A HR digitalizáció évszázadunk egyik jelentős kihívása, mely minden szervezet életében, ahol még nem történt meg, hamarosan meg fog jelenni. A piaci elérés és versenyképesség egyik mutatója a digitalizációs megoldások és technológiai módszerek bevezetése, ugyanis ma már ezek adják egy cég értékének alapjait. De milyen formában valósulhat ez meg vállalaton belül? És milyen szerepe van ebben az elektronikus aláírásnak?
Mit jelent a HR digitalizáció?
A HR digitalizáció olyan folyamatokat és megoldásokat jelent, melyek a HR területének digitalizációjához járulnak hozzá. Ide tartoznak a különböző felhő alapú szoftverek, technológiák alkalmazása, illetve a digitális aláírás is.
A digitalizációs folyamatok fontos szerepet töltenek be a KKV-k életében, hisz az egyes munkaterületekbe, feladatokba integrálva gyorsabbá és hatékonyabbá teszik a munkavégzést, növelik a cég versenyképességét. Hosszú távon még a fluktuáció csökkentésében is szerepet játszanak.
Miért fontos lépés a HR digitalizáció?
Könnyebb adminisztráció
Az adminisztráció a humán erőforrás területén rengeteg időt és költséget elvisz. A dokumentumokat nyomtatni, tárolni kell, és az aláírásokkal is értékes időt veszítünk. A digitális megoldásokkal az adminisztráció átláthatóbbá válik, az adatok egyszerűen hozzáférhetőek, emellett nem kell a nyomtatással bajlódni. Az elektronikus aláírás pedig nagyszerű módja a HR-es anyagok digitalizációjának.
Automatizáció
A folyamatok automatizációja sok terhet levesz a HR-es szakemberek válláról. Ennek köszönhetően nem kell minden egyes munkafolyamatban aktívan benne lenni, elég csupán követni azokat.
Rugalmasság
Az utóbbi években az otthoni munkavégzés vagy távmunka egyre nagyobb teret nyert, ami a cégek hozzáállásának változását is elhozta. A digitalizáció nagyobb rugalmasságot biztosít mind a vezetőknek, mind pedig a munkatársaknak, hisz a munkavégzés így nem helyhez kötött. A HR-folyamatok is könnyebben működhetnek, mert akár toborzásról, akár egy új munkavállaló felvételéről van szó, minden elvégezhető az online térben.
Hogyan jelenik meg ebben a HR digitalizáció folyamatában az elektronikus aláírás?
Bár a digitális aláírás a digitalizációs folyamat egyik alapköve, mégis az a tapasztalat, hogy a kis- és középvállalkozások elenyésző száma alkalmazza. Pedig az e-aláírás nem csupán a biztonság és a hitelesség miatt jelentős lépés: időt és költséget takaríthatunk meg a használatával.
Magyarországon jelenleg három típusú elektronikus aláírást különböztetünk meg:
- egyszerű
- fokozott biztonságú
- minősített
A legmagasabb biztonsági szintű e-aláírás a minősített elektronikus aláírás, melyet cégünk is forgalmaz. Jogilag egyenértékű a kézi aláírással, és az Európai Unió eIDAS-rendeletének megfelelően az EU teljes területén érvényes.
Mit írhatunk alá elektronikusan HR területen?
Gyakorlatilag bármit, de mutatunk néhány jellemző dokumentípust:
- szerződések
- bérjegyzékek
- teljesítésigazolások
- megbízások
- kiküldetési rendelvények
- számlák
- adatkezelési nyilatkozatok, tájékoztatók
A minősített elektronikus aláírás jelentősége
Jogi és adatvédelmi szempontból mindenképp a legmagasabb biztonsági fokozattal rendelkező digitális aláírást javasoljuk, ugyanis ez biztosítja a legmagasabb szintű hitelességet. Nem véletlenül ez az, amelyet EU-s szinten is szabályoznak és fogadnak el akár bizonyító erejűként is.
A minősített e-aláírások államilag is ellenőrzött személyazonosításon alapulnak, amelynek segítségével az aláírt dokumentumok hitelessége és az aláíró személye visszakövethető, ellenőrizhető.
E mögött a típus mögött minden esetben áll egy EU-s szinten is elfogadott bizalmi szolgáltató, amely a hitelesítésért felel. A FlintSign esetében ez az InfoCert S.p.A. Bizalmi szolgáltatókkal a háttérben a dokumentumok aláírása legtöbbször még a kézi verziónál is nagyobb biztonságban marad.
