Barátunk, a január 🙁
Ugye ismerős az érzés, amikor az év eleje egyet jelent a nyomtató monoton zúgásával és a hatalmas, aláírandó M30-as (Igazolás az adóelőleg levonásáról) halmokkal? Akik a napi adminisztrációt végzik, pontosan tudják, mekkora terhet ró ez a folyamat a vállukra.
Bemutatjuk, hogyan tudjuk ezt a feladatot okosan, jogilag tisztán és a lehető leggyorsabban megoldani a FlintSign segítségével!
I. ⚖️ Az M30 átadási kötelezettségének jogi háttere
A törvény világosan fogalmaz: a munkáltatónak/kifizetőnek kötelessége kiállítani és átadni az M30-as igazolást, és biztosítania kell, hogy az átvétel igazolható legyen.
- A Kötelezettség forrása: A Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) írja elő, hogy az igazolást ki kell adni a meghatározott határidőig (január 31.).
- Az átvétel bizonyítása: A munkáltatót terheli a felelősség, hogy igazolni tudja, a munkavállaló megkapta a dokumentumot.
Lényeg a lényeg: Ezt a dokumentumot nem csak ki kell állítani, de hitelesen aláírva, igazolható módon kell eljuttatni a címzetthez.
II. ✍️ Hiteles aláírás: kinek kell aláírnia, és hogyan?
Az M30 hitelessége azon múlik, hogy ki és hogyan írja alá. Sokszor az adminisztrátorok, felelnek azért, hogy a végrehajtás megfeleljen az elvárásoknak.
- Ki az aláíró? A dokumentumot hitelesen a munkáltató cégképviselőjének (pl. ügyvezetőnek, vagy a cégjegyzésre jogosult, hivatalosan kijelölt személynek) kell aláírnia. A jogbiztonság kulcsa az, hogy az aláírás a cég akaratát és képviseletét tükrözze.
- A rossz példák: Sokan próbálnak „gyorsítót” találni a tömeges aláírásra, de ezek jogi kockázatot jelentenek a cég számára:
- ❌ Aláírás bélyegző használata: Nem személyes akaratnyilvánítás, ezért nem igazolja a dokumentum eredetét olyan biztonsággal, mint egy kézi vagy elektronikus aláírás.
- ❌ Szkennelt/Képként beillesztett aláírás: Könnyen másolható, manipulálható, és nem minősül jogilag hiteles okiratnak a Polgári Perrendtartás (Pp.) szempontjából.
- ❌ Nem a megfelelő személy aláírása: Ha az aláíró nem rendelkezik megfelelő aláírási jogosultsággal, a dokumentum megtámadható.
III. 🤝 Külsős vs. belső munkaügyes: hogyan legyen jogbiztos a folyamat?
Akár a cégen belül dolgozik, akár külsősként végzi a bérszámfejtést, Ő az, aki a folyamatot levezényli.
- Feladata: Előkészíti az M30-akat, ellenőrzi az adatokat. A kulcs a hitelesi aláírás folyamatának megszervezése.
- Belső munkaügyes alkalmazott:
- Előkészíti a dokumentumokat.
- Utána elküldi a cégképviselőnek aláírásra. A munkaügyes a folyamat gazdája, de nem a hitelesítő aláíró.
- Külsős szolgáltató/könyvelőiroda:
- Előkészíti az M30-akat az ügyfél számára.
- Utána elküldi a cégképviselőnek aláírásra. A külső szolgáltató a folyamat gazdája, de nem a hitelesítő aláíró.
IV. 🚀 FlintSign elektronikus aláírás a gyakorlatban: tömeges aláírás és kiküldés
Itt jön a rész, amiért megéri digitális megoldásra váltani! Lássuk a lépéseket a munkatárs szemszögéből:
- Előkészítés és feltöltés: Elkészíti a munkaügyes a bérszámfejtő szoftverrel az összes M30-as dokumentumot. Feltölti az összes fájlt a FlintSign dokumentumtárba.
- Értesítés és delegálás: Ahelyett, hogy fénymásolóhoz rohangálna, a FlintSign felületen kijelöli a cégképviselőt (megadja az email címét), és a FlintSign rendszere egy e-mailes értesítést küld neki az aláírási feladatról. Videós bemutató itt található.
- A Cégképviselő belép és aláír (tömegesen): A cégképviselő belép a FlintSign dokumentumtárba, áttekinti a korábban feltöltött dokumentumokat, és egyetlen mozdulattal, a minősített elektronikus aláírásával hitelesíti az összes M30-at (alapcsomaggal egyszerre 10 dokumentum aláírása lehetséges). Videós bemutató itt található.
- Kiküldés és átvételi igazolás:
- A letöltött (és aláírt) M30-as dokumentumok elektronikusan kiküldésre kerülnek a munkavállalóknak.
- Az átvétel bizonyításához a kiküldéskor megerősítő válasz e-mailt kell kérni a munkavállalóktól, így teljesítve a törvényi követelményt a bizonyíthatóságra.
V. 🔗 Integráció: amikor a szoftverek együttműködnek
- Kényelem a maximumon: A FlintSign képes bármilyen bérszámfejtő vagy HR alkalmazások integrációra (API-n keresztül).
- Előny: Nem kell a FlintSign webes felületét használni, hanem a tömeges aláírási folyamatot a megszokott bérszámfejtő felületen belül tudja elindítani. Ez a legmagasabb szintű automatizálás az M30 adminisztrációban.
Ne hagyja, hogy a papírmunka és a jogi aggályok vigyék el a januárt! A jogbiztonság és az M30-as határidő szorossága miatt kulcsfontosságú a sebesség. A FlintSign használatával Ön, mint a folyamat irányítója, garantálja, hogy a céget képviselő aláírás tömegesen és hitelesen megtörténjen. A digitális átadásnak köszönhetően nincs ennél gyorsabb megoldás: a hitelesített dokumentumok azonnal eljutnak a munkavállalókhoz. Felejtse el a nyomtatást (vagy postázást) és a várakozást; órákat, sőt napokat spórol a legterheltebb időszakban!
Kérjen ingyenes bemutatót még ma! Nézze meg, hogyan adhatja át a több száz M30-at jogilag hitelesen, mindössze 15 perc alatt!