Elektronikus aláírás készítése: miért előnyösebb a kézi aláírásnál

Bizonyára ismerős a jelenet, amikor órákat, esetleg napokat kell várni egy aláírásra. Egyetlen dokumentum, és mégsem tudsz haladni a munkával, mert várakoznod kell. Nem kell azonban, hogy továbbra is rémálmokat okozzon az esetleges határidőn túli feladatvégzés! Az elektronikus aláírás készítése ugyanis megoldja ezt a problémát! Az alábbi blogbejegyzésben bemutatjuk, milyen különbség van a digitális és kézi aláírás folyamata között, és hogy előbbi miért előnyösebb.

elektronikus aláírás készítése

Kézi vagy elektronikus aláírás készítése?

Az elektronikus aláírás készítése gyakorlatilag minden szempontból sokkal előnyösebb a kézi, "oldschool" megoldásnál. Manapság a digitális átállás minden szervezetet és magánszemélyt érint, melynek egyik eleme a digitális aláírás. Ez egy olyan technológiai eszköz, mely nemcsak kiváltja a papíralapú folyamatokat, hanem rendkívül biztonságossá is teszi. Ugyanis a mögöttes technológiának köszönhetően a generált aláírás alapján az aláíró személye egyértelműen azonosítható, a dokumentum hitelesítése pedig visszaellenőrizhető. Emellett a minősített digitális aláírás (melyet a FlintSign is kínál) nemcsak Magyarországon, hanem a teljes Európai Unió területén érvényes.

De lássuk, milyen egyéb gyakorlati szempontokat figyelembe véve érdemes még az elektronikus aláírás mellett dönteni - különös tekintettel a szerződésekre!

Gyorsaság

Gyorsaság szempontjából kétségkívül az e-aláírás a nyertes. Elég csupán egyetlen ember, aki kezeli a dokumentumot, intézi a tárolását, aláírását, emellett maga az aláírás sem vesz el sok időt. Idegőrlő várakozni a másik félre (vagy felekre), mire aláírja és visszajuttatja a dokumentumot, azonban a digitális megoldásokkal nem telik órákba és napokba: pár perc, a dokumentum pedig már kész is.

Ha nem cégen belül várjuk az aláírást, akkor a kézi megoldás még lassabb. Gondolj bele, mennyi időbe telik, míg visszaérkezik a nyomtatott dokumentum! A postára adás körülbelül egy nap, ha beleszámítjuk a borítékolást és az utat a postáig. Még gyorsított feladás esetén is legalább 2 napba telik, mire a dokumentumot a címzett kézbe veheti. Ott történik egy érkeztetés, mely általában szintén egy nap, majd az aláírás után újra minimum 2 napot várni kell, hogy az anyag visszaérjen hozzánk, amelyet nekünk is érkeztetni kell.

Nem nehéz kiszámolni, hogy mennyi időt takaríthatunk meg az elektronikus aláírás használatával. Szerződések esetén, amelyeknél ráadásul kiemelten fontos, hogy időben kész legyenek, sokkal előnyösebb, ha eleve digitálisan állítjuk elő mind a dokumentumot, mind pedig az aláírást.

Biztonság és helytakarékosság

Veled is megtörtént már, hogy elveszett a postára feladott leveled? A digitalizált anyagok esetén ilyen nem fordulhat elő! A digitális szerződések tárolása sokkal nagyobb biztonságban történhet a felhőalapú rendszerekben, ugyanis ha a gép elromlik, az anyaghoz bárhonnan hozzáférhetsz. A papíralapú dokumentumok tárolása sokkal több erőforrást is igényel, hisz megfelelő tárolóhelyiségre és környezeti viszonyokra van szükség ahhoz, hogy a papír ne sérüljön idővel. Ráadásul még a helyet is foglalja.

