Az elektronikus aláírás szerepe a HR digitalizáció területén

A HR digitalizáció évszázadunk egyik jelentős kihívása, mely minden szervezet életében, ahol még nem történt meg, hamarosan meg fog jelenni. A piaci elérés és versenyképesség egyik mutatója a digitalizációs megoldások és technológiai módszerek bevezetése, ugyanis ma már ezek adják egy cég értékének alapjait. De milyen formában valósulhat ez meg vállalaton belül? És milyen szerepe van ebben az elektronikus aláírásnak?

hr digitalizáció és elektronikus aláírás

Mit jelent a HR digitalizáció?

A HR digitalizáció olyan folyamatokat és megoldásokat jelent, melyek a HR területének digitalizációjához járulnak hozzá. Ide tartoznak a különböző felhő alapú szoftverek, technológiák alkalmazása, illetve a digitális aláírás is.

A digitalizációs folyamatok fontos szerepet töltenek be a KKV-k életében, hisz az egyes munkaterületekbe, feladatokba integrálva gyorsabbá és hatékonyabbá teszik a munkavégzést, növelik a cég versenyképességét. Hosszú távon még a fluktuáció csökkentésében is szerepet játszanak.

Miért fontos lépés a HR digitalizáció?

Könnyebb adminisztráció

Az adminisztráció a humán erőforrás területén rengeteg időt és költséget elvisz. A dokumentumokat nyomtatni, tárolni kell, és az aláírásokkal is értékes időt veszítünk. A digitális megoldásokkal az adminisztráció átláthatóbbá válik, az adatok egyszerűen hozzáférhetőek, emellett nem kell a nyomtatással bajlódni. Az elektronikus aláírás pedig nagyszerű módja a HR-es anyagok digitalizációjának.

Automatizáció

A folyamatok automatizációja sok terhet levesz a HR-es szakemberek válláról. Ennek köszönhetően nem kell minden egyes munkafolyamatban aktívan benne lenni, elég csupán követni azokat.

Rugalmasság

Az utóbbi években az otthoni munkavégzés vagy távmunka egyre nagyobb teret nyert, ami a cégek hozzáállásának változását is elhozta. A digitalizáció nagyobb rugalmasságot biztosít mind a vezetőknek, mind pedig a munkatársaknak, hisz a munkavégzés így nem helyhez kötött. A HR-folyamatok is könnyebben működhetnek, mert akár toborzásról, akár egy új munkavállaló felvételéről van szó, minden elvégezhető az online térben.

Hogyan jelenik meg ebben a HR digitalizáció folyamatában az elektronikus aláírás?

Bár a digitális aláírás a digitalizációs folyamat egyik alapköve, mégis az a tapasztalat, hogy a kis- és középvállalkozások elenyésző száma alkalmazza. Pedig az e-aláírás nem csupán a biztonság és a hitelesség miatt jelentős lépés: időt és költséget takaríthatunk meg a használatával.

Magyarországon jelenleg három típusú elektronikus aláírást különböztetünk meg:

A legmagasabb biztonsági szintű e-aláírás a minősített elektronikus aláírás, melyet cégünk is forgalmaz. Jogilag egyenértékű a kézi aláírással, és az Európai Unió eIDAS-rendeletének megfelelően az EU teljes területén érvényes.

hr digitalizáció a vállalatok életében

Mit írhatunk alá elektronikusan HR területen?

Gyakorlatilag bármit, de mutatunk néhány jellemző dokumentípust:

A minősített elektronikus aláírás jelentősége

Jogi és adatvédelmi szempontból mindenképp a legmagasabb biztonsági fokozattal rendelkező digitális aláírást javasoljuk, ugyanis ez biztosítja a legmagasabb szintű hitelességet. Nem véletlenül ez az, amelyet EU-s szinten is szabályoznak és fogadnak el akár bizonyító erejűként is.

A minősített e-aláírások államilag is ellenőrzött személyazonosításon alapulnak, amelynek segítségével az aláírt dokumentumok hitelessége és az aláíró személye visszakövethető, ellenőrizhető.

E mögött a típus mögött minden esetben áll egy EU-s szinten is elfogadott bizalmi szolgáltató, amely a hitelesítésért felel. A FlintSign esetében ez az InfoCert S.p.A. Bizalmi szolgáltatókkal a háttérben a dokumentumok aláírása legtöbbször még a kézi verziónál is nagyobb biztonságban marad.

