A digitális ügyintézés ma már a mindennapok része. Szerződéseket írunk alá elektronikusan, számlákat küldünk digitálisan, és egyre több hivatalos dokumentum kizárólag elektronikus formában létezik.

Ilyenkor gyakran előkerülnek olyan fogalmak, mint az elektronikus aláírás, az elektronikus pecsét vagy az időbélyeg, sokszor azonban még szakmai körökben is keveredik, hogy melyik mire való.

Pedig ezek mind teljesen más célt szolgálnak.

Ha rossz megoldást használunk, előfordulhat, hogy egy dokumentum technikailag hitelesnek tűnik, jogilag mégsem megfelelő bizonyító erejű.

Nézzük meg a különbségeket.

1. Elektronikus aláírás – amikor egy ember vállal felelősséget

Mi ez?

Az elektronikus aláírás egy természetes személyhez kötött hitelesítési eszköz, amely igazolja, hogy a dokumentumot valóban ő írta alá, valamint azt is, hogy az aláírás óta a dokumentum tartalma nem változott meg.

A legmagasabb szintje a minősített elektronikus aláírás (QES), amely az Európai Unió teljes területén a saját kezű aláírással azonos joghatású. Milyen elektronikus aláírások vannak még? Itt egy külön blogcikk erről a témáról.

Egyszerű analógia

Képzeljük el a saját kézírásunkat.

Amikor papíron aláírunk egy szerződést, mindenki azt feltételezi, hogy mi hoztuk meg a döntést, és vállaljuk érte a felelősséget.

A digitális világban ugyanezt a szerepet tölti be a minősített elektronikus aláírás.

Az aláíró személyét hitelesíti.

Mire használjuk?

• szerződések
• meghatalmazások
• nyilatkozatok
• cégjegyzés
• hivatalos dokumentumok

Ez a leggyakoribb tanúsítvány, amit vásárolnak a személyek.

2. Elektronikus pecsét – amikor a dokumentumot egy szervezet adta ki

Mi ez?

Az elektronikus pecsét nem emberhez, hanem egy jogi személyhez (céghez, intézményhez, szervezethez) kapcsolódik. Azt igazolja, hogy a dokumentum valóban az adott szervezettől származik, és kibocsátása óta nem módosították.

Fontos különbség

A pecsét nem mondja meg, hogy a szervezeten belül ki hozta meg a döntést.

Csak azt bizonyítja, hogy

• a dokumentumot valóban a cég bocsátotta ki,
• annak tartalma nem sérült.

Analógia

Ez olyan, mint egy régi gumibélyegző.

Ha egy cég kiküld egy tájékoztatót vagy egy automatikusan generált igazolást, teljesen elegendő lehet rajta a céges bélyegző.

Ha azonban ugyanazzal a bélyegzővel szeretnének egy több százmilliós adásvételi szerződést aláírni, az már nem elegendő.

Ott tudni kell, melyik természetes személy döntött a cég nevében.

Mire használjuk?

• elektronikus számlák
• automatikusan generált igazolások
• banki kivonatok
• hatósági dokumentumok
• tömeges dokumentumkibocsátás

Mivel nincs szükség emberi közreműködésre, az elektronikus pecsét teljesen automatizálható. Részletes cikk itt.

3. Szervezeti aláírás – amikor az ember és a cég egyszerre jelenik meg

Ez az a rész, ahol a legtöbb félreértés születik.

Sokan azt gondolják, hogy létezik külön „céges elektronikus aláírás”.

Valójában azonban mindig egy természetes személy ír alá.

Bizonyos tanúsítványok azonban az aláíró személye mellett megjelenítik

• a szervezet nevét,
• az aláíró beosztását,
• vagy a képviseleti jogosultságára vonatkozó adatokat.

Így az aláírásból az is látszik, hogy az illető milyen szervezet képviseletében járt el.

Analógia

Olyan, mintha aláírnánk egy szerződést, majd mellé tennénk a névjegykártyánkat:

Kovács János

Ügyvezető

Minta Kft.

Így mindenki látja,

• ki írta alá,
• és kinek a képviseletében tette ezt.

Mire kell figyelni?

A szervezeti adatokat tartalmazó tanúsítvány kényelmes megoldás lehet, de nem minden esetben ez a legjobb választás.

Ha valaki több cég képviseletére is jogosult, akkor minden szervezethez külön tanúsítványra van szükség, hiszen egy tanúsítvány egyszerre csak egy szervezet adatait tartalmazhatja. Ez felesleges többletköltséget és adminisztrációt jelenthet.

Fontos tudni azt is, hogy egy minősített elektronikus aláírás érvényességéhez önmagában elegendő a természetes személy nevére kiállított tanúsítvány. Az elektronikus aláírás célja ugyanis elsősorban az aláíró személyének hiteles azonosítása, nem pedig a szervezeti jogosultság igazolása.

A szervezeti adatok feltüntetése nem jogszabályi követelmény, ezért egyetlen hivatal vagy üzleti partner sem követelheti meg, hogy az elektronikus aláírásban szerepeljen a cég neve vagy a beosztás.

