizáció nagyobb rugalmasságot biztosít mind a vezetőknek, mind pedig a munkatársaknak, hisz a munkavégzés így nem helyhez kötött. A HR-folyamatok is könnyebben működhetnek, mert akár toborzásról, akár egy új munkavállaló felvételéről van szó, minden elvégezhető az online térben.

Hogyan jelenik meg ebben a HR digitalizáció folyamatában az elektronikus aláírás?

Bár a digitális aláírás a digitalizációs folyamat egyik alapköve, mégis az a tapasztalat, hogy a kis- és középvállalkozások elenyésző száma alkalmazza. Pedig az e-aláírás nem csupán a biztonság és a hitelesség miatt jelentős lépés: időt és költséget takaríthatunk meg a használatával.

Magyarországon jelenleg három típusú elektronikus aláírást különböztetünk meg:

• egyszerű
• fokozott biztonságú
• minősített

A legmagasabb biztonsági szintű e-aláírás a minősített elektronikus aláírás, melyet cégünk is forgalmaz. Jogilag egyenértékű a kézi aláírással, és az Európai Unió eIDAS-rendeletének megfelelően az EU teljes területén érvényes.

Mit írhatunk alá elektronikusan HR területen?

Gyakorlatilag bármit, de mutatunk néhány jellemző dokumentípust:

• szerződések
• bérjegyzékek
• teljesítésigazolások
• megbízások
• kiküldetési rendelvények
• számlák
• adatkezelési nyilatkozatok, tájékoztatók

A minősített elektronikus aláírás jelentősége

Jogi és adatvédelmi szempontból mindenképp a legmagasabb biztonsági fokozattal rendelkező digitális aláírást javasoljuk, ugyanis ez biztosítja a legmagasabb szintű hitelességet. Nem véletlenül ez az, amelyet EU-s szinten is szabályoznak és fogadnak el akár bizonyító erejűként is.

A minősített e-aláírások államilag is ellenőrzött személyazonosításon alapulnak, amelynek segítségével az aláírt dokumentumok hitelessége és az aláíró személye visszakövethető, ellenőrizhető.

E mögött a típus mögött minden esetben áll egy EU-s szinten is elfogadott bizalmi szolgáltató, amely a hitelesítésért felel. A FlintSign esetében ez az InfoCert S.p.A. Bizalmi szolgáltatókkal a háttérben a dokumentumok aláírása legtöbbször még a kézi verziónál is nagyobb biztonságban marad.

Mi a baj a nem minősített e-aláírással?

Számos olyan másodlagos szolgáltatóval találkozhatunk a piacon, akik szintén kínálnak digitális aláírást, azonban nem minősített formában (pl. DocuSign, Adobe e-Sign, eszerzodes.hu). Ez azért problémás, mert ez esetben nem ellenőrizhető az aláíró személye, és az Európai Unió szabályainak sem felelnek meg (még akkor sem, ha a hazai szabályozás szerint hivatalos aláírásnak minősülnek). Emellett egy bírósági ügyben például nem is használhatók fel bizonyítékként, ugyanis könnyen hamisíthatók, illetve jogszabályi kötelezettsége nincs ezeknek a szolgáltatóknak bizonyítékok bemutatására vitás helyzetben.

Ezek az iratok tehát nem rendelkeznek joghatással, és érvénytelennek minősülnek.

Félreértések és tévhitek a digitális aláírással kapcsolatban

Sajnos rengeteg tévhit kering a cégvezetők között a digitális aláírással kapcsolatban. Továbbra is sokan ragaszkodnak a hagyományos, papíralapú aláíráshoz, mert azt gondolják, csak ez számít hivatalosnak. Ezentúl még mindig tartja magát az az elképzelés, hogy az elektronikus aláírás megvásárlása drága, bevezetése pedig bonyolult, és sok időt elvesz.