A digitális szerződések fizikailag nem foglalnak helyet, és ráadásul nem igényelnek túl nagy tárhelyet sem. Bármikor biztonsággal módosíthatók, ha szükséges, és könnyedén elérhetők. Biztonsági másolatokat készítve pedig egyáltalán nem kell tartani attól, hogy az anyag eltűnik, hisz előhívható, visszakereshető más felületről.

Elektronikus aláírással ellátva a dokumentum megosztható bárkivel, míg a kézi aláírás esetén a dokumentum nem többszörözhető, hisz a másolat már nem számít eredetinek, aláírás nélkül pedig a példányok nem hivatalosak.

Fenntarthatóság és környezetvédelem

Az egészséges és fenntartható jövő szempontjából a digitális átállás és az ehhez kapcsolódó folyamatok rendkívüli fontossággal bírnak. A papírmentes iroda már nem csak egy idea, hanem egyre több helyen megvalósul. Ahhoz, hogy óvjuk környezetünket, fontos, hogy a munkavégzésünket is a fenntarthatósági irányelvekhez alakítsuk. Ennek egyik lépése a papír kiváltása elektronikus dokumentumokkal, melyek használatához nem szükséges fákat kivágni. Továbbá a szén-dioxid kibocsájtása is csökkenthető általuk, hiszen nincs szükség arra, hogy egyik helyről a másikra szállítsák a dokumentumokat (pl. postai úton).

Hamisítás elleni védelem

Míg a kézi aláírást viszonylag egyszerűen lehet hamisítani, addig a digitális aláírás olyan kriptográfiai megoldással készül, amely egyértelműen azonosítja az aláírót. Tehát hamisításra alig van lehetőség. A minősített elektronikus aláírás magas szintű védelmet jelent, melynek biztonságosságát a FlintSign bizalmi szolgáltatója, az InfoCert S.p.A garantálja.

Költséghatékonyság

Papír és nyomtatás

Az elektronikus aláírással és dokumentumokkal rengeteg költség takarítható meg egy cégen belül. Ha csak az irodai költségeket nézzük (nyomtatás, papír), már sokkal kevesebbet kell rá költeni. Az átlagos nyomtatási költsége egy vállalkozásnak 6 Ft/lap (3 Ft/lap a papír és a festék). Egy átlagos szerződés körülbelül 3 oldal, amelyet legalább 2 példányban szükséges nyomtatni. Így egyetlen papíralapú dokumentum előállításának költsége 36 Ft, és ilyen dokumentumból naponta rengeteg készülhet. Míg a digitális dokumentumok esetében mindez egyáltalán nem jelenik meg.

Posta

Egy dokumentum előállítása postai költségekkel is jár. Ha nem ajánlottan történik a feladás, akkor valamivel olcsóbb, de ajánlott küldemény esetén körülbelül 750 Ft-tal kell számolni. Márpedig a legtöbben ezt választják, hogy az anyagok minél előbb megérkezzenek. Ehhez jön még a boríték díja. Látható, hogy a digitális dokumentumokhoz képest mennyivel magasabb a költsége a nyomtatott és kézzel aláírt anyagoknak, hisz előbbieket nem kell sem nyomtatni, sem pedig postára adni.

Kézi vagy elektronikus aláízás készítése

Humán erőforrás

A dokumentumok postázása, érkeztetése általában külön emberre hárul, míg az előállításuk egy másikra. Azonban a humán erőforrásokat is sokkal optimálisabban, ezáltal költséghatékonyabban lehet szervezni, ha egy folyamatot egyetlen ember visz végig. Az elektronikus dokumentumok ugyanazon személy kezében maradhatnak, hisz mindent egy helyben tud elvégezni. Aláírásra elég elektronikusan továbbítani vagy megosztani egy szerződést, amelyet utána rögtön továbbküldhet.

