Esettanulmány
A Merkbau cégcsoport az építőipar egyik meghatározó hazai szereplője. Országszerte közel 700 munkatárssal dolgoznak, cégcsoport szinten évente 50-60 milliárd forintos árbevétellel. Főként ipari és kereskedelmi létesítményeket kiviteleznek, emellett az építőanyag- és a szerszám- és szerszámgép kereskedelemben is jelentős a jelenlétük. Több márkanév alatt működnek, és az ország szinte minden régiójában aktívak.
A kiinduló helyzet
A napi működés során számos szerződést kell előkészíteniük, aláírniuk és aláíratniuk, sokszor több aláíróval, különböző telephelyekről. Korábban olyan elektronikus aláírási megoldást használtak, mely nehézkesen adott lehetőséget az aláírási folyamatok összehangolására és optimalizálására. A cél egy olyan digitális megoldás volt, amely gyorsítja és átláthatóbbá teszi az aláírási folyamatokat, miközben nem követeli meg teljes üzleti folyamat átszervezését.
„Olyan megoldást kerestünk, ami jogilag biztos alapokon áll, de közben nem borítja fel a működésünket.” – említette Knáb Tamás
A megoldás: FlintSign minősített elektronikus aláírás
A Merkbau 2024 végén döntött a FlintSign bevezetése mellett. Azért esett erre a választás, mert a rendszer megfelelt a jogszabályi követelményeknek – például a NAV állásfoglalásának –, ugyanakkor rugalmasan illeszkedett a meglévő működésbe. A FlintSign lehetővé tette, hogy egy lépésben több dokumentum is aláírható legyen, a teljes folyamat nyomon követhetővé vált, és a mobilos aláírási lehetőségnek köszönhetően a vezetők bárhonnan, akár útközben is tudnak dönteni és aláírni.
„A FlintSign minősített elektronikus aláírás folyamatát úgy vezettük be, hogy üzleti folyamatainkon nem kellett változtatnunk” – mondta Knáb Tamás.
Tapasztalatok a bevezetés után
A rendszerrel szerzett első tapasztalatok pozitívak. Különösen hasznosnak bizonyult a tömeges aláírás lehetősége, amely naponta több szerződés kezelését egyszerűsíti.
„A tömeges aláírás funkcióval akár 10 szerződést is el tudunk intézni egyetlen lépésben, akár mobiltelefon segítségével.”
A felhasználók értékelik, hogy a folyamat gyors, visszakövethető, és nem igényel papíralapú adminisztrációt. A partnerek fogadókészsége is javult: a Merkbau egy rövid, udvarias kísérőlevélben tájékoztatja őket az elektronikus aláírás használatáról – és ezt sokan elfogadják.
„A FlintSign egyik legnagyobb előnye, hogy nem kellett újragondolnunk a belső folyamatainkat.” fogalmazta meg véleményét Knáb Tamás
A következő lépés
A Merkbau nem áll meg az aláírásnál: már most gondolkodnak a következő fejlesztési szinteken. Ilyen például a FlintSign integrálása a saját ERP-rendszerükkel (Vector), a céges digitális pecsét bevezetése, illetve a hosszú távú dokumentumarchiválás jogszabályoknak megfelelő módon. Céljuk, hogy minél több folyamatot digitalizáljanak, de úgy, hogy az illeszkedjen a már meglévő működéshez.
Üzenet más cégeknek
Knáb Tamás szerint nem kell megvárni a tökéletes pillanatot vagy a teljesen digitális működést. A legfontosabb, hogy egy cég megtalálja azt a megoldást, ami illeszkedik hozzá – a FlintSign ilyen volt a Merkbau számára. A bevezetés nem borította fel a mindennapi működést, mégis jelentős könnyebbséget és gyorsaságot hozott. Szeretnénk a partnereinket is arra bíztatni, hogy használjanak minősített elektronikus aláírás megoldást, mert időt, pénzt tudnak spórolni, az üzleti kockázataikat tudják csökkenteni.
Te is gyorsabb, egyszerűbb szerződéskezelésre vágysz?
A Merkbau példája is mutatja, hogy nem kell tökéletes rendszer, csak egy jó döntés a megfelelő időben.
Ha kíváncsi vagy, hogyan tudna a FlintSign a te céged működéséhez is alkalmazkodni, szívesen megmutatjuk a lehetőségeket.
Vásárold meg a minősített elektronikus aláírásod, vagy foglalj egy rövid, ingyenes konzultációt.
Ne az aláírás legyen a folyamat leglassabb része – legyen a leggyorsabb.