Valójában a digitális aláírás bevezetése sokkal egyszerűbb és költséghatékonyabb folyamat, mint papírokat nyomtatni és számtalan oldalt kézzel aláírni. A FlintSignnál csupán pár kattintással ingyenesen lehet regisztrálni, utána pedig nagyon rövid időn belül megtörténik a videóazonosítás is. Ezután nincs más hátra, mint az aláírást használni.

Cégünk kínálatában az e-aláírás akár csoportos formában is igénybe vehető, így az aláírás folyamatát rendkívül jól lehet ezzel a módszerrel automatizálni. Az aláírók értesítést kapnak arról, ha ők következnek a sorban, és pár kattintással gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközről elvégezhető a hitelesítés.

Integráció a belső rendszerekbe

A FlintSign minősített elektronikus aláírását már meglévő rendszerekbe is tökéletesen lehet integrálni. Ezáltal lehetővé teszi az automatizált aláírási folyamatokat, csökkenti az adminisztrációs terheket, és egyszerűbbé válik a dokumentumok követése.

A digitalizáció során többféle rendszerbe is integrálható a e-aláírás:

• CRM-rendszerekbe az ügyféladatok és szerződések optimalizálásáért.
• Pénzügyi rendszerekbe, hogy a számlák és egyéb pénzügyi dokumentumok kezelése hatékony legyen.
• Dokumentumkezelő rendszerekbe, ahol egyetlen felületen hozhatók létre és tárolhatók az anyagok.
• HR-rendszerekbe, ahol a munkatársak, alkalmazottak dokumentumai egy helyen kezelhetők.

Az elektronikus aláírás hatékony alkalmazása a digitalizáció során

Ahhoz, hogy a digitalizáció maradéktalanul végbemehessen egy cég vagy vállalkozás működésében, fontos, hogy a vezetők bizalmat szavazzanak a digitális megoldások, így az elektronikus aláírás irányába is. Számos félreértés tisztázható, ha igénybe vesszük egy jogi szakember segítségét, aki minden felmerülő kérdésünkre szakmailag és jogilag megalapozott választ ad.

A biztonságosabb és hatékonyabb működésért, dokumentumkezelésért előbb-utóbb minden szervezetnek be kell vezetnie a digitális aláírást, ha nem szeretne jelentős versenyelőnyt veszíteni a piacon. Megfelelő tájékoztatás és tapasztalatszerzés mellett a cégeknek csak előnyére válnak a hatékony digitális módszerek, ezért érdemes mielőbb elkezdeni a bevezetést megtervezni.

A FlintSign elektronikus aláírás szolgáltatása minden cég számára kiváló megoldásokat nyújt, ráadásul most rendkívül kedvezményes áron megvásárolható, ami után 3 évig korlátlanul használható. Munkatársai, partnerei számára is kiváló lehetőség az automatizálások bevezetéséhez és a vállalkozás fejlesztéséhez!

A digitalizáció már egy ideje zajlik a világunkban, sőt ma már digitális forradalomról is beszélhetünk, amely éppen körülöttünk zajlik. Ennek megfelelően a cégeknek, szervezeteknek is érdemes abban gondolkodni, hogyan tudják a folyamataikat minél inkább digitalizálni. A digitális átállás az ajtónkon kopogtat: a kérdés, hogyan integráljuk. Az alábbi blogbejegyzésben bemutatjuk, milyen lehetőségekkel és kihívásokkal kell szembenéznünk ebben a folyamatban.

Mit jelent a digitális átállás?

A digitális átállás alatt minden olyan folyamatot értünk, amelyek hozzásegítenek a digitalizációs változások integrációjához. A digitalizáció az élet minden területét érinti. Az átálláshoz olyan eszközökre van szükség, amelyek innovatív módon támogatják az alkalmazkodást, és megnyitják a lehetőségeket újabb digitális megoldások használata felé.

Milyen hatása van a szervezetek működésére?

