Hogyan segíthetsz könyvelőként felkészülni az AVDH kivezetése utáni új kihívásokra az ügyfeleidnek?
Az év eleje mindig mozgalmas időszak a könyvelőirodák számára, de 2025. még különlegesebb kihívásokat tartogat. Az AVDH kivezetése és a DÁP korlátozott használata miatt az ügyfeleidnek és a könyvelőknek is át kell állniuk a minősített elektronikus aláírásra, mert már nem lehet ezeket használni elektronikus aláírásra (dokumentum hitelesítésre), ha jogi személy nevében jársz el! Ez nemcsak a dokumentumok hitelesítésének módját változtatja meg, hanem lehetőséget teremt arra is, hogy az ügyfelek aláírási folyamatait digitalizálják. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan tudsz proaktívan segíteni ügyfeleidnek és magadnak is, és miért fontos, hogy időben lépéseket tegyetek. Ha már tudod mit kell tenned, akkor itt nézd meg árainkat.
1. Könyvelők és az AVDH kivezetése
Miért van szükséged könyvelőként minősített elektronikus aláírásra?
Az AVDH megszűnése (dokumentum hitelesítésére már nem használható) és a DÁP korlátozott használata sok ügyfeled számára okozhat bizonytalanságot, de ez Nálad is változást igényel.
Az AVDH kivezetése jelentős változást hoz a könyvelők számára, mivel innentől kezdve ők sem tudják az AVDH-val aláírni a hivatalos dokumentumokat. Ez azt jelenti, hogy a NAV-hoz, bírósághoz vagy más hatóságokhoz benyújtandó iratokat már nem tudják közvetlenül hitelesíteni. A könyvelőknek mindenképpen minősített elektronikus aláírást kell vásárolniuk ahhoz, hogy jogilag megfelelően járhassanak el ügyfeleik nevében, és biztosítsák az adminisztratív folyamatok zavartalanságát. A minősített elektronikus aláírás minden esetben egy természetes személyt azonosít. Azaz, ha könyvelőirodában több könyvelő is benyújt hivatalos iratokat, akkor mindenkinek szüksége van névre szóló minősített elektronikus aláírásra!
2. Hogyan adjon megfelelő meghatalmazást az ügyfél a könyvelőnek Ügyfélkapu+ mellé?
A "sima" Ügyfélkapu frissítése Ügyfélkapu+ belépési azonosításra megnehezíti az eddigi laza gyakorlatoknak a folytatását, amikor az ügyfél kiadta a jelszavát a könyvelőjének. Ez alapból visszaélésekre adhatott okot és már korábban is volt lehetőség, hogy ezt máshogy oldják meg a cégek.
Fontos, hogy az ügyfelek pontosan értsék, hogyan adhatnak megfelelő meghatalmazást annak érdekében, hogy a könyvelőjük a jövőben is eljárhasson a nevükben. Az ügyfélkapu bejelentkezés helyett a gazdálkodó szervezetek az elektronikus kapcsolattartás során a cégkapu felületen tudják kezelni a meghatalmazásokat. A cégkapumegbízotti státusz lehetőséget nyújt arra, hogy a könyvelők teljes körű hozzáférést kapjanak a cégkapu tárhelyre érkező dokumentumokhoz, ám ezt az ügyfeleknek átláthatóan kell kezelniük, hiszen minden beérkező küldeményt láthat a megbízott.
Amennyiben az ügyfél nem szeretne általános hozzáférést biztosítani, érdemes szűkített tartalmú meghatalmazást adni. Ez történhet ügytípusra (például csak bevallások benyújtására) vagy konkrét ügyekre vonatkozóan, és ezt írásban szükséges rögzíteni. A könyvelőnek érdemes elmagyarázni, hogy a meghatalmazásban pontosan meg kell határozni a jogköröket és az eljárások típusát, amelyben eljárhat a könyvelő az ügyfél nevében. Így a felek között egyértelmű és biztonságos együttműködés jön létre, amely a cégkapu és a kapcsolódó elektronikus rendszerek új követelményeinek is megfelel. Az ügyfél számára pedig megnyugtató, hogy csak a szükséges mértékű hozzáférést biztosítja könyvelője számára.
Néhány támogató cikk a témában:
Meghatalmazások a Könyvelők részére
Könyvelők meghatalmazása ONYA-n keresztül
3. Hogyan tudsz segíteni ügyfeleidnek az átállásban?
a) Tájékoztató anyagok készítése
Készíts egyértelmű, érthető anyagokat, amelyek elmagyarázzák:
- Miért nem használható már az AVDH vagy a DÁP jogi személyek számára?
