A digitalizáció a 21. században már elvárás a vállalkozások, cégek esetében. Rengeteg előnye van, ha egy szervezet meg tudja valósítani a digitális irodát, azonban még mindig sokan ragaszkodnak a régi, megszokott, papír alapú munkavégzéshez, ügyintézéshez.
Hogyan érdemes digitalizálni egy ügymenetet? Mitől tud megvalósulni a digitalizáció egy vállalatnál? Az alábbi bejegyzésben ennek járunk utána!
Mit jelent a digitalizáció?
Nagyon leegyszerűsítve a papírmentességet jelenti, de nem csupán ennyiből tevődik össze. A digitális folyamatok során az analóg anyagokat (pl. papír alapú dokumentumok) digitalizáljuk, tehát valamilyen elektronikus felületre, szoftverre ültetjük át.
Fontos célja ennek a változásnak, hogy a kézzel fogható írásos anyagoktól lehetőség szerint megszabaduljunk, és digitálisan használjuk őket tovább. Ennek több előnye is van a szervezetre tekintve:
- fenntartható megoldás: jót teszünk vele a környezetünknek, nincs többé papírpazarlás,
- felgyorsul az ügyintézés,
- egyszerűsödnek a folyamatok,
- költséghatékony, mivel nem kell feleslegesen papírra és egyéb irodaszerekre költeni,
- az adatok tárolása biztonságosabbá válik,
- az anyagok szinte bárhol elérhetők, hozzáférhetők.
Versenyképesség növelése
A digitalizációval a szervezetek saját versenyképességüket is növelik. A folyamatosan gyorsuló világban több előnyhöz jut az a cég, aki azonnal képes reagálni a változásokra, és meg is valósítja azokat rövid határidőn belül.
A potenciális megrendelők azzal a vállalattal szerződnek szívesebben, amely gyorsan, költséghatékonyan, fenntarthatóan dolgozik, és bárhonnan elérhető szolgáltatásokat nyújt.
Az ügyfelek igényeihez való alkalmazkodás és a digitalizációs folyamatok nem elválaszthatók egymástól: az online világ térhódításával egyre kevesebben igénylik a személyes találkozást, így a kapcsolattartás az ügyfélszolgálatokkal is jellemzően online működik.
E-aláírás mint a digitalizáció egyik formája
Az aláírások digitalizációja a következő lépés, amely már egyetlen cég életéből sem maradhat ki, ha meg szeretné tartani versenyképességét. Az elektronikus aláírás gyakorlatilag minden területen egyszerűsíti a folyamatokat: logisztika, beszerzés, HR, könyvelés – hogy csak néhányat említsünk.
Lassítja és meg is akaszthatja a folyamatokat a kézi aláírásra várakozás, míg az elektronikus aláírással minden ügy gördülékenyebben intézhető.
Egyetlen kattintással akár több dokumentum aláírása és szétküldése is lehetséges, ami jelentős időt és költséget szabadít fel.
A FlintSign-nál lehetőség van csoportos digitális aláírást is használni, amely nagyon hasznos funkció abban az esetben, ha több aláírásra van szükség. Az úgynevezett Workflownak köszönhetően az aláírók könnyedén követhetik, ki írta már alá a dokumentumot, és kié hiányzik. A dokumentumokat jelszóval védhetjük, így illetéktelenek nem férnek hozzá.
A digitális aláírás minden esetben egyedi aláírásképet jelent. A FlintSign elektronikus aláírása ráadásul az asztali számítógép mellett android és iOS-készülékeken is elérhető.
Hogyan tudja egy vállalkozás digitalizálni a folyamatait?
A legegyszerűbben a felhő alapú szolgáltatások igénybevételével. Számos cég kínál költséghatékony, mégis nagyszerű felhő alapú rendszereket, melyek a dokumentumok kezelésétől, tárolásától kezdve egészen az online meetingekig számos lehetőséget kínálnak.
A FlintSign minősített elektronikus aláírásával gyorsan és egyszerűen intézhetők el a hivatalos ügyek, nem kell többé a papírokkal bajlódni. Biztonságos módja a dokumentumok hitelesítésének, mely az Európai Unió területén az eIDAS rendeletnek köszönhetően bárhol használható.
