Egyre több munkafolyamat kerül át a digitális térbe, mely könnyíti és hatékonyabbá teszi az ügyek intézését nemcsak a munkavállalók, hanem az ügyfelek számára is. De milyen ügyeket tudunk intézni elektronikus úton? Mikor használható az e-dokumentum? Alábbi blogbejegyzésünkből kiderül.
Hol használható az e-dokumentum?
Hivatalos ügyintézés
Hivatalos ügyeink többségét már e-dokumentum használatával is intézhetjük. Az úgynevezett e-Papír szolgáltatással például a járási hivatalokkal, önkormányzatokkal és kormányhivatalokkal tarthatjuk a kapcsolatot, nem szükséges a személyes megjelenés. Az e-Papírral ráadásul különböző ügytípusokban küldhetünk hitelesített dokumentumokat, melyeket elektronikus aláírással is elláthatunk.
Egészségügy
Ma már lehetőségünk van arra is, hogy leleteinket digitális úton kezeljük, sőt az orvosok is a felhő alapú szolgáltatásokon keresztül kapják meg az eredményeket elektronikus formában. Így távolról is bárhonnan elérhetőek csupán egy kattintással.
Banki ügyintézés
Nincs már olyan bank, ahol ne lehetne online számlát nyitni, pénzügyeket intézni. E-dokumentumokkal gyorsabbá és egyszerűbbé válnak a banki ügyletek, legyen szó akár számlanyitásról, akár egy biztosítás megkötéséről, de még a hitelügyintézés egy része is intézhető elektronikusan.
Számlázás, pénzügyek
E-dokumentumnak minősül az e-számla is, melyet a hazai számlakiállító szolgáltatóknál már lehet alkalmazni. Az elektronikus számlát nem kell kinyomtatni, mivel hitelesített, és mint ilyen, csak elektronikus formában érvényes. A pénzügy és HR területeken kiváló megoldás egy olyan adatbázis vagy szoftver használata, amelyet az ügyfelek és munkavállalók is elérnek, így a bérjegyzékeket, szerződéseket nem kell többé nyomtatni, elég feltölteni egy olyan rendszerbe, amelyhez az érintettnek is hozzáférési jogosultsága van.
Adatbázisok, gyűjtemények
A legtöbb dokumentum már digitalizálás alatt áll, amelyekből teljes adatbázisokat lehet létrehozni. Népszerűek például a könyvtári állományok digitális használata vagy folyóiratok, magazinok elektronikus adatbázisának böngészése - ezeket jellemzően kutatási célból használják.
Oktatás
Általános és középiskolákban, illetve az egyetemeken is elvárás egy olyan digitális rendszer használata, melyen keresztül az oktatók tartják a kapcsolatot a szülőkkel, diákokkal, hallgatókkal. Ezeken keresztül adhatunk be kérvényeket, igazolásokat, a felsőoktatási felvételi rendszer pedig szinte már teljes egészében elektronikussá vált, tehát a felvételi jelentkezés is e-dokumentumokon keresztül történik.
Elektronikus dokumentumok digitális aláírással
Nincs tehát már olyan szelete az életünknek, amelyet ne szőne át valamilyen formában (akár teljesen) a digitalizáció. Azonban fontos odafigyelni az elektronikus anyagok esetében is a hitelesítésre! Ha épp nem az e-Papír szolgáltatást vesszük igénybe, akkor bizony érdemes elektronikus aláírást beszerezni, amely segítségével könnyedén aláírhatjuk és továbbíthatjuk dokumentumainkat. A digitális aláírás egy jogilag is érvényes és hiteles aláírás, mely teljes mértékben kiváltja a papíron történő aláírást.
Nálunk, a FlintSignnál most extra kedvezményen áron lehet elektronikus aláíráshoz jutni, mely hosszú távú befektetést is jelent egyben. Az ingyenes regisztrációval teljes dokumentumtárat adunk számodra, vásárlás után pedig korlátlan használatú, rugalmasan alakítható e-aláírás birtokosa lehetsz.
Amennyiben te is elektronikusan szeretnéd ezentúl ügyeidet intézni, regisztrálj!
Összefoglaló:
A digitális dokumentumok és az e-dokumentumok használata egyre elterjedtebb a munkafolyamatok során, ami jelentősen könnyíti az ügyintézést mind a munkavállalók, mind az ügyfelek számára. Az elektronikus dokumentumokat hivatalos ügyintézésre, egészségügyi adatok kezelésére, banki tranzakciókhoz, számlázásra, pénzügyi és HR-folyamatokhoz, valamint oktatási célokra is fel lehet használni. Az e-Papír szolgáltatás például lehetővé teszi az ügyek elektronikus intézését a kormányhivatalokkal. Az e-dokumentumok hitelességét elektronikus aláírással is biztosíthatjuk, amely teljes mértékben kiváltja a papíralapú aláírást, és jogilag is érvényes.
A FlintSign e-aláírásával idő és költség is csökkenthető
A FlintSignnál most rendkívül kedvező áron és feltételekkel ajánlunk minősített e-aláírásunkat, amellyel akár csoportos aláírások is intézhetők. A regisztráció teljesen ingyenes, vásárlás után pedig az aláírás aktiválása rövid időn belül/akár aznap megtörténik. Minősített elektronikus aláírásunk bárhonnan elérhető, így egy külföldi tartózkodás sem jelent akadályt. Időt és pénzt spórolhatsz, ha emellett döntesz! Nem érdemes tovább várni a papírmentes irodával - a digitális átállás már történik.
Díjmentes konzultációt itt lehet foglalni.
Gyakori kérdések
Milyen ügyeket lehet e-dokumentumokkal intézni?
Az E-dokumentumokkal számos ügyet intézhetünk, például hivatalos ügyintézést a kormányhivatalokkal, egészségügyi leletek kezelését, banki ügyleteket, számlázást, pénzügyi és HR-folyamatokat, valamint oktatási tevékenységeket.
Hogyan lehet biztosítani az e-dokumentumok hitelességét?
Az e-dokumentumokat elektronikus aláírással lehet hitelesíteni. Az elektronikus aláírás jogilag érvényes és hitelesíti a dokumentumokat, biztosítva azok sértetlenségét és az aláíró személyazonosságát.
Miért érdemes elektronikus aláírást használni?
Az elektronikus aláírás gyorsítja az ügyintézést, környezetbarát, mivel papírmentes megoldást kínál, és csökkenti az adminisztrációs költségeket. Biztonságos és bármikor használható, akár távolról is.
