Hogyan faragta le tízmilliós költségeit és tette automatizálttá működését Magyarország egyik vezető egészségpénztára a FlintSign segítségével?
A hazai egészségpénztári piac egyik meghatározó szereplője az a cégcsoport, amely két pénztárat is üzemeltet: a Patika Egészségpénztárt és az Újpillér Egészségpénztárt. Mint minden szigorúan szabályozott pénzügyi és egészségügyi területen működő szervezetnek, a működésüket hatalmas mennyiségű adminisztráció és papírmunka kísérte.
A korábbi években évente átlagosan 60 000 – 70 000 papíralapú dokumentum (számlák, tagi belépési nyilatkozatok, megkeresések) érkezett be a két pénztárhoz. A jogszabályi kötelezettségek miatt ezeket az iratokat hosszú évekig (akár 8 évig) meg kellett őrizniük, hogy a rendszeres átfogó MNB-vizsgálat, egy esetleges NAV-vizsgálat, belső audit vagy tagi megkeresés során bemutathatók legyenek.
A papírhalmok tárolására egy külön külső raktárt tartottak fenn, amelynek éves fenntartási és kezelési költsége a húszmilliós nagyságrendű összeget is elérte. Ez a modell hosszú távon fenntarthatatlanná vált: mind anyagi, mind humán erőforrás szempontjából óriási terhet jelentett a vállalat számára.
Márton József, a Patika Egészségpénztár informatikai vezetője így emlékszik vissza a kiinduló problémára és a saját motivációjára:
„Olyan mennyiségű dokumentumunk van, amit egyszerűen nincs értelme tovább így őrizni. Ez rengeteg pénz és energia. A feladatom olyan digitalizációs projektek tervezése és vezetése, melyek révén a Patika-csoportműködését könnyebbé, hatékonyabbá és pénzügyileg is kedvezőbbé alakítsuk.”
A cél: Digitális hitelesítés és a raktár felszámolása
A megoldást a magyar jogszabályi környezet adta meg, amely lehetőséget biztosít arra, hogy a papíralapú iratokról jogilag teljes bizonyító erejű, hiteles elektronikus másolatot készítsenek. Ha a digitalizálási folyamat minden törvényi feltételnek megfelel (időbélyegzővel és elektronikus bélyegzővel van ellátva), a papíralapú eredeti példányok jogszerűen megsemmisíthetők, így nincs szükség a költséges fizikai tárolásra.
A cél egy olyan automatizált rendszer kialakítása volt, amely közvetlenül összekapcsolható a pénztár saját ügyviteli rendszerével, így a hitelesítési folyamat és az időbélyegzés emberi beavatkozás nélkül, automatikusan a háttérben történik meg.
A szolgáltató kiválasztása: Miért a FlintSign?
A piaci szereplők feltérképezése során a Patika Egészségpénztár három szolgáltatót is megversenyeztetett. A választás végül a FlintSign megoldására esett, aminek több nyomós oka is volt:
- Nemzetközi háttér és bizalom: A Patika-csoport vezérigazgatója sok időt töltött Olaszországban, ahol a FlintSign mögött álló technológiai partner, az InfoCert szolgáltatásai rendkívül elterjedtek – az elektronikus aláírás ott olyan természetes és mindennapi, mint a bankkártyás fizetés. Ez komoly bizalmi alapot adott.
- Kiemelkedő ár-érték arány: A FlintSign transzparens árazása lényegesen kedvezőbb és kiszámíthatóbb feltételeket kínált a versenytársakénál.
- Ügyfélközpontúság és lelkesedés: Az IT-vezető elmondása alapján a FlintSign csapatában rendkívüli nyitottságot, rugalmasságot és valódi együttműködési kedvet tapasztaltak.
Márton József így foglalta össze a döntési folyamatot:
„Összességében ti voltatok a legjobbak: egyrészt árban is, másrészt pedig lelkesedésben. Azt éreztem, hogy veletek lenne a legjobb a közös munka. Nemcsak az ajánlatotok volt versenyképes, hanem a lelkesedésetek, a segítőkészségetek és a szakmai hozzáállásotok is kiemelkedett a mezőnyből. Az implementációs szakaszban felmerülő műszaki kihívásokra is mindig konstruktív megoldási javaslatokat adtatok.”
Az IT-vezető azt is hozzátette, hogy a mai, sokszor személytelen technológiai piacon a közvetlen elérés kulcsfontosságú érték egy vállalat számára:
„Olyan partnereket keresünk, akiknek van arcuk, van telefonszámuk, és mindig van valaki, aki elérhető, ha problémánk van.”
Integrációs kihívások és a technikai megvalósítás
A beszállítói kiválasztás rendkívül gyorsan, mindössze 3-4 hét alatt lezajlott. Ezt követően a FlintSign átadta a kész API (konnektor) specifikációt az integrációhoz, amely lehetővé tette a rendszerek közvetlen összekapcsolását.
A projekt megvalósítása egy háromszereplős ökoszisztémában indult el: a FlintSign csapata, a pénztár belső infrastruktúráért felelős üzemeltetői, valamint az egészségpénztár egyedi ügyviteli szoftverét fejlesztő külső partner működött együtt.
A FlintSign részéről a technikai támogatás végig gördülékeny volt, és a belső üzemeltetési beállítások (virtuális gépek dedikálása, tűzfalszabályok konfigurálása) is csupán néhány napot vettek igénybe.