Előállítás, tárolás, HR

Egy papíralapú dokumentum elkészítése tehát összességében 800 Ft-ot jelent egy cégnek, ezen felül pedig még számolni kell a tárolással (megfelelő hely kialakítása és őrzése), a dokumentum keresésével és a munkatárs(ak) bérével, akik ezt a feladatok végzik (ami több ezer forintot is jelenthet). Ehhez képest a FlintSign minősített elektronikus aláírása csupán 50.000 Ft-ba kerül, amely 3 évig biztosítja az aláírást és az időbélyegzőt, mellé pedig teljes dokumentumtárat is biztosítunk. Használata gyors és egyszerű, és a szükséges feladatokat nem kell többfelé osztani, így jelentős humán erőforrás kapacitás szabadulhat fel.

A FlintSign e-aláírásával idő és költség is csökkenthető

A FlintSignnál most rendkívül kedvező áron és feltételekkel ajánlunk e-aláírást, amellyel akár csoportos aláírások is intézhetők. A regisztráció teljesen ingyenes, vásárlás után pedig az aláírás aktiválása pillanatokon belül megtörténik. Minősített elektronikus aláírásunk bárhonnan elérhető, így egy külföldi tartózkodás sem jelent akadályt. Időt és pénzt spórolhatsz, ha emellett döntesz! Nem érdemes tovább várni a papírmentes irodával - a digitális átállás már történik.

Minősített elektronikus aláírás a magyar jogszabályi rendszerben

Számos amerikai vállalat kínál e-aláírást (pl. az Adobe e-Sign vagy a DocuSign). Ezek - bár elsőre jónak tűnnek - sajnos a magyarországi jogszabályi rendszerben nem állják meg a helyüket. Itthon a minősített elektronikus aláírás az egyetlen, amely egyenértékű a kézi aláírással az Európai Unió eIDAS rendelete alapján. Az alábbi bejegyzésben bemutatjuk, miért fontos a minősített e-aláírás a magyar jogszabályozást tekintve.

minősített elektronikus aláírás a FlintSign kínálatában

Mi az a minősített elektronikus aláírás?

Az eIDAS 3-féle elektronikus aláírást különböztet meg:

A FlintSign esetében a minősített e-aláírás bizalmi szolgáltatója az Európai Unióban is elismert InfoCert S. p. A. Az általunk kibocsátott elektronikus aláírás tehát a teljes EU területén biztonsággal alkalmazható. A minősített e-aláírás megvásárlásakor a rendelet előírásának megfelelően személyazonosítást végzünk, így biztosítva a biztonságot és a jogszabályoknak történő megfelelést. Ezt kollégáink nagyon gyorsan elvégzik egy videóhívás keretein belül.

Biztonsági szintek

Az eIDAS - az e-aláírások típusaihoz hasonlóan - 3 biztonsági szintet határoz meg:

Mindegyik biztonsági szint célja, hogy a lehetséges visszaéléseket a személyazonosságot illetően megelőzzék.

Mit mond a magyar jogrendszer?

A Magyar Polgári Törvénykönyv kimondja, hogy az elektronikus írásbeliségnek és az adott dokumentum rögzítésének alapvetően 3 feltételnek kell megfelelnie:

  1. a tartalom változatlanul visszaidézhető
  2. a dokumentumot aláíró személy azonosítható
  3. a dokumentum aláírásának időpontja azonosítható

Ezek alapján látható, hogy a minősített elektronikus aláírás, amely időbélyeget is tartalmaz, a magyar jogszabálynak maximálisan megfelel - sőt, csak ez felel meg. Az időbélyeg és a minősített e-aláírás bizonyító erővel bír, így hivatalos, illetve bírósági ügyekben ezt fogják ellenvetés nélkül elfogadni. Az egyszerű elektronikus aláírással ellátott dokumentumot a joggyakorló nem köteles befogadni, ezért különösen fontos, hogy dokumentumainkat milyen digitális aláírással látjuk el.

minősített elektronikus aláírás a magyar jogszabályban

Mi a baj az amerikai rendszerekkel?

