Bizonyára ismerős a jelenet, amikor órákat, esetleg napokat kell várni egy aláírásra. Egyetlen dokumentum, és mégsem tudsz haladni a munkával, mert várakoznod kell. Nem kell azonban, hogy továbbra is rémálmokat okozzon az esetleges határidőn túli feladatvégzés! Az elektronikus aláírás készítése ugyanis megoldja ezt a problémát! Az alábbi blogbejegyzésben bemutatjuk, milyen különbség van a digitális és kézi aláírás folyamata között, és hogy előbbi miért előnyösebb.
Kézi vagy elektronikus aláírás készítése?
Az elektronikus aláírás készítése gyakorlatilag minden szempontból sokkal előnyösebb a kézi, "oldschool" megoldásnál. Manapság a digitális átállás minden szervezetet és magánszemélyt érint, melynek egyik eleme a digitális aláírás. Ez egy olyan technológiai eszköz, mely nemcsak kiváltja a papíralapú folyamatokat, hanem rendkívül biztonságossá is teszi. Ugyanis a mögöttes technológiának köszönhetően a generált aláírás alapján az aláíró személye egyértelműen azonosítható, a dokumentum hitelesítése pedig visszaellenőrizhető. Emellett a minősített digitális aláírás (melyet a FlintSign is kínál) nemcsak Magyarországon, hanem a teljes Európai Unió területén érvényes.
De lássuk, milyen egyéb gyakorlati szempontokat figyelembe véve érdemes még az elektronikus aláírás mellett dönteni - különös tekintettel a szerződésekre!
Gyorsaság
Gyorsaság szempontjából kétségkívül az e-aláírás a nyertes. Elég csupán egyetlen ember, aki kezeli a dokumentumot, intézi a tárolását, aláírását, emellett maga az aláírás sem vesz el sok időt. Idegőrlő várakozni a másik félre (vagy felekre), mire aláírja és visszajuttatja a dokumentumot, azonban a digitális megoldásokkal nem telik órákba és napokba: pár perc, a dokumentum pedig már kész is.
Ha nem cégen belül várjuk az aláírást, akkor a kézi megoldás még lassabb. Gondolj bele, mennyi időbe telik, míg visszaérkezik a nyomtatott dokumentum! A postára adás körülbelül egy nap, ha beleszámítjuk a borítékolást és az utat a postáig. Még gyorsított feladás esetén is legalább 2 napba telik, mire a dokumentumot a címzett kézbe veheti. Ott történik egy érkeztetés, mely általában szintén egy nap, majd az aláírás után újra minimum 2 napot várni kell, hogy az anyag visszaérjen hozzánk, amelyet nekünk is érkeztetni kell.
Nem nehéz kiszámolni, hogy mennyi időt takaríthatunk meg az elektronikus aláírás használatával. Szerződések esetén, amelyeknél ráadásul kiemelten fontos, hogy időben kész legyenek, sokkal előnyösebb, ha eleve digitálisan állítjuk elő mind a dokumentumot, mind pedig az aláírást.
Biztonság és helytakarékosság
Veled is megtörtént már, hogy elveszett a postára feladott leveled? A digitalizált anyagok esetén ilyen nem fordulhat elő! A digitális szerződések tárolása sokkal nagyobb biztonságban történhet a felhőalapú rendszerekben, ugyanis ha a gép elromlik, az anyaghoz bárhonnan hozzáférhetsz. A papíralapú dokumentumok tárolása sokkal több erőforrást is igényel, hisz megfelelő tárolóhelyiségre és környezeti viszonyokra van szükség ahhoz, hogy a papír ne sérüljön idővel. Ráadásul még a helyet is foglalja.
A digitális szerződések fizikailag nem foglalnak helyet, és ráadásul nem igényelnek túl nagy tárhelyet sem. Bármikor biztonsággal módosíthatók, ha szükséges, és könnyedén elérhetők. Biztonsági másolatokat készítve pedig egyáltalán nem kell tartani attól, hogy az anyag eltűnik, hisz előhívható, visszakereshető más felületről.
Elektronikus aláírással ellátva a dokumentum megosztható bárkivel, míg a kézi aláírás esetén a dokumentum nem többszörözhető, hisz a másolat már nem számít eredetinek, aláírás nélkül pedig a példányok nem hivatalosak.
Fenntarthatóság és környezetvédelem
Az egészséges és fenntartható jövő szempontjából a digitális átállás és az ehhez kapcsolódó folyamatok rendkívüli fontossággal bírnak. A papírmentes iroda már nem csak egy idea, hanem egyre több helyen megvalósul. Ahhoz, hogy óvjuk környezetünket, fontos, hogy a munkavégzésünket is a fenntarthatósági irányelvekhez alakítsuk. Ennek egyik lépése a papír kiváltása elektronikus dokumentumokkal, melyek használatához nem szükséges fákat kivágni. Továbbá a szén-dioxid kibocsájtása is csökkenthető általuk, hiszen nincs szükség arra, hogy egyik helyről a másikra szállítsák a dokumentumokat (pl. postai úton).
Hamisítás elleni védelem
Míg a kézi aláírást viszonylag egyszerűen lehet hamisítani, addig a digitális aláírás olyan kriptográfiai megoldással készül, amely egyértelműen azonosítja az aláírót. Tehát hamisításra alig van lehetőség. A minősített elektronikus aláírás magas szintű védelmet jelent, melynek biztonságosságát a FlintSign bizalmi szolgáltatója, az InfoCert S.p.A garantálja.
Költséghatékonyság
Papír és nyomtatás
Az elektronikus aláírással és dokumentumokkal rengeteg költség takarítható meg egy cégen belül. Ha csak az irodai költségeket nézzük (nyomtatás, papír), már sokkal kevesebbet kell rá költeni. Az átlagos nyomtatási költsége egy vállalkozásnak 6 Ft/lap (3 Ft/lap a papír és a festék). Egy átlagos szerződés körülbelül 3 oldal, amelyet legalább 2 példányban szükséges nyomtatni. Így egyetlen papíralapú dokumentum előállításának költsége 36 Ft, és ilyen dokumentumból naponta rengeteg készülhet. Míg a digitális dokumentumok esetében mindez egyáltalán nem jelenik meg.
Posta
Egy dokumentum előállítása postai költségekkel is jár. Ha nem ajánlottan történik a feladás, akkor valamivel olcsóbb, de ajánlott küldemény esetén körülbelül 750 Ft-tal kell számolni. Márpedig a legtöbben ezt választják, hogy az anyagok minél előbb megérkezzenek. Ehhez jön még a boríték díja. Látható, hogy a digitális dokumentumokhoz képest mennyivel magasabb a költsége a nyomtatott és kézzel aláírt anyagoknak, hisz előbbieket nem kell sem nyomtatni, sem pedig postára adni.
Humán erőforrás
A dokumentumok postázása, érkeztetése általában külön emberre hárul, míg az előállításuk egy másikra. Azonban a humán erőforrásokat is sokkal optimálisabban, ezáltal költséghatékonyabban lehet szervezni, ha egy folyamatot egyetlen ember visz végig. Az elektronikus dokumentumok ugyanazon személy kezében maradhatnak, hisz mindent egy helyben tud elvégezni. Aláírásra elég elektronikusan továbbítani vagy megosztani egy szerződést, amelyet utána rögtön továbbküldhet.
Előállítás, tárolás, HR
Egy papíralapú dokumentum elkészítése tehát összességében 800 Ft-ot jelent egy cégnek, ezen felül pedig még számolni kell a tárolással (megfelelő hely kialakítása és őrzése), a dokumentum keresésével és a munkatárs(ak) bérével, akik ezt a feladatok végzik (ami több ezer forintot is jelenthet). Ehhez képest a FlintSign minősített elektronikus aláírása csupán 50.000 Ft-ba kerül, amely 3 évig biztosítja az aláírást és az időbélyegzőt, mellé pedig teljes dokumentumtárat is biztosítunk. Használata gyors és egyszerű, és a szükséges feladatokat nem kell többfelé osztani, így jelentős humán erőforrás kapacitás szabadulhat fel.
A FlintSign e-aláírásával idő és költség is csökkenthető
A FlintSignnál most rendkívül kedvező áron és feltételekkel ajánlunk e-aláírást, amellyel akár csoportos aláírások is intézhetők. A regisztráció teljesen ingyenes, vásárlás után pedig az aláírás aktiválása pillanatokon belül megtörténik. Minősített elektronikus aláírásunk bárhonnan elérhető, így egy külföldi tartózkodás sem jelent akadályt. Időt és pénzt spórolhatsz, ha emellett döntesz! Nem érdemes tovább várni a papírmentes irodával - a digitális átállás már történik.