A fejlesztési projektben részt vevők a korábbi projektjeik során a másolatkészítés általános szabályait alkalmazva olyan hitelesítési gyakorlatot követtek, amelyben az ügyintézőknek minden egyes dokumentumot egyenként ellenőrizniük kell. El kellett fogadtatni, hogy ebben a projektben a hagyományos megoldás helyett egy innovatívabb és hatékonyabb módszert választunk, amit a jogszabály „automatikus másolatkészítésnek” nevez.
A projektben elengedhetetlen volt a jogszabályi háttér alapos ismerete. A Pénztár a saját jogi és könyvelői csapatával együttműködve kidolgozott egy új belső eljárásrendet, amely a jogszabály által elvárt zárt rendszert és véletlenszerű mintavételezést alkalmazza. Így a projekt során egy olyan korszerű, innovatív eljárás alakítottak ki, amely a jelenleg elterjedt megoldásokhoz képest hatékonyabb működést, nagyobb rugalmasságot és jobb továbbfejleszthetőséget biztosít. Az automatizált folyamat nemcsak hatékonyabb, de jogilag is teljes mértékben megfelel az előírásoknak.
A technikai integráció végül 2026 januárjára jutott el a tesztelhető fázisba.
Jogi egyeztetések, tesztelés és az eljárásrend kialakítása
A technikai élesítést egy alapos jogi és könyvvizsgálói egyeztetési folyamat kísérte. A legnagyobb feladatot az jelentette, hogyan lehet a jogszabályi megfelelést úgy biztosítani, hogy az ne terhelje túl a belső erőforrásokat.
A megoldást a magyar jogszabályok által megengedett automatikus hiteles másolatkészítés (hitelesítés) és a kapcsolódó belső eljárásrend kialakítása jelentette. A tesztelési fázisban a belső ellenőrzési és jogi csapat pontosan szabályozta a folyamatot: a munkatársaknak nem kell minden egyes beszkennelt dokumentumot manuálisan összevetniük a digitális másolattal; a rendszer törvényességi alapját a napi szintű, szigorú, de véletlenszerű mintavételezéses ellenőrzés adja meg. Miután a könyvvizsgálók és a jogászok is megbizonyosodtak arról, hogy az időbélyegzők és elektronikus bélyegzők hibátlanul és megkérdőjelezhetetlenül kerülnek a fájlokra, a rendszer zöld utat kapott.
Hogyan működik a rendszer a gyakorlatban?
Az éles indulás óta a napi működés teljesen átalakult (a háttérben) – méghozzá úgy, hogy az a munkatársak részéről semmilyen ellenállást nem váltott ki, hiszen a fejlesztés teljesen beépült a meglévő munkafolyamataikba.
- Láthatatlan automatizmus: Az ügyintézők szinte pontosan ugyanazt a munkát végzik, mint korábban: beszkennelik a beérkező iratokat az ügyviteli rendszerbe.
- Intelligens elágazások: A rendszer az iktatási kód (iktatási téma) alapján automatikusan különválasztja a dokumentumokat. Amelyik iktatási kód leírásában szerepel a „hitelesítés” szó, azt a szoftver a háttérben, a FlintSign konnektorán keresztül emberi beavatkozás nélkül ellátja a szükséges digitális bélyegzővel.
- Karantén és megsemmisítés: A hitelesített iratok egy 60 napos biztonsági fizikai karanténba kerülnek. A határidő letelte után a papíralapú dokumentumokat véglegesen és jogszerűen megsemmisítik. Az irattározás fizikai folyamata a napi rutinból teljesen megszűnt.
Látványos eredmények és jövőkép
A projekt gyakorlati hasznát egy váratlan logisztikai esemény is azonnal igazolta: a Patika Egészségpénztár 2026 júliusában új, kisebb alapterületű irodaházba költözött. A FlintSign rendszerének köszönhetően a költözést megelőző hónapokban már nem halmoztak fel újabb papírokat, sőt, a korábbi napi iratanyagot folyamatosan digitalizálták. Ennek köszönhetően az új irodába már egy lényegesen tisztább, rendezettebb és modernebb környezetbe érkezhettek meg a munkatársak.
Márton József így foglalta össze az elért sikereket:
„Hatalmas eredmény nekünk, hogy a projekt révén jóval kevesebb papírt őrzünk és kezelünk. A raktárral szemben a hitelesített digitális dokumentumokkal azonnali fellelhetőséget tudunk biztosítani.”
A Patika-csoport középtávú célja a projekt második ütemében a külső raktárban tárolt, korábbi évek hatalmas történelmi iratanyagának teljes felszámolása és digitalizálása – természetesen szintén a FlintSign technológiájára alapozva.
Összegzés és ajánlás
A Patika Egészségpénztár esete mintapéldája annak, hogyan lehet a digitalizáció segítségével tízmilliós raktározási költségeket lefaragni, miközben az adatok visszakereshetősége azonnalivá, a működés pedig transzparenssé válik. Az IT-vezető tapasztalatai alapján bátran ajánlja ezt az utat más vállalatoknak is:
„Azt gondolom, a jogszabályok tényleg lehetőséget adnak arra, hogy egy ilyen projektet bevezessünk, aminek a végén a papírokat nem kell tovább őrizni. Valóban nagyon gyorsan és rugalmasan voltunk képesek együtt dolgozni, ezért ajánlanálak titeket.”
Érdekelnek a részletek?
Olvasd el integrációs megoldásainkat, hogy Te is minél egyszerűbben és jogszerűen élvezd a digitalizáció hatásait.