Bár a DocuSign (vagy Adobe eSign vagy PandaDoc) egy nagyon népszerű szolgáltató, sajnos magyar viszonylatban nem használható megfelelően az általuk kibocsátott elektronikus aláírás. Több csomagból is lehet választani, azonban csupán egyetlenegy tartalmaz minősített e-aláírást. Az egyszerű aláíráshoz azonban csak egy e-mail-címes regisztrációt kérnek, amely nem biztonságos, hisz akár hamis címről is érkezhet, emellett a személyazonosítást sem történik meg. A cég olyan partnerszolgáltatóval hitelesít, amely csak Amerikán belül elfogadott, az EU-ban nem. Ezért a hatályos eIDAS rendeletnek például több ponton sem felel meg.

Problémát jelenthet az is, ha mi magunk rendelkezünk ugyan minősített elektronikus aláírással, de a partnerünk, ügyfelünk nem. Természetesen kötelezni senkit nem lehet ennek megvásárlására, azonban jó, ha tisztában vagyunk azzal, hogy ez esetben mi viseljük a kockázatot és a következményeket.

Nem érdemes tehát kikerülni a minősített elektronikus aláírás megvásárlását, főleg, ha cég képviseletében járunk el. Mi, a FlintSignnál most kedvező áron kínálunk minősített e-aláírást időbélyegzővel ellátva, mely a legmagasabb biztonságot nyújtja az ügyfelek számára. Digitális aláírásunk a teljes EU területén elfogadott, így bárhol könnyedén és egyszerűen használható. A regisztráció és a vásárlás csupán pár kattintás, utána pedig 3 évig korlátlan számban alkalmazható.

E-aláírás: minden, amit tudni érdemes róla

A digitalizáció, majd a COVID-járvány is hozta magával az e-aláírás lehetőségét, mellyel sokkal gyorsabbá és hatékonyabbá tehetjük a munkafolyamatokat. Az elektronikus aláírás ráadásul már többféle eszközről is elérhető, például mobiltelefonról is könnyedén szignózhatunk dokumentumokat, ha épp nem vagyunk gépközelben. De hogy mit érdemes még tudni az e-aláírásról, az alábbi bejegyzésben bemutatjuk.

E-aláírás a FlintSignnál

Mitől lesz egy aláírás e-aláírás?

A digitális aláírás pusztán abban különbözik a kézi aláírástól, hogy egy úgynevezett kriptográfiai eljárással készül. Ugyanolyan hatásköre van, és a jogszabályoknak teljesen megfelel. Az elektronikus aláírással bármilyen dokumentumot hitelesíthetünk, legyen az egy szerződés, egy bérjegyzék, egy számla vagy bármilyen más irat.

Az Európai Unióban az eIDAS rendelet szabályozza ezeket az aláírásokat. Minden elektronikus aláírás egyedi, és az aláíró azonosítására szolgál, emellett a teljes dokumentum tartalmának követésére is alkalmas, mivel látszik, ki írta alá, és mikor. Az elektronikus aláírással ellátott iratok magánokiratnak vagy hivatalos okiratnak minősülnek.

Milyen típusú digitális aláírásokkal találkozhatunk?

Egyszerű elektronikus aláírás

Ez a típusú elektronikus aláírás nem rendelkezik semmilyen joghatással, ellenben nincs hozzá szükség külön szoftverre.

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás

Ez a fajta aláírás jogilag egyenértékű a kézi aláírással, viszont nincs teljes bizonyító ereje. A fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok ezért egyszerű magánokiratnak tekinthetők. A dokumentum változásai ezzel a típussal is követhetők.

Minősített elektronikus aláírás

Ez a típus nyújtja a legmagasabb szintű biztonsági védelmet, és a használatával aláírt iratok teljes bizonyító erővel rendelkeznek, tehát ezek a dokumentumok teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősülnek. A minősített elektronikus aláírás során egy tanúsítvány is keletkezik, mellyel azonosítható az aláíró személye, illetve bizonyítható az aláírás hitelessége. A FlintSigntól a legmagasabb biztonságú, minősített elektronikus aláírás vásárolható meg, mely az Európai Unió teljes területén elfogadott, köszönhetően partnerünknek, az InfoCert S.p.A. vállalatnak.

