Bevezetés: az elektronikus aláírás szerepe a HR-ben
A HR osztályok mindennapjaihoz hozzátartozik a munkaszerződések, tájékoztatók, megállapodások és egyéb dokumentumok kezelése. A jogszabályok megkövetelik, hogy ezek a dokumentumok hiteles aláírással legyenek ellátva, ami miatt sok szervezet még mindig papíralapon, kézzel aláírva bonyolítja le ezeket a folyamatokat. Ez nemcsak lassúbb, de jelentős adminisztratív terhet is ró a HR csapatokra. Pedig ma már létezik egy gyors, egyszerű és jogilag is megfelelő megoldás: az elektronikus aláírás. Érdekelnek az áraink? Kattints ide!
Jogszabályi háttér: hitelességi követelmények
A munkaviszony létesítéséhez, módosításához vagy megszüntetéséhez kapcsolódó dokumentumoknál a munkavállaló és a munkáltató egyaránt aláírásra köteles. Az aláírásnak pedig joghatással kell bírnia, azaz hitelesnek kell lennie. Ha ez elektronikusan történik, akkor legalább fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással kell ellátni a dokumentumokat. Ez a szabályozás teszi lehetővé, hogy papír helyett digitális formában is lebonyolíthatóak legyenek a HR-folyamatok.
Mi a különbség a FlintSign és a DÁP között?
A FlintSign egy, az Európai Unió által elfogadott minősített elektronikus aláírást forgalmazó cég, amely könnyen kezelhető felületével lehetővé teszi, hogy a cég vezetője vagy HR munkatársa minősített elektronikus aláírással hitelesítse a munkaszerződéseket, dokumentumokat. Ezeket az aláírt dokumentumokat a rendszerből közvetlenül tovább lehet küldeni a munkavállalók részére e-mailben.
A munkavállalók számára a DÁP (Digitális Állampolgár Program) nyújt lehetőséget az elektronikus aláírásra. Ez egy ingyenesen igénybe vehető szolgáltatás, amelyhez csupán egy központi azonosítási folyamatra van szükség, amit bármelyik kormányablakban el lehet végezni. A DÁP-ba belépve a munkavállaló alá tudja írni a dokumentumot, amit utána visszaküldhet a munkaadónak, akár mobiltelefonról is.
Hogyan működik a FlintSign és a DÁP együttes használata?
A céges képviselethez – például a munkáltató részéről – minősített elektronikus aláírásra van szükség. Ezt a FlintSign biztosítja, így a munkáltató aláírása teljes mértékben megfelel a jogszabályi előírásoknak.
A munkavállaló ezzel szemben magánszemélyként írja alá a dokumentumokat. Ő a DÁP rendszerét használhatja, amely a megfelelő azonosítás után hiteles elektronikus aláírást biztosít számára, teljesen ingyenesen. Ez különösen hasznos, hiszen nem kell sem technikai eszközöket vásárolni, sem külön szerződéseket kötni hozzá.
A két rendszer kombinációja lehetővé teszi, hogy mindkét fél jogilag hiteles módon írjon alá, és így létrejöhessen egy teljes mértékben érvényes, elektronikusan aláírt dokumentum.
A digitális aláírás folyamata lépésről lépésre
- A munkáltató (vagy HR munkatárs) belép a FlintSign felületére, feltölti a szükséges dokumentumokat, és minősített elektronikus aláírással hitelesíti azokat – akár egyszerre többet is.
- A rendszerből az aláírt dokumentumokat e-mailen keresztül elküldi a munkavállalók részére.
- A munkavállaló megnyitja a dokumentumot a saját eszközén, belép a DÁP-ba, és hitelesíti azt elektronikus aláírással.
- Az aláírt dokumentum elektronikusan visszaküldhető a munkáltató részére, majd digitálisan archiválható.
Ez a folyamat nemcsak gyors, de megfelel a jogi előírásoknak is, miközben minimalizálja a papírhasználatot és az adminisztrációs terheket.
Alternatíva: ha a munkavállaló nem akarja a DÁP-t használni
Előfordulhat, hogy egy munkavállaló nem szeretné a DÁP-ot használni. Ilyenkor a munkáltató is gondoskodhat a hiteles aláírásról: a FlintSign által javasolt konstrukcióban lehetőség van arra, hogy a munkavállaló számára is kiadjanak minősített elektronikus aláírást. Erről érdemes előzetesen konzultálni a FlintSign csapatával.
Gyakorlati előnyök: idő- és papírmegtakarítás
Az elektronikus aláírással a HR csapatok napokat spórolhatnak meg a dokumentumkezelésben. Nincs több nyomtatás, aláírás utáni szkennelgetés és postázás. Az aláírt iratok elektronikusan is hitelesek, és digitálisan archiválhatók, visszakereshetők. A dokumentumok biztonságosan, auditálhatóan, bármikor visszanézhetően kezelhetők.
Összefoglalás
A FlintSign és a DÁP ötvözésével a HR dokumentumkezelés nemcsak gyorsabb, hanem jogilag is megfelelő és költséghatékonyabb lesz. Ha még nem használja ezeket a megoldásokat, érdemes elindulni egy konzultációval – a FlintSign csapata szívesen segít abban, hogyan építhető be az elektronikus aláírás a mindennapi HR folyamatokba.
