Sok cégvezető úgy gondolja, hogy ha van minősített elektronikus aláírása (QES), azzal automatikusan bárhol eljárhat a cége nevében. A valóságban azonban ahhoz, hogy az elektronikus aláírása a papír alapú „cégszerű aláírással” minden helyzetben egyenértékű legyen, a tanúsítványát javasolt bejegyeztetnie a cégjegyzékbe.
Ez a folyamat hasonló a hagyományos, közjegyzőnél tett aláírási címpéldány vagy az ügyvéd által ellenjegyzett aláírás-minta készítéséhez az elektronikus térben.
1. Miért fontos a bejegyzés? (A jogi háttér)
A Cégtörvény (Ctv.) 9. § (4) bekezdése kimondja:
„A cég kérelmére a cégjegyzék tartalmazza a cégjegyzésre jogosult elektronikus címpéldányáról készített tanúsítványát is. A cégjegyzékbe bejegyzett tanúsítvánnyal rendelkező elektronikus aláírás a cégjegyzésre jogosult cégszerű aláírásának minősül.”
Mit jelent ez a gyakorlatban?
Ha a tanúsítványa (például a FlintSign-tól kapott minősített elektronikus aláírás) szerepel a cégjegyzékben, Önnek nem kell többé szkennelt aláírási címpéldányokat csatolgatnia az elektronikus dokumentumok mellé. A partnerek, bankok és hatóságok a cégkivonat lekérdezésével azonnal meggyőződhetnek róla, hogy az adott digitális aláírás valóban Önhöz tartozik, és Ön jogosult a cég képviseletére.
2. A folyamat: Hogyan kérje meg ügyvédjét?
A bejegyzés nem automatikus, azt egy változásbejegyzési kérelem keretében kell benyújtani a Cégbírósághoz. Mivel a cégeljárásban a jogi képviselet kötelező, ezt az ügyvédje fogja intézni.
Lépések, amiket Önnek kell megtennie:
- Szerezze be a tanúsítványát: Ha már rendelkezik FlintSign előfizetéssel, töltse le a tanúsítvány-fájlt (ez nem maga az aláírás, hanem a publikus azonosító adatait tartalmazó állomány, általában .cer vagy .crt kiterjesztéssel).
- Küldje el az ügyvédnek: Tájékoztassa jogi képviselőjét, hogy szeretné az e-aláírását a cégjegyzékbe bejegyeztetni. Küldje el neki a tanúsítványát és a képviselt cége adatait.
- Ügyvédi ellenjegyzés: Az ügyvéd elkészíti az elektronikus aláírás-mintát. Ahogy dr. Kósa Ferenc több szakmai cikkében is hangsúlyozza, az ügyvédnek meg kell győződnie arról, hogy a tanúsítvány valóban a képviselőhöz tartozik.
- Változásbejegyzés: Az ügyvéd a nyomtatvány 13-as rovatában jelzi, hogy a cég kéri az elektronikus tanúsítvány adatainak bejegyzését.
3. Mire figyeljen?
- A tanúsítvány érvényessége: Csak minősített (QES) tanúsítvány jegyezhető be. Az egyszerű vagy fokozott biztonságú aláírások erre nem alkalmasak.
- Változás esetén: Ha a tanúsítványa lejár és megújítják (vagy szolgáltatót vált, pl. FlintSign-ra tér át), az új tanúsítványt ismét be kell jegyeztetni a cégjegyzékbe! A régi már nem lesz érvényes a cégképviselet igazolására.
- Költségek: A változás bejegyzésének illeték- és közzétételi díj vonzata van, ezért a tanúsítvány bejegyeztetését érdemes egyéb változásbejegyzéssel (pl. székhelymódosítás) egybekötni a költséghatékonyság érdekében.
4. Miért a FlintSign a legjobb választás ehhez?
A FlintSign tanúsítványai teljes mértékben megfelelnek az EU-s eIDAS és a magyar DÁP törvény előírásainak. Felhőalapú megoldásunk révén Ön bárhol, bármilyen eszközről aláírhat, miközben a cégjegyzékbe bejegyzett adataival garantálja a dokumentumok teljes bizonyító erejét.
Kérdése van a tanúsítvány letöltésével kapcsolatban? Ügyfélszolgálatunk segít Önnek és ügyvédjének is!