Elektronikus aláírás alkalmazása

Milyen területeken alkalmazható?

Gyakorlatilag bármilyen területen használhatjuk az elektronikus aláírást.

Az elektronikus aláírással könnyíthetjük a munkánkat, az ügyintézést, és hatékonyabbá, gördülékenyebbé válik általa a munkavégzés. Nem elhanyagolható szempont, hogy költséghatékony is, hisz a minősített elektronikus aláíráshoz elég csupán egy szoftver, és máris a világon bárhonnan könnyen használhatjuk, akár telefonunkról is. Ez a mobilitás és a fenntarthatóság szempontjából is lényeges, mert nincs szükség többé arra, hogy papírokat nyomtassunk.

Kis-, közép- és nagyvállalatok számára is ideális választás az elektronikus aláírás, és a COVID óta egyre többen eszmélnek rá, mennyi energiát és pénzt takaríthatnak meg a használatával. Az adminisztratív, ügyviteli és pénzügyi folyamatok is automatizálhatóvá válnak, nem kell várni a papíralapú aláírásra. A sokoldalas dokumentumok szignózása is pár perc alatt megtörténik, ami különösen akkor jelentős, ha több ember aláírása is szükséges hozzá. A FlintSign elektronikus aláírásával csoportos szignózásra is van lehetőség, ezáltal cégen belül is sokrétűen alkalmazható.

E-dokumentum az elektronikus ügyintézésben

Egyre több munkafolyamat kerül át a digitális térbe, mely könnyíti és hatékonyabbá teszi az ügyek intézését nemcsak a munkavállalók, hanem az ügyfelek számára is. De milyen ügyeket tudunk intézni elektronikus úton? Mikor használható az e-dokumentum? Alábbi blogbejegyzésünkből kiderül.

E-dokumentum használata

Hol használható az e-dokumentum?

Hivatalos ügyintézés

Hivatalos ügyeink többségét már e-dokumentum használatával is intézhetjük. Az úgynevezett e-Papír szolgáltatással például a járási hivatalokkal, önkormányzatokkal és kormányhivatalokkal tarthatjuk a kapcsolatot, nem szükséges a személyes megjelenés. Az e-Papírral ráadásul különböző ügytípusokban küldhetünk hitelesített dokumentumokat, melyeket elektronikus aláírással is elláthatunk.

Egészségügy

Ma már lehetőségünk van arra is, hogy leleteinket digitális úton kezeljük, sőt az orvosok is a felhő alapú szolgáltatásokon keresztül kapják meg az eredményeket elektronikus formában. Így távolról is bárhonnan elérhetőek csupán egy kattintással.

Banki ügyintézés

Nincs már olyan bank, ahol ne lehetne online számlát nyitni, pénzügyeket intézni. E-dokumentumokkal gyorsabbá és egyszerűbbé válnak a banki ügyletek, legyen szó akár számlanyitásról, akár egy biztosítás megkötéséről, de még a hitelügyintézés egy része is intézhető elektronikusan.

Számlázás, pénzügyek

E-dokumentumnak minősül az e-számla is, melyet a hazai számlakiállító szolgáltatóknál már lehet alkalmazni. Az elektronikus számlát nem kell kinyomtatni, mivel hitelesített, és mint ilyen, csak elektronikus formában érvényes. A pénzügy és HR területeken kiváló megoldás egy olyan adatbázis vagy szoftver használata, amelyet az ügyfelek és munkavállalók is elérnek, így a bérjegyzékeket, szerződéseket nem kell többé nyomtatni, elég feltölteni egy olyan rendszerbe, amelyhez az érintettnek is hozzáférési jogosultsága van.

Adatbázisok, gyűjtemények

A legtöbb dokumentum már digitalizálás alatt áll, amelyekből teljes adatbázisokat lehet létrehozni. Népszerűek például a könyvtári állományok digitális használata vagy folyóiratok, magazinok elektronikus adatbázisának böngészése - ezeket jellemzően kutatási célból használják.

