Bevezetés: Az első lépés a digitális transzformáció útján ✍️

A modern vállalati működés alapja a gyors és hatékony információáramlás. A papír alapú dokumentumok tárolása és kezelése azonban lassú, költséges és helyigényes. A megoldást a hiteles elektronikus másolatok készítése jelenti, amelyek jogilag egyenértékűek az eredeti, papír alapú iratokkal(*). Ebben a részben bemutatjuk, hogyan hozható létre egy ilyen teljes bizonyító erejű digitális dokumentum(**) a hatályos magyar jogszabályoknak megfelelően.

A jogi háttér: Mi tesz egy másolatot hitelessé?

Egy egyszerű szkennelés jogilag nem több egy fénymásolatnál. Ahhoz, hogy egy digitális másolat bizonyító erővel bírjon, a létrehozásának szigorú szabályoknak kell megfelelnie. Magyarországon ezt a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes kérdéseiről szóló 2023. évi CIII. törvény (Dáptv.), valamint annak végrehajtási rendelete (Dáptv. Vhr.) szabályozza.

A törvény szerint egy digitális másolat akkor tekinthető hitelesnek, ha a „másolatkészítő” az előírt lépések szerint jár el, garantálva a dokumentum hitelességét (ki készítette) és sértetlenségét (nem változott meg).

A hiteles másolatkészítés folyamata lépésről lépésre

A Dáptv. Vhr. 70. § értelmében a másolatkészítőnek a következő feladatokat kell elvégeznie.

• 1. lépés: Az elektronikus másolat elkészítése és ellenőrzése: A papír alapú dokumentum szkennelése, majd a képi vagy tartalmi megfelelés ellenőrzése.
• 2. lépés: A felelősségvállalás – Záradék és metaadatok: A „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” hitelesítési záradék és egyéb metaadatok elhelyezése.
• 3. lépés: A digitális “pecsét” – Aláírás és időbélyegző: A másolat ellátása minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással/bélyegzővel és elektronikus időbélyegzővel.
• 4. lépés: Hitelesítés menetét a honlapon publikusan megjeleníteni.

Emberi vs. automatizált hitelesítés: Ki a „másolatkészítő”?

A „másolatkészítő” személye vagy rendszere a folyamat jellegétől függ. A jogi felelősség minden esetben a szervezetet terheli, de a végrehajtás módja eltérő lehet.

• Manuális hitelesítés (egy személy végzi): Alacsonyabb dokumentumszám esetén (pl. fontos szerződések, jegyzőkönyvek) a folyamatot egy kijelölt, megbízott munkatárs végzi. Ebben az esetben ő használja a saját, névre szóló minősített elektronikus aláírását a hitelesítéshez. Ő az, aki személyesen ellenőrzi a szkennelt kép és az eredeti papír egyezőségét, és az aláírásával jogi felelősséget vállal a záradékban tett nyilatkozatért.
• Automatizált hitelesítés (szoftver végzi): Nagy mennyiségű, rutinszerű dokumentum (pl. bejövő számlák, szállítólevelek) feldolgozásakor a folyamat automatizálható. Ekkor egy szoftveres megoldás (pl. egy dokumentumkezelő rendszerbe integrált FlintSign modul) végzi a hitelesítést. Ilyenkor a rendszer nem egy személy aláírását, hanem a szervezet minősített elektronikus bélyegzőjét használja. Bár a folyamat emberi beavatkozás nélkül zajlik, a rendszer beállításáért és a kimenő dokumentumok minőségéért továbbra is a cég felel.

Mikor kell publikálni a szabályzatot?

A Dáptv. előírja egy ún. másolatkészítési szabályzat létrehozását, amely a hitelesítési folyamat műszaki és eljárási részleteit tartalmazza. Felmerül a kérdés, hogy ezt mikor kell nyilvánosságra hozni, például a cég honlapján: MINDIG, ezt nem lehet megspórolni!