Ennek jó oka van: a hitelesítés-szolgáltató kizárólag a tanúsítvány kibocsátásának időpontjában tudja ellenőrizni, hogy az adott személy valóban képviseli-e a szervezetet. Ha később megváltozik a munkaviszony vagy a képviseleti jogosultság, azt a tanúsítvány már nem tudja automatikusan követni. A képviseleti jogosultságot mindig külön kell vizsgálni (például a cégjegyzék alapján). Ezért a nagy értékű szerződéseknél továbbra is fontos a cégkivonat vagy más jogosultság-ellenőrzés.

Így a szervezeti adatokat tartalmazó tanúsítvány inkább kényelmi és információs funkciót lát el, míg a joghatást maga a természetes személyhez kötött minősített elektronikus aláírás biztosítja. Részletes leírást erről itt találsz.

4. Időbélyeg – a digitális bizonyíték arról, hogy mikor létezett a dokumentum

Mi ez?

Az időbélyeg egy független bizalmi szolgáltató által kibocsátott elektronikus igazolás, amely bizonyítja, hogy egy adott dokumentum vagy elektronikus aláírás egy meghatározott időpontban már létezett, és azóta nem változott.

Analógia

Képzeljük el, hogy készítünk egy fényképet egy értékes festményről.

A kép mellé odatesszük az aznapi újságot, majd az egészet egy közjegyző előtt lezárt páncélszekrénybe helyezzük.

Évekkel később is bizonyítható,

• hogy a festmény akkor már létezett,
• és a fénykép nem készült később.

Az elektronikus időbélyeg pontosan ezt csinálja digitálisan. Részletes leírás itt.

Miért nem elég a számítógép órája?

Mert a számítógép óráját bárki néhány másodperc alatt átállíthatja.

Az időbélyeg viszont egy független, minősített bizalmi szolgáltatótól származik, amely hiteles időforrásra (például atomórára szinkronizált rendszerekre) támaszkodik.

Ezért az időpont utólag nem hamisítható.

Miért ennyire fontos?

Bár az időbélyeg nem minden esetben jogszabályi kötelezettség, a digitális hitelesítés gyakorlatilag szinte elképzelhetetlen nélküle. Az időbélyeg bizonyítja, hogy a dokumentum vagy az elektronikus aláírás egy adott időpontban már létezett, és azóta nem módosult. Ez különösen fontos szerződések, hivatalos nyilatkozatok, hosszú távú archiválás vagy bármilyen később bizonyítékként felhasználható dokumentum esetén. Éppen ezért a korszerű minősített elektronikus aláírás-szolgáltatások – így a FlintSign megoldása is – alapértelmezetten időbélyeggel látják el az aláírt dokumentumokat.

A négy eszköz nem helyettesíti egymást

Az elektronikus hitelesítés világában gyakori tévhit, hogy létezik egyetlen „digitális aláírás”, amely minden problémát megold.

Valójában a négy eszköz más-más kérdésre ad választ:

• Elektronikus aláírás: Ki írta alá?
• Elektronikus pecsét: Melyik szervezet bocsátotta ki?
• Szervezeti adatokkal ellátott aláírás: Ki írta alá, és melyik szervezet képviseletében?
• Időbélyeg: Mikor létezett már bizonyíthatóan ez a dokumentum?

Ha ezt a négy fogalmat külön tudjuk kezelni, sokkal könnyebben eligazodunk a digitális ügyintézés, az elektronikus szerződéskötés és a joghatással bíró elektronikus dokumentumok világában.

A megfelelő technológia a megfelelő feladathoz

A digitális hitelesítés nem egyetlen eszközről szól, hanem arról, hogy minden helyzetben a megfelelő megoldást alkalmazzuk. Van, amikor egy minősített elektronikus aláírásra van szükség, máskor egy elektronikus pecsét a megfelelő választás, és bizonyos esetekben az időbélyeg biztosítja azt a hosszú távú bizonyító erőt, amelyre egy dokumentumnak évekkel később is szüksége lehet.

Miért válaszd a FlintSign-t?

A FlintSign olyan minősített bizalmi szolgáltatásokat kínál, amelyek lefedik ezeket az igényeket. Elérhető minősített elektronikus aláírás, elektronikus pecsét és a kapcsolódó hitelesítési szolgáltatások is.

Jó hír, hogy a FlintSign minősített elektronikus aláírás szolgáltatása alapértelmezetten tartalmazza az időbélyeg használatát, így azt nem kell külön megvásárolnod vagy külön szolgáltatásként kezelned.

Ha bizonytalan vagy abban, hogy a te vállalkozásod számára melyik megoldás a megfelelő, vagy szeretnéd megtudni, hogyan illeszthetők ezek a szolgáltatások a meglévő folyamataidba, érdemes szakértő segítséget kérni. Egy jól megtervezett bevezetés nemcsak jogi megfelelést biztosít, hanem jelentősen egyszerűsítheti a napi működést és az elektronikus dokumentumkezelést is.

Kérj egy ingyenes konzultációt a FlintSign szakértő csapatától! Segítünk kiválasztani a megfelelő megoldást, bemutatjuk a lehetőségeket, és megmutatjuk, hogyan illeszthető a digitális hitelesítés a vállalatod meglévő működésébe.

Érdekelnek áraink? Itt megtalálod a csomagjainkat.