Oktatás Általános és középiskolákban, illetve az egyetemeken is elvárás egy olyan digitális rendszer használata, melyen keresztül az oktatók tartják a kapcsolatot a szülőkkel, diákokkal, hallgatókkal. Ezeken keresztül adhatunk be kérvényeket, igazolásokat, a felsőoktatási felvételi rendszer pedig szinte már teljes egészében elektronikussá vált, tehát a felvételi jelentkezés is e-dokumentumokon keresztül történik.

E-dokumentum hitelesítése

Elektronikus dokumentumok digitális aláírással

Nincs tehát már olyan szelete az életünknek, amelyet ne szőne át valamilyen formában (akár teljesen) a digitalizáció. Azonban fontos odafigyelni az elektronikus anyagok esetében is a hitelesítésre! Ha épp nem az e-Papír szolgáltatást vesszük igénybe, akkor bizony érdemes elektronikus aláírást beszerezni, amely segítségével könnyedén aláírhatjuk és továbbíthatjuk dokumentumainkat. A digitális aláírás egy jogilag is érvényes és hiteles aláírás, mely teljes mértékben kiváltja a papíron történő aláírást.

Nálunk, a FlintSignnál most extra kedvezményen áron lehet elektronikus aláíráshoz jutni, mely hosszú távú befektetést is jelent egyben. Az ingyenes regisztrációval teljes dokumentumtárat adunk számodra, vásárlás után pedig korlátlan használatú, rugalmasan alakítható e-aláírás birtokosa lehetsz.

Amennyiben te is elektronikusan szeretnéd ezentúl ügyeidet intézni, regisztrálj!

Hogy lehet elektronikus aláírást készíteni?

A digitalizáció korában az elektronikus aláírás már szinte minden hivatalos ügy intézésénél kikerülhetetlen. Legyen az egy szerződés, egy okirat vagy egy számla, a digitális aláírással gyorsítjuk és tehermentesítjük a folyamatot, emellett a környezetnek is jót teszünk a papírmentes ügyintézéssel. Az alábbi bejegyzésben segítünk eligazodni a digitális aláírással kapcsolatos kérdésekben, és bemutatjuk, hogy lehet elektronikus aláírást készíteni.

FlintSign elektronikus aláírás

Mit jelent pontosan az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás egy olyan eljárás, amely egy számítógépes algoritmuson alapszik. Az algoritmus segítségével jogerővel rendelkező hitelesítést végezhetünk a dokumentumon, mely ezáltal hivatalos és minősített (biztonságos) lesz. Az elektronikus aláírás minden esetben egyenrangú a kézzel történő aláírással. Nem szükséges a papírokat kinyomtatni, elég PDF-formátumban digitálisan aláírni, majd továbbküldeni az illetékes szervnek vagy magányszemélynek.

A FlintSign elektronikus aláírása maximálisan biztonságos és hiteles. Egyedileg azonosítunk minden felhasználót, és az Európai Unió teljes területén jogilag érvényes, az eIDAS rendeletének megfelelő, minősített digitális aláírást biztosítunk. Ehhez bizalmi partnerünk az InfoCert S.p.A.

Hogy lehet elektronikus aláírást készíteni?

Mitől számít minősítettnek az elektronikus aláírás?

Az eIDAS rendelet meghatározása alapján a minősített elektronikus aláírás egy fokozott biztonságú digitális aláírás, amely minősített tanúsítvánnyal rendelkezik, és egy minősített aláírást létrehozó eszközzel készítik.

Ilyen minősített tanúsítványt csak bizalmi szolgáltató bocsáthat ki. A minősített elektronikus aláírás biztonsági szintje a legmagasabb.
Minden minősített aláírással hitelesített okirat teljes bizonyító erejű magánokiratnak vagy közokiratnak minősül (az aláíró személyétől függően).

Miért érdemes a minősített elektronikus aláírást választani?