Mi a baj a nem minősített e-aláírással?

Számos olyan másodlagos szolgáltatóval találkozhatunk a piacon, akik szintén kínálnak digitális aláírást, azonban nem minősített formában (pl. DocuSign, Adobe e-Sign, eszerzodes.hu). Ez azért problémás, mert ez esetben nem ellenőrizhető az aláíró személye, és az Európai Unió szabályainak sem felelnek meg (még akkor sem, ha a hazai szabályozás szerint hivatalos aláírásnak minősülnek). Emellett egy bírósági ügyben például nem is használhatók fel bizonyítékként, ugyanis könnyen hamisíthatók, illetve jogszabályi kötelezettsége nincs ezeknek a szolgáltatóknak bizonyítékok bemutatására vitás helyzetben.

Ezek az iratok tehát nem rendelkeznek joghatással, és érvénytelennek minősülnek.

Félreértések és tévhitek a digitális aláírással kapcsolatban

Sajnos rengeteg tévhit kering a cégvezetők között a digitális aláírással kapcsolatban. Továbbra is sokan ragaszkodnak a hagyományos, papíralapú aláíráshoz, mert azt gondolják, csak ez számít hivatalosnak. Ezentúl még mindig tartja magát az az elképzelés, hogy az elektronikus aláírás megvásárlása drága, bevezetése pedig bonyolult, és sok időt elvesz.

Valójában a digitális aláírás bevezetése sokkal egyszerűbb és költséghatékonyabb folyamat, mint papírokat nyomtatni és számtalan oldalt kézzel aláírni. A FlintSignnál csupán pár kattintással ingyenesen lehet regisztrálni, utána pedig nagyon rövid időn belül megtörténik a videóazonosítás is. Ezután nincs más hátra, mint az aláírást használni.

Cégünk kínálatában az e-aláírás akár csoportos formában is igénybe vehető, így az aláírás folyamatát rendkívül jól lehet ezzel a módszerrel automatizálni. Az aláírók értesítést kapnak arról, ha ők következnek a sorban, és pár kattintással gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközről elvégezhető a hitelesítés.

Integráció a belső rendszerekbe

A FlintSign minősített elektronikus aláírását már meglévő rendszerekbe is tökéletesen lehet integrálni. Ezáltal lehetővé teszi az automatizált aláírási folyamatokat, csökkenti az adminisztrációs terheket, és egyszerűbbé válik a dokumentumok követése.

A digitalizáció során többféle rendszerbe is integrálható a e-aláírás:

Az elektronikus aláírás hatékony alkalmazása a digitalizáció során

Ahhoz, hogy a digitalizáció maradéktalanul végbemehessen egy cég vagy vállalkozás működésében, fontos, hogy a vezetők bizalmat szavazzanak a digitális megoldások, így az elektronikus aláírás irányába is. Számos félreértés tisztázható, ha igénybe vesszük egy jogi szakember segítségét, aki minden felmerülő kérdésünkre szakmailag és jogilag megalapozott választ ad.

A biztonságosabb és hatékonyabb működésért, dokumentumkezelésért előbb-utóbb minden szervezetnek be kell vezetnie a digitális aláírást, ha nem szeretne jelentős versenyelőnyt veszíteni a piacon. Megfelelő tájékoztatás és tapasztalatszerzés mellett a cégeknek csak előnyére válnak a hatékony digitális módszerek, ezért érdemes mielőbb elkezdeni a bevezetést megtervezni.

A FlintSign elektronikus aláírás szolgáltatása minden cég számára kiváló megoldásokat nyújt, ráadásul most rendkívül kedvezményes áron megvásárolható, ami után 3 évig korlátlanul használható. Munkatársai, partnerei számára is kiváló lehetőség az automatizálások bevezetéséhez és a vállalkozás fejlesztéséhez!

Elektronikus aláírás készítése: miért előnyösebb a kézi aláírásnál

Bizonyára ismerős a jelenet, amikor órákat, esetleg napokat kell várni egy aláírásra. Egyetlen dokumentum, és mégsem tudsz haladni a munkával, mert várakoznod kell. Nem kell azonban, hogy továbbra is rémálmokat okozzon az esetleges határidőn túli feladatvégzés! Az elektronikus aláírás készítése ugyanis megoldja ezt a problémát! Az alábbi blogbejegyzésben bemutatjuk, milyen különbség van a digitális és kézi aláírás folyamata között, és hogy előbbi miért előnyösebb.

elektronikus aláírás készítése

Kézi vagy elektronikus aláírás készítése?

Az elektronikus aláírás készítése gyakorlatilag minden szempontból sokkal előnyösebb a kézi, "oldschool" megoldásnál. Manapság a digitális átállás minden szervezetet és magánszemélyt érint, melynek egyik eleme a digitális aláírás. Ez egy olyan technológiai eszköz, mely nemcsak kiváltja a papíralapú folyamatokat, hanem rendkívül biztonságossá is teszi. Ugyanis a mögöttes technológiának köszönhetően a generált aláírás alapján az aláíró személye egyértelműen azonosítható, a dokumentum hitelesítése pedig visszaellenőrizhető. Emellett a minősített digitális aláírás (melyet a FlintSign is kínál) nemcsak Magyarországon, hanem a teljes Európai Unió területén érvényes.

De lássuk, milyen egyéb gyakorlati szempontokat figyelembe véve érdemes még az elektronikus aláírás mellett dönteni - különös tekintettel a szerződésekre!

Gyorsaság

Gyorsaság szempontjából kétségkívül az e-aláírás a nyertes. Elég csupán egyetlen ember, aki kezeli a dokumentumot, intézi a tárolását, aláírását, emellett maga az aláírás sem vesz el sok időt. Idegőrlő várakozni a másik félre (vagy felekre), mire aláírja és visszajuttatja a dokumentumot, azonban a digitális megoldásokkal nem telik órákba és napokba: pár perc, a dokumentum pedig már kész is.

Ha nem cégen belül várjuk az aláírást, akkor a kézi megoldás még lassabb. Gondolj bele, mennyi időbe telik, míg visszaérkezik a nyomtatott dokumentum! A postára adás körülbelül egy nap, ha beleszámítjuk a borítékolást és az utat a postáig. Még gyorsított feladás esetén is legalább 2 napba telik, mire a dokumentumot a címzett kézbe veheti. Ott történik egy érkeztetés, mely általában szintén egy nap, majd az aláírás után újra minimum 2 napot várni kell, hogy az anyag visszaérjen hozzánk, amelyet nekünk is érkeztetni kell.

Nem nehéz kiszámolni, hogy mennyi időt takaríthatunk meg az elektronikus aláírás használatával. Szerződések esetén, amelyeknél ráadásul kiemelten fontos, hogy időben kész legyenek, sokkal előnyösebb, ha eleve digitálisan állítjuk elő mind a dokumentumot, mind pedig az aláírást.

Biztonság és helytakarékosság

Veled is megtörtént már, hogy elveszett a postára feladott leveled? A digitalizált anyagok esetén ilyen nem fordulhat elő! A digitális szerződések tárolása sokkal nagyobb biztonságban történhet a felhőalapú rendszerekben, ugyanis ha a gép elromlik, az anyaghoz bárhonnan hozzáférhetsz. A papíralapú dokumentumok tárolása sokkal több erőforrást is igényel, hisz megfelelő tárolóhelyiségre és környezeti viszonyokra van szükség ahhoz, hogy a papír ne sérüljön idővel. Ráadásul még a helyet is foglalja.

A digitális szerződések fizikailag nem foglalnak helyet, és ráadásul nem igényelnek túl nagy tárhelyet sem. Bármikor biztonsággal módosíthatók, ha szükséges, és könnyedén elérhetők. Biztonsági másolatokat készítve pedig egyáltalán nem kell tartani attól, hogy az anyag eltűnik, hisz előhívható, visszakereshető más felületről.

Elektronikus aláírással ellátva a dokumentum megosztható bárkivel, míg a kézi aláírás esetén a dokumentum nem többszörözhető, hisz a másolat már nem számít eredetinek, aláírás nélkül pedig a példányok nem hivatalosak.

