Elektronikus dokumentumok érvényesség megőrzése és archiválása
Őrizd meg dokumentumaid hitelességét hosszú távon
A hosszú távú érvényesség megőrzés nemcsak a dokumentum tárolását jelenti, hanem az aláírás, a pecsét, az időbélyeg és a dokumentum sértetlenségének későbbi ellenőrizhetőségét is.
A FlintSign automatikusan gondoskodik a dokumentumtárban tárolt, elektronikusan hitelesített dokumentumok érvényességének megőrzéséről.
A rendszer folyamatosan figyeli a dokumentumtárban tárolt dokumentumokat, és amikor szükséges, új dokumentum szintű időbélyeg elhelyezésével felülhitelesíti azokat.
bruttó 190 500 Ft
Miért fontos
Miért nem elég egyszerűen elmenteni a fájlt?
Szerződéseket, pénzügyi bizonylatokat, HR-dokumentumokat és más fontos elektronikus okiratokat gyakran évekkel később is elő kell venni és a jogszabályok szerint hitelesen tartani.
Ilyenkor nemcsak az számít, hogy a fájl rendelkezésre áll-e, hanem az is, hogy a dokumentum hitelessége és sértetlensége továbbra is igazolható legyen.
Fontos, hogy:
- megmaradjon az eredeti digitális fájl
- ellenőrizhető legyen az elektronikus aláírás vagy pecsét
- igazolható legyen, hogy a dokumentum tartalma nem változott
- rendelkezésre álljanak az aláírás és hitelesség későbbi ellenőrzéséhez szükséges adatok
Az elektronikusan aláírt dokumentum egyszerű fájltárolása önmagában nem biztosítja a hosszú távú ellenőrizhetőséget.
- ASIC
- ES3
Érvényesség megőrzés
Mit jelent az érvényesség megőrzés?
Az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó tanúsítványok és a dokumentumra elhelyezett időbélyegek érvényessége idővel lejár. Ezért hosszú távú megőrzés esetén gondoskodni kell arról, hogy az elektronikus aláírás / elektronikus pecsételés és a dokumentum hitelessége később is ellenőrizhető maradjon.
Az érvényesség megőrzés során egy új, dokumentum szintű időbélyeggel biztosítható az érvényesség folyamatossága. Az új időbélyeg megerősíti a dokumentum változatlanságát és lehetővé teszi a korábbi aláírási és hitelesítési lánc folyamatosságát.
Támogatott formátumok:
- ASIC
- ES3
Hogyan működik?
-
1Töltsd fel a dokumentumot
Az elektronikusan hitelesített dokumentum bekerül a saját FlintSign fiókod dokumentumtárába.
-
2A FlintSign figyeli a hitelességi adatokat
A rendszer nyomon követi az aláíráshoz / pecséthez és időbélyeghez kapcsolódó lejárati időket.
-
3Szükség esetén megtörténik a felülhitelesítés
A FlintSign a rendelkezésre álló előfizetési keret terhére automatikusan új dokumentum szintű időbélyeget helyez el a dokumentumon a lejárat előtt minimum 30 nappal.
-
4A folyamat teljesen automatikusan zajlik
A dokumentumok érvényessége automatikusan frissül minden felhasználói beavatkozás nélkül.
Támogatott dokumentumok
Milyen dokumentumokhoz használható?
A FlintSign érvényesség megőrzési szolgáltatása elektronikus aláírással, e-Pecséttel és időbélyeggel hitelesített dokumentumok kezelését támogatja. A szolgáltatás nem csak a FlintSignban hitelesített dokumentumokhoz használható.
Támogatott formátumok:
- ASIC
- ES3
Kapcsolódás
Aláírás, e-Pecsét és érvényesség megőrzés
Az érvényesség megőrzés nem helyettesíti az elektronikus aláírást vagy elektronikus pecsétet. A már elektronikusan hitelesített dokumentum hosszú távú érvényesség meghosszabbítását és ellenőrizhetőségét támogatja.
Díjszabás
Csomagok és árak
Az automatikus érvényesség meghosszabbítás a FlintSignban kiegészítő szolgáltatásként vehető igénybe.
1 000 dokumentum
8 000 Ft + áfa
bruttó 10 160 Ft
5 000 dokumentum
37 500 Ft + áfa
bruttó 47 625 Ft
10 000 dokumentum
70 000 Ft + áfa
bruttó 88 900 Ft
A megvásárolt dokumentum keret az utolsó csomagvásárlástól számított 1 évig használható, és további csomag vásárlásával bővíthető.
A szolgáltatás FlintSign-fiókból, az Előfizetés → Kiegészítő szolgáltatások menüpontban vásárolható meg.
Integráció
Automatizált dokumentumhitelesítési folyamatokhoz
Az elektronikus aláírás, pecsételés és dokumentum érvényesség megőrzési megoldásunk vállalati rendszerekbe is integrálható. Ezáltal biztosítható a teljesen automatizált dokumentum hitelesítés és archiválás.
GYIK
Gyakori kérdések
Mi az elektronikus dokumentum érvényesség megőrzés?
Az elektronikusan hitelesített dokumentumok érvényességének meghosszabbítását és hosszú távú ellenőrizhetőségét támogató szolgáltatás. Ennek része a tanúsítvány vagy időbélyeg lejáratakor az automatikusan elvégzett felülhitelesítés.
Lejár egy elektronikusan aláírt dokumentum?
Maga a dokumentum nem jár le. Az elektronikus aláíráshoz, pecséthez kapcsolódó tanúsítványok és az időbélyeg érvényessége jár le. Ezért hosszú távú megőrzésnél gondoskodni kell a dokumentum későbbi ellenőrizhetőségéről.
Mikor kell feltöltenem a dokumentumot?
A garantált felülhitelesítéshez a dokumentumnak legalább 60 nappal a kapcsolódó tanúsítvány vagy időbélyeg lejárata előtt a FlintSign dokumentumtárában kell lennie. A hitelesítési lánc folytonosságának megőrzéséhez a felülhitelesítést még a kapcsolódó tanúsítvány vagy időbélyeg érvényességének lejárta előtt el kell végezni. A lejáratot követően a hitelesítési lánc megszakad, ezért a dokumentum érvényessége utólagos felülhitelesítéssel már nem hosszabbítható meg.
Csak FlintSignban aláírt dokumentumokhoz használható?
Nem. Más rendszerből származó, elektronikusan hitelesített dokumentumok is feltölthetők, ezek a dokumentumok esetén ugyanúgy működik a FlintSign érvényesség megőrzési szolgáltatása.
Figyelnem kell rá, hogy mikor szükséges a felülhitelesítés?
Nem. A FlintSign automatikusan figyeli a dokumentumtárban tárolt fájlokat, és megfelelő előfizetési keret esetén elvégzi a szükséges felülhitelesítést. Ha nincs aktív előfizetés vagy nem áll rendelkezésre elegendő előfizetési keret, a FlintSign a hitelesítési adatok lejáratának közeledtével értesíti a felhasználót, hogy időben gondoskodhasson a szükséges előfizetésről és a dokumentum felülhitelesítéséről.
Mi történik, ha elfogy az előfizetési keret?
A keret további csomag vásárlásával bővíthető. Fontos, hogy a szükséges felülhitelesítés időpontjában megfelelő keret álljon rendelkezésre. Ha a rendelkezésre álló keret nem elegendő, a FlintSign a hitelesítési adatok lejáratának közeledtével értesíti a felhasználót, hogy időben gondoskodhasson a szükséges keret biztosításáról.