Hivatkozás: „A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazó másolatkészítési szabályzattal. A másolatkészítő a másolatkészítési szabályzatot nyilvánosan, elektronikus úton közzéteszi.” 71. §

A hiteles elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválása

Bevezetés: A digitális megőrzés kihívása ⏳

Létrehoztunk egy hiteles elektronikus másolatot, amely a keletkezésekor tökéletesen érvényes. De hogyan biztosítható, hogy ez 5, 10 vagy akár 50 év múlva is az maradjon? A digitális világ folyamatosan változik, ezért a hosszú távú megőrzés egy aktív, menedzselt folyamatot igényel.

A probléma: A tanúsítványok lejárata és annak okai

A tanúsítványok lejárata nem hiba, hanem a digitális bizalmi rendszer elengedhetetlen biztonsági funkciója. A lejárat fő okai a kriptográfiai eljárások elavulása elleni védelem, az ellopott kulcsokkal való visszaélés kockázatának csökkentése, valamint a tanúsítványtulajdonosok adatainak naprakészen tartása. Mivel minden hitelesítő elem egy ilyen lejárattal rendelkező tanúsítványon alapul, a dokumentumok jogi érvényességét rendszeresen meg kell újítani felülhitelesítéssel (újraidőbélyegzéssel).

Az automatizált archiválás folyamata a FlintSign Dokumentumtárral

A FlintSign Dokumentumtár ezt a terhet veszi le a felhasználók válláról egy intelligens, automatizált folyamattal.

• Folyamatos és szolgáltatófüggetlen ellenőrzés: A dokumentumtár folyamatosan monitorozza a feltöltött dokumentumokon lévő időbélyegek és tanúsítványok lejárati idejét, függetlenül attól, hogy melyik szolgáltató bocsátotta ki azokat.
• Automatikus felülhitelesítés (Meghosszabbítás): Megfelelő előfizetés esetén, amikor a rendszer lejáratot érzékel, automatikusan elindítja a felülhitelesítési folyamatot egy friss, minősített időbélyegzővel.
• Technológiai megújítás: A FlintSign mindig az aktuálisan legbiztonságosabb titkosítási algoritmusokat alkalmazza, garantálva a dokumentum jövőállóságát.

Összegzés: A papírmentes iroda nem álom, hanem stratégia

A papír alapú dokumentumok hiteles digitalizálása és hosszú távú archiválása ma már nem egy bonyolult technikai kihívás, hanem egy minden szervezet számára elérhető, törvényileg szabályozott folyamat. Ahogy láthattuk, a Dáptv. pontos kereteket ad a hiteles másolat létrehozásához, amelyhez elengedhetetlen a hitelesítési záradék, a minősített elektronikus aláírás vagy bélyegző és az időbélyegző együttes használata.

A folyamat első lépése a jogilag teljes bizonyító erejű digitális dokumentum megalkotása, amely történhet manuálisan vagy automatizáltan is. A második, és legalább ennyire fontos feladat a létrehozott digitális érték hosszú távú megőrzése. A tanúsítványok lejárata miatti kockázatokat a modern, automatizált archiválási rendszerek, mint amilyen a FlintSign Dokumentumtár, hatékonyan kezelik, biztosítva a dokumentumok jogi érvényességét akár évtizedekig.

A digitális átállás tehát nem csupán helyet és pénzt takarít meg, hanem növeli a vállalati folyamatok hatékonyságát, biztonságát és átláthatóságát. A megfelelő technológia alkalmazásával a papír alapú iratok adminisztrációja a múlté lehet, átadva a helyét egy gyorsabb, biztonságosabb és versenyképesebb digitális működésnek.

Lábjegyzet: 

*Ez közokiratra csak akkor igaz, ha a közokirat kiállítója készít róla hiteles másolatot.

** Ez csak akkor igaz, ha a papír alapú okirat is teljes bizonyító erejű magánokirat volt.