- Miért fontos a minősített elektronikus aláírás, és hogyan biztosítja a dokumentumok hitelességét? Ehhez találsz anyagokat a blogunkon.
b) Piaci szolgáltatók ajánlása
Az ügyfelek számára jelentős könnyebbség, ha egy megbízható szolgáltatót tudsz ajánlani. A FlintSign például kiváló választás, hiszen kedvező árú és könnyen használható megoldást kínál.
c) Segítség a technológiai átállásban
Sok ügyfél számára az elektronikus aláírás bevezetése új terület lehet. Támogasd őket az első lépésekben:
- Javasolj oktatást vagy bemutatót az aláírás működéséről. Erről itt találsz bővebb anyagot a weboldalunkon.
- Segíts a folyamatok egyszerűsítésében és digitalizálásában.
4. Az aláírás digitalizációjának előnyei Neked és az ügyfeleid számára
a) Gyorsabb és egyszerűbb ügyintézés
A minősített elektronikus aláírás lehetővé teszi a dokumentumok távoli aláírását, így nincs szükség nyomtatásra, postázásra vagy személyes találkozóra. Ez különösen hasznos, ha ügyfeleid más városokban vagy külföldön tartózkodnak. Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumokat digitálisan tudod tárolni, ha a FlintSign rendszerét használod (videós bemutató). Nincs szükség a dokumentumok fizikai tárolására.
b) Jogilag biztosított megoldás
Az elektronikus aláírás megfelel az eIDAS rendelet szigorú előírásainak, így az aláírt dokumentumok jogilag teljes bizonyító erővel rendelkeznek és kötelező elfogadni, ezért így elfogadja a NAV, a bíróságok, és más hatóságok is.
c) Költségcsökkentés és környezettudatosság
A papíralapú ügyintézés kiiktatása nemcsak időt, hanem pénzt is spórol az ügyfeleknek (számold ki mennyiben kerül egy boríték elküldése). Emellett a digitalizációval hozzájárulhatnak a fenntarthatósághoz is.
5. Konkrét példák a támogatásodra
Példa 1: Egyéni vállalkozók
Egyéni vállalkozók gyakran dolgoznak távolról, és a papíralapú szerződések kezelése nehézséget okoz nekik. Az elektronikus aláírás bevezetése gyorsabbá és egyszerűbbé teszi a munkafolyamataikat, és csökkenti a hibalehetőségeket.
Példa 2: Középvállalkozások
Egy 20-30 fős vállalkozás, amelynek több partnere is van, szintén jelentős előnyt élvezhet az elektronikus aláírás használatával. Az aláírások gyorsabb kezelése és a dokumentumok digitális tárolása növeli a hatékonyságukat.
6. Hogyan profitálhatsz Te is a folyamatból?
Ha segítesz ügyfeleidnek az átállásban, az nemcsak nekik, hanem Neked is előnyt jelent:
- Csökken a papíralapú dokumentumok kezelése az irodádban.
- Az ügyfélkommunikáció gyorsabbá és átláthatóbbá válik.
- Az ügyfeleid lojálisabbak lesznek, ha látják, hogy innovatív megoldásokat nyújtasz.
- Olcsóbbá válik a dokumentumkezelés. Számoltad már mennyibe kerül egy boríték kiküldése? Számold ki az online kalkulátorban!
7. Mennyibe kerül ez nekem/az ügyfélnek?
A személyekhez kötött minősített elektronikus aláírás (bármennyi jogi személy képviseletére használható):
- korlátlan számú időbélyeggel (korlátlan számú aláírás)
- 3 év időtartamra
- titkosított felhő alapú dokumentum tárolással
- Személyre szabható saját fiókkal
- 60.000+ÁFA Forint / 3 év / aláíró személy
GYIK – Gyakran ismételt kérdések
1. Miért nem használható már az AVDH jogi személyek számára?
Az AVDH-t 2025-ben kivezették (dokumentum hitelesítésére a továbbiakban nem használható), és helyét a DÁP veszi át, amely azonban csak magánszemélyek számára érhető el, jogi személyek részére nem.
2. Mi a különbség a DÁP és a minősített elektronikus aláírás között?
A DÁP minősített elektronikus aláírást csak magánszemély használhatja, míg a piaci szereplőktől vásárolt minősített elektronikus aláírás jogi személyek (és magánszemélyek) számára is biztosít jogilag hiteles megoldást. Egy tanúsítvánnyal több céget is lehet képviselni!
3. Milyen előnyei vannak a FlintSign használatának?
A FlintSign a legkedvezőbb árú minősített elektronikus aláírás szolgáltató Magyarországon, könnyen kezelhető felülettel és gyors ügyintézéssel.
4. Mennyi időbe telik az elektronikus aláírás megszerzése?
Az ügyfelek néhány percen belül (15-20 perc) megkaphatják az elektronikus aláírást, és a használat megtanítása is egyszerű, videót itt találsz róla.
5. Hogyan segíthetek az ügyfeleimnek a váltásban?
Tájékoztasd őket az új szabályozásokról, ajánlj megbízható szolgáltatót, és támogasd őket a digitalizációs folyamat során.