Fenntarthatóság és környezetvédelem

Az egészséges és fenntartható jövő szempontjából a digitális átállás és az ehhez kapcsolódó folyamatok rendkívüli fontossággal bírnak. A papírmentes iroda már nem csak egy idea, hanem egyre több helyen megvalósul. Ahhoz, hogy óvjuk környezetünket, fontos, hogy a munkavégzésünket is a fenntarthatósági irányelvekhez alakítsuk. Ennek egyik lépése a papír kiváltása elektronikus dokumentumokkal, melyek használatához nem szükséges fákat kivágni. Továbbá a szén-dioxid kibocsájtása is csökkenthető általuk, hiszen nincs szükség arra, hogy egyik helyről a másikra szállítsák a dokumentumokat (pl. postai úton).

Hamisítás elleni védelem

Míg a kézi aláírást viszonylag egyszerűen lehet hamisítani, addig a digitális aláírás olyan kriptográfiai megoldással készül, amely egyértelműen azonosítja az aláírót. Tehát hamisításra alig van lehetőség. A minősített elektronikus aláírás magas szintű védelmet jelent, melynek biztonságosságát a FlintSign bizalmi szolgáltatója, az InfoCert S.p.A garantálja.

Költséghatékonyság

Papír és nyomtatás

Az elektronikus aláírással és dokumentumokkal rengeteg költség takarítható meg egy cégen belül. Ha csak az irodai költségeket nézzük (nyomtatás, papír), már sokkal kevesebbet kell rá költeni. Az átlagos nyomtatási költsége egy vállalkozásnak 6 Ft/lap (3 Ft/lap a papír és a festék). Egy átlagos szerződés körülbelül 3 oldal, amelyet legalább 2 példányban szükséges nyomtatni. Így egyetlen papíralapú dokumentum előállításának költsége 36 Ft, és ilyen dokumentumból naponta rengeteg készülhet. Míg a digitális dokumentumok esetében mindez egyáltalán nem jelenik meg.

Posta

Egy dokumentum előállítása postai költségekkel is jár. Ha nem ajánlottan történik a feladás, akkor valamivel olcsóbb, de ajánlott küldemény esetén körülbelül 750 Ft-tal kell számolni. Márpedig a legtöbben ezt választják, hogy az anyagok minél előbb megérkezzenek. Ehhez jön még a boríték díja. Látható, hogy a digitális dokumentumokhoz képest mennyivel magasabb a költsége a nyomtatott és kézzel aláírt anyagoknak, hisz előbbieket nem kell sem nyomtatni, sem pedig postára adni.

Kézi vagy elektronikus aláízás készítése

Humán erőforrás

A dokumentumok postázása, érkeztetése általában külön emberre hárul, míg az előállításuk egy másikra. Azonban a humán erőforrásokat is sokkal optimálisabban, ezáltal költséghatékonyabban lehet szervezni, ha egy folyamatot egyetlen ember visz végig. Az elektronikus dokumentumok ugyanazon személy kezében maradhatnak, hisz mindent egy helyben tud elvégezni. Aláírásra elég elektronikusan továbbítani vagy megosztani egy szerződést, amelyet utána rögtön továbbküldhet.

Előállítás, tárolás, HR

Egy papíralapú dokumentum elkészítése tehát összességében 800 Ft-ot jelent egy cégnek, ezen felül pedig még számolni kell a tárolással (megfelelő hely kialakítása és őrzése), a dokumentum keresésével és a munkatárs(ak) bérével, akik ezt a feladatok végzik (ami több ezer forintot is jelenthet). Ehhez képest a FlintSign minősített elektronikus aláírása csupán 50.000 Ft-ba kerül, amely 3 évig biztosítja az aláírást és az időbélyegzőt, mellé pedig teljes dokumentumtárat is biztosítunk. Használata gyors és egyszerű, és a szükséges feladatokat nem kell többfelé osztani, így jelentős humán erőforrás kapacitás szabadulhat fel.

A FlintSign e-aláírásával idő és költség is csökkenthető

A FlintSignnál most rendkívül kedvező áron és feltételekkel ajánlunk e-aláírást, amellyel akár csoportos aláírások is intézhetők. A regisztráció teljesen ingyenes, vásárlás után pedig az aláírás aktiválása pillanatokon belül megtörténik. Minősített elektronikus aláírásunk bárhonnan elérhető, így egy külföldi tartózkodás sem jelent akadályt. Időt és pénzt spórolhatsz, ha emellett döntesz! Nem érdemes tovább várni a papírmentes irodával - a digitális átállás már történik.