Mi a baj a nem minősített e-aláírással?
Számos olyan másodlagos szolgáltatóval találkozhatunk a piacon, akik szintén kínálnak digitális aláírást, azonban nem minősített formában (pl. DocuSign, Adobe e-Sign, eszerzodes.hu). Ez azért problémás, mert ez esetben nem ellenőrizhető az aláíró személye, és az Európai Unió szabályainak sem felelnek meg (még akkor sem, ha a hazai szabályozás szerint hivatalos aláírásnak minősülnek). Emellett egy bírósági ügyben például nem is használhatók fel bizonyítékként, ugyanis könnyen hamisíthatók, illetve jogszabályi kötelezettsége nincs ezeknek a szolgáltatóknak bizonyítékok bemutatására vitás helyzetben.
Ezek az iratok tehát nem rendelkeznek joghatással, és érvénytelennek minősülnek.
Félreértések és tévhitek a digitális aláírással kapcsolatban
Sajnos rengeteg tévhit kering a cégvezetők között a digitális aláírással kapcsolatban. Továbbra is sokan ragaszkodnak a hagyományos, papíralapú aláíráshoz, mert azt gondolják, csak ez számít hivatalosnak. Ezentúl még mindig tartja magát az az elképzelés, hogy az elektronikus aláírás megvásárlása drága, bevezetése pedig bonyolult, és sok időt elvesz.
Valójában a digitális aláírás bevezetése sokkal egyszerűbb és költséghatékonyabb folyamat, mint papírokat nyomtatni és számtalan oldalt kézzel aláírni. A FlintSignnál csupán pár kattintással ingyenesen lehet regisztrálni, utána pedig nagyon rövid időn belül megtörténik a videóazonosítás is. Ezután nincs más hátra, mint az aláírást használni.
Cégünk kínálatában az e-aláírás akár csoportos formában is igénybe vehető, így az aláírás folyamatát rendkívül jól lehet ezzel a módszerrel automatizálni. Az aláírók értesítést kapnak arról, ha ők következnek a sorban, és pár kattintással gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközről elvégezhető a hitelesítés.
Integráció a belső rendszerekbe
A FlintSign minősített elektronikus aláírását már meglévő rendszerekbe is tökéletesen lehet integrálni. Ezáltal lehetővé teszi az automatizált aláírási folyamatokat, csökkenti az adminisztrációs terheket, és egyszerűbbé válik a dokumentumok követése.
A digitalizáció során többféle rendszerbe is integrálható a e-aláírás:
- CRM-rendszerekbe az ügyféladatok és szerződések optimalizálásáért.
- Pénzügyi rendszerekbe, hogy a számlák és egyéb pénzügyi dokumentumok kezelése hatékony legyen.
- Dokumentumkezelő rendszerekbe, ahol egyetlen felületen hozhatók létre és tárolhatók az anyagok.
- HR-rendszerekbe, ahol a munkatársak, alkalmazottak dokumentumai egy helyen kezelhetők.
Az elektronikus aláírás hatékony alkalmazása a digitalizáció során
Ahhoz, hogy a digitalizáció maradéktalanul végbemehessen egy cég vagy vállalkozás működésében, fontos, hogy a vezetők bizalmat szavazzanak a digitális megoldások, így az elektronikus aláírás irányába is. Számos félreértés tisztázható, ha igénybe vesszük egy jogi szakember segítségét, aki minden felmerülő kérdésünkre szakmailag és jogilag megalapozott választ ad.
A biztonságosabb és hatékonyabb működésért, dokumentumkezelésért előbb-utóbb minden szervezetnek be kell vezetnie a digitális aláírást, ha nem szeretne jelentős versenyelőnyt veszíteni a piacon. Megfelelő tájékoztatás és tapasztalatszerzés mellett a cégeknek csak előnyére válnak a hatékony digitális módszerek, ezért érdemes mielőbb elkezdeni a bevezetést megtervezni.
A FlintSign elektronikus aláírás szolgáltatása minden cég számára kiváló megoldásokat nyújt, ráadásul most rendkívül kedvezményes áron megvásárolható, ami után 3 évig korlátlanul használható. Munkatársai, partnerei számára is kiváló lehetőség az automatizálások bevezetéséhez és a vállalkozás fejlesztéséhez!