Az állandó változás nemcsak új lehetőségeket szül, hanem régieket is megszüntet. A leginkább érintett terület a munkaerőpiac, amely a digitalizáció hatására villámgyorsan változik, és ehhez a cégeknek és a munkavállalóknak is alkalmazkodniuk kell. Korábbi pozíciók alakulnak át vagy tűnnek el teljesen, és újak jönnek létre, amelyekre meg kell találni a megfelelően képzett szakembert. Ez tehát az oktatásra is hatalmas felelősséget ró: olyan tudást kell átadniuk az intézményeknek, amellyel a munkát keresők jobb esélyekkel indulnak el az álláskeresésben.

A cégek számára egyre több képzési lehetőség nyílik meg, melyek között egyre több a digitális kompetenciát fejlesztő tréning. Vezetőként érdemes befektetni az alkalmazottak fejlesztésébe, főleg, ha a cégünk épp a digitalizációs folyamatban van benne. Ahhoz, hogy egy cég megtartsa kiemelt szerepét a piacon (vagy épp, hogy kiemelkedjen a többiek közül), fontos, hogy a lehető legújabb eszközöket, megoldásokat használja. A fogyasztók, ügyfelek számára előnyt élveznek azok a szervezetek, amelyek innovatív módokon láttatják magukat. Folyamatos fejlődésben vannak, mely kommunikációjukban is megjelenik.

A digitális robbanás leginkább az ipar, kereskedelem, termelés és marketing területeit érinti jelenleg, de szépen lassan minden egyéb területre is átkúszik. Azok a vállalkozások, amelyek gyorsan és könnyedén alkalmazkodnak a változáshoz, sokkal sikeresebbek, és magasabb ügyfélélményről számolhatnak be.

Digitalizáció a FlintSignnal

Az új technológiák bevezetésével a cégek válságállóvá válnak, és agilisabban képesek kezelni a felmerülő nehézségeket. A közeljövőben alapkövetelmény lesz a digitális átállás, így érdemes már most elkezdeni erre felkészülni. Ebben a FlintSign is a segítségére lehet, méghozzá a digitális aláírással! Az elektronikus aláírás nagyszerű eszköz az átállási folyamatban, mert elég hozzá egy telefon is, és a világból bárhonnan elérhető.
A FlintSign elkötelezett a papírmentesség és a digitális folyamatok mellett, ráadásul rendkívül költséghatékony megoldást kínálnak az elektronikus aláírással. Az e-aláírás ugyanolyan jogerővel bír, mint a kézi, viszont sokkal egyszerűbben és gyorsabban lehet használni. Most nagyon kedvező áron vásárolható meg, így ezzel mindenképpen hosszú távra fog befektetni, és a kollégái is hálásak lesznek érte! Nem kell többé papírokat nyomtatni és napokat várni, az aláírt iratok a Flintsign eszközével azonnal elérhetővé válnak.

Területek és lehetőségek

Az Európai Unió elkötelezett a digitális megoldások mellett, és támogatja az egyes tagállamokat is ebbéli törekvéseikben. A digitalizáció nem csupán innovatív jellege, hanem fenntarthatósága és környezetbarát mivolta révén is fontos lépés. Ezért az EU kiemelten kezeli ezt a kérdéskört.

Milyen területeken van lehetőség a digitális átállásra, és milyen módon tehető ez meg?

Gazdaság, ipar

A gazdasági, ipari szférában számos fejlesztést lehet végrehajtani, amelyekkel automatizálhatóvá válnak folyamatok. A mesterséges intelligencia térnyerésével rengeteg lehetőséggel áll szemben ez az ágazat, hisz az előrejelzések, statisztikák, a projektmenedzsment nagyobb részét az AI is el tudja végezni. Ez pedig költséghatékonyságot és nagyobb produktivitást eredményez.

Tudomány

A kutatási területeken már régebb óta van jelen a digitalizáció hatása, hisz a legtöbb projektet valamilyen szoftver segítségével értékelik. Egyre több olyan kutatási módszert fedeznek fel, amelynek digitális lehetőségei is vannak, ez pedig energiát és időt takarít meg a kutatóknak. A kutatási folyamatok ilyen módon szinte teljesen önjáróvá válhatnak, a tudósok pedig a tényleges munkára tudnak ezáltal koncentrálni.

Közigazgatás

A közigazgatásban csak az utóbbi pár évben kezdődött meg az átállás folyamata, és még bőven van feladat. A digitális megoldásokkal az ügyfélélmény is magasabb szintűvé válhat, és nagyobb elégedettséget eredményezhet. Ahogy a személyi igazolványt lassan felváltja az e-személyi, úgy a közigazgatás többi területe is kezd változni. Az ügyfélkapunak köszönhetően például rengeteg ügyet el tudunk intézni otthonunk kényelméből. A közigazgatás adminisztrációja rengeteg papírt és energiát, időt emészt fel, ezért ez egy kiemelt terület a változtatásban. Felhasználóbarát és fenntartható megoldásokra van szükség.

Egészségügy

Az egészségügyi ellátásban is megkezdődött a digitalizációs átállás: Magyarországon már a gyógyszer felírása, vizsgálati eredmények megtekintése felhőalapú rendszeren keresztül történik, így nem szükséges minden esetben személyesen megjelenni a rendelőben. Ez csökkenti az orvosokra háruló egyik stresszt, az időfaktort, és egyszerűsíti az adminisztrációt. Bizonyos betegségek esetén lehetőség van távorvoslásra is, leginkább azokban az esetekben, amelyek nem járnak súlyos tünetekkel. Az adminisztráció mellett a vizsgálatok, műtétek digitalizációja is fontos lépés, mert ezzel jelentős humánerőforrást lehetne felszabadítani és átcsoportosítani.

Oktatás, képzés

Sokkal jobb lehetőségek állnak azok előtt, akiknek a digitális készségei magas szinten állnak. A folyamatos változásokhoz történő alkalmazkodás első lépcsőfoka, hogy az oktatást, a képzéseket is megreformáljuk, és a változó igényekhez igazítjuk. A digitális tudás az élethosszig tartó tanulás része, és az állandó újítások miatt muszáj minden esetben naprakészen tartani. A jövő generációja már megtapasztalhatta a távoktatás, online oktatás folyamatát, ezért ezen a területen is érdemes tovább folytatni a fejlesztéseket, hogy gördülékeny és minden helyzetben működőképes oktatási rendszer alakulhasson ki. A különböző applikációk, szoftverek és a mesterséges intelligencia támogatni tudja ezeket a törekvéseket. Ezek segítségével tehermentesíthetők az oktatók, az adminisztráció pedig felgyorsulhat. Az oktatás minden szintjén fontos lépés a digitalizáció: az általános iskolától egészen a felnőttképzésig.

Milyen kihívásokat jelent a digitális átállás?

A legnagyobb kihívást a digitálisan szakképzetlen munkaerő és a rugalmatlan szervezeti hozzáállás jelenti. A digitális készségekkel rendelkező munkavállalók felkutatása komoly kihívást jelent a cégeknek, ráadásul ha teljesen nulláról kell őket képezni, az költségben és időben is többet jelent.

Egyre többen ébrednek rá, hogy a régi módszerek már nem működnek, innovációra van szükség. A Covid-járvány alatt sokan tértek át otthoni munkavégzésre, amely elősegítette a digitális megoldások beépítését is. A távmunka megszervezése egyelőre nem megoldott minden területen, azonban a jövő több mint valószínű, hogy irodamentes munkát fog hozni az életünkbe.

Keressen minket bizalommal, ha velünk indítaná el a digitalizációs folyamatot az elektronikus aláírás megvásárlásával!

A digitalizáció a 21. században már elvárás a vállalkozások, cégek esetében. Rengeteg előnye van, ha egy szervezet meg tudja valósítani a digitális irodát, azonban még mindig sokan ragaszkodnak a régi, megszokott, papír alapú munkavégzéshez, ügyintézéshez.

Hogyan érdemes digitalizálni egy ügymenetet? Mitől tud megvalósulni a digitalizáció egy vállalatnál? Az alábbi bejegyzésben ennek járunk utána!

Mit jelent a digitalizáció?

Nagyon leegyszerűsítve a papírmentességet jelenti, de nem csupán ennyiből tevődik össze. A digitális folyamatok során az analóg anyagokat (pl. papír alapú dokumentumok) digitalizáljuk, tehát valamilyen elektronikus felületre, szoftverre ültetjük át.

Fontos célja ennek a változásnak, hogy a kézzel fogható írásos anyagoktól lehetőség szerint megszabaduljunk, és digitálisan használjuk őket tovább. Ennek több előnye is van a szervezetre tekintve:

• fenntartható megoldás: jót teszünk vele a környezetünknek, nincs többé papírpazarlás,
• felgyorsul az ügyintézés,
• egyszerűsödnek a folyamatok,
• költséghatékony, mivel nem kell feleslegesen papírra és egyéb irodaszerekre költeni,
• az adatok tárolása biztonságosabbá válik,
• az anyagok szinte bárhol elérhetők, hozzáférhetők.

Versenyképesség növelése

A digitalizációval a szervezetek saját versenyképességüket is növelik. A folyamatosan gyorsuló világban több előnyhöz jut az a cég, aki azonnal képes reagálni a változásokra, és meg is valósítja azokat rövid határidőn belül.

A potenciális megrendelők azzal a vállalattal szerződnek szívesebben, amely gyorsan, költséghatékonyan, fenntarthatóan dolgozik, és bárhonnan elérhető szolgáltatásokat nyújt.
Az ügyfelek igényeihez való alkalmazkodás és a digitalizációs folyamatok nem elválaszthatók egymástól: az online világ térhódításával egyre kevesebben igénylik a személyes találkozást, így a kapcsolattartás az ügyfélszolgálatokkal is jellemzően online működik.

E-aláírás mint a digitalizáció egyik formája

Az aláírások digitalizációja a következő lépés, amely már egyetlen cég életéből sem maradhat ki, ha meg szeretné tartani versenyképességét. Az elektronikus aláírás gyakorlatilag minden területen egyszerűsíti a folyamatokat: logisztika, beszerzés, HR, könyvelés – hogy csak néhányat említsünk.

Lassítja és meg is akaszthatja a folyamatokat a kézi aláírásra várakozás, míg az elektronikus aláírással minden ügy gördülékenyebben intézhető.
Egyetlen kattintással akár több dokumentum aláírása és szétküldése is lehetséges, ami jelentős időt és költséget szabadít fel.

A FlintSign-nál lehetőség van csoportos digitális aláírást is használni, amely nagyon hasznos funkció abban az esetben, ha több aláírásra van szükség. Az úgynevezett Workflownak köszönhetően az aláírók könnyedén követhetik, ki írta már alá a dokumentumot, és kié hiányzik. A dokumentumokat jelszóval védhetjük, így illetéktelenek nem férnek hozzá.

A digitális aláírás minden esetben egyedi aláírásképet jelent. A FlintSign elektronikus aláírása ráadásul az asztali számítógép mellett android és iOS-készülékeken is elérhető.

Hogyan tudja egy vállalkozás digitalizálni a folyamatait?

A legegyszerűbben a felhő alapú szolgáltatások igénybevételével. Számos cég kínál költséghatékony, mégis nagyszerű felhő alapú rendszereket, melyek a dokumentumok kezelésétől, tárolásától kezdve egészen az online meetingekig számos lehetőséget kínálnak.

A FlintSign minősített elektronikus aláírásával gyorsan és egyszerűen intézhetők el a hivatalos ügyek, nem kell többé a papírokkal bajlódni. Biztonságos módja a dokumentumok hitelesítésének, mely az Európai Unió területén az eIDAS rendeletnek köszönhetően bárhol használható.