Amikor 2018-ban bevezették a gazdálkodó szervezetek számára a kötelező elektronikus kapcsolattartást, a legtöbb cégvezető vállat vont, és egyszerűen továbbította a feladatot a könyvelőjének. Az eljárások azóta főszabály szerint elektronikussá váltak, ám a háttérben zajló radikális technológiai és jogi változások miatt a régi, megszokott „gépészkedések” kora lejárt. Ma már komoly kockázatot vállal az a vállalkozás, amelyik nincs tisztában az elektronikus ügyintézés valódi szabályaival.
Kinek kötelező és mit jelent pontosan?
A jogszabályok értelmében a gazdálkodó szervezetek széles köre – köztük a gazdasági társaságok, szövetkezetek, egyéni cégek, sőt az egyéni vállalkozók is – 2018. január 1-je óta kötelezettek az elektronikus kapcsolattartásra.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy bármilyen állami hatóság vagy bíróság előtti ügyintézésük („jogérvényesítésük”) során kötelesek elektronikus úton kommunikálni, és a beadványaikat digitálisan benyújtani. Ehhez az okiratoknak vagy eleve hiteles elektronikus okiratként kell létrejönniük, vagy a korábbi papír alapú iratokról hiteles elektronikus másolatot kell készíteni. Az állam célja ezzel egyértelmű: egy olcsóbb, gyorsabb és környezetkímélőbb digitális közigazgatás megteremtése.
A nagy tévedés: „A könyvelőm intézi az ügyfélkapujával”
Az elmúlt években a cégek 99%-ánál az elektronikus ügyintézés kimerült annyiban, hogy átadták a könyvelőnek az ügyfélkapus azonosítókat. Ha a könyvelő beadott egy iratot vagy formanyomtatványt, a rendszer a háttérben automatikusan az AVDH (Azonosításra Visszavezetett Dokumentum Hitelesítés) segítségével látta el hitelesítéssel a dokumentumokat.
Sokan nem tudták, de az AVDH-s hitelesítés teljes bizonyító erejű magánokiratot hozott létre. Ez azt jelentette, hogy aki hozzáfért egy cégvezető ügyfélkapujához, az a nevében bármilyen súlyos jognyilatkozatot megtehetett (például ingatlant adhatott-vehetett vagy szerződéseket írhatott alá). Ez a fajta egyfázisú, jelszóalapú azonosítás hatalmas biztonsági kockázatot hordozott magában.
A fordulópont: Az AVDH kivezetése
A biztonsági kockázatok és az uniós elvárások miatt a jogalkotó lépett: az AVDH szolgáltatást kivezették a rendszerből (2025 október végén)..
- Első lépésben a sima, szabadon használható dokumentum-hitelesítést szüntették meg.
- Ezt követően az ePapír és egyéb űrlapbenyújtó felületek mögül is kikerült ez a megoldás.
Helyette bevezetésre került az Ügyfélkapu Plusz (amely már kétlépcsős azonosítást igényel) és a Fedor (Felhasználó Dokumentumhoz Rendelése). A legfontosabb változás azonban az, hogy a gazdálkodó szervezetek nevében történő elektronikus aláíráshoz ma már saját minősített elektronikus aláírásra (QeS) van szükség. A Fedor ugyanis magánszemélyként, képviseleti jog igazolása nélkül használható, és cégként történő kötelezettségvállalásra nem alkalmas. Cikk: Jogszabályi körkép az elektronikus aláírásról 2026-ban.
Hogyan érinti ez a jövőt? (DÁP és E-ING)
A digitalizáció nem áll meg, sőt szintet lép. A Digitális Állampolgárság Program (DÁP) keretében minden állampolgár igényelhet egy mobilalkalmazásba ágyazott, minősített elektronikus aláírást. Fontos azonban hangsúlyozni: a DÁP-os aláírás kizárólag magánszemélyként, magáncélra használható fel! Sem egyéni vállalkozóként, sem cégvezetőként, sem szakmai minőségben (pl. ügyvédként vagy orvosként) nem lehet majd üzleti célú nyilatkozatok megtételére alkalmazni. A vállalkozásoknak így a jövőben is piaci bizalmi szolgáltatóktól kell beszerezniük a céges aláíró tanúsítványaikat (pl. a FlintSign-tól).
Emellett érkezik az E-ING (új elektronikus ingatlan-nyilvántartási rendszer) is, amely a magánszemélyek számára is teljesen kötelezővé teszi majd az elektronikus kapcsolattartást az ingatlanügyletek során (az eljáró ügyvéden keresztül). Ott a bejegyzési engedélyeket és meghatalmazásokat már közvetlenül a rendszerben kell legenerálni, és a feleknek elektronikusan kell aláírniuk – a távolról történő papírozás lehetősége itt teljesen megszűnik.
Összegzés vállalkozóknak
A kötelező elektronikus kapcsolattartás világa már rég nem a szkennelt PDF-ekről és a megosztott ügyfélkapu-jelszavakról szól. A biztonságos, modern és jogilag kikezdhetetlen működés alapja a tudatosság: a cégvezetőknek saját elektronikus aláírással kell rendelkezniük, és meg kell tanulniuk az elektronikus azonosítás, hitelesítés és archiválás alapvető szabályait, ha el akarják kerülni a komoly eljárási és anyagi buktatókat.
Miért válaszd a FlintSign-t?
A FlintSign olyan minősített bizalmi szolgáltatásokat kínál, amelyek lefedik ezeket az igényeket. Elérhető minősített elektronikus aláírás, elektronikus bélyegző és a kapcsolódó hitelesítési szolgáltatások is.
Ha bizonytalan vagy abban, hogy a te vállalkozásod számára melyik megoldás a megfelelő, vagy szeretnéd megtudni, hogyan illeszthetők ezek a szolgáltatások a meglévő folyamataidba, érdemes szakértő segítséget kérni. Egy jól megtervezett bevezetés nemcsak jogi megfelelést biztosít, hanem jelentősen egyszerűsítheti a napi működést és az elektronikus dokumentumkezelést is.
Kérj egy ingyenes konzultációt a FlintSign szakértő csapatától! Segítünk kiválasztani a megfelelő megoldást, bemutatjuk a lehetőségeket, és megmutatjuk, hogyan illeszthető a digitális hitelesítés a vállalatod meglévő működésébe.
Érdekelnek áraink? Itt megtalálod a